De Engelse hoofdstad organiseert elk jaar duizenden buitenevenementen; van winterijsbanen en kerstmarkten tot zomerfeesten en beurzen, en het hele jaar door straatkleding en voedselmarkten. Hoewel de omvang van de hoofdstad overweldigend kan zijn voor kleinschalige evenementenplanners, zijn er honderden groene buitenruimtes en pleinen die perfect zijn voor een overvloed aan evenementen.
Populaire locaties voor markten zijn onder meer South Bank, met uitzicht op de Theems en de thuisbasis van de London Eye, Liverpool Street Market en Brick Lane Market, met veel kleinere straatevenementen overal in de stad. Het organiseren van een evenement in de buurt van belangrijke bezienswaardigheden in Londen, zoals Trafalgar Square en Buckingham Palace, zal de toegankelijkheid, aantrekkingskracht en populariteit zeker vergroten.
De evenementen in Londen variëren van sport tot muziek en eten; de London Marathon en de nachtelijke MoonWalk zijn populaire sportevenementen, waarbij in de winter overal in de stad ijsbanen te vinden zijn. Winter Wonderland in Hyde Park is een extreem populair openluchtevenement tijdens de kerstperiode. Muziekfestivals variëren van grote evenementen zoals Wireless in Crystal Palace Park en British Summer Time tot kleinschalige muziekevenementen van alle genres.
Waar moet ik beginnen?
Met een bevolking van meer dan 9 miljoen inwoners en verspreid over 32 Londense stadsdelen kan het plannen van evenementen in Londen overweldigend zijn. OnePlan maakt het veel eenvoudiger om aan de slag te gaan. OnePlanHet nauwkeurige kaartsysteem, dat gebruik maakt van satelliet-, wegenkaarten en zwart-witmodus, markeert alle belangrijke bezienswaardigheden, evenals nabijgelegen metrostations, waardoor u beter geïnformeerd bent over de keuze van de evenementenlocatie.
1. Een locatie kiezen
De eerste stap bij het plannen van een succesvol evenement is het vinden van een locatie die geschikt is voor uw evenementbehoeften. Voor buitenevenementen zijn belangrijke overwegingen onder meer de locatie, toegankelijkheid, sfeer, lokale dienstverlening, capaciteit en de vereisten voor mogelijke evenementenplanningsvergunningen. Uw vereisten zijn afhankelijk van het type evenement en de verwachte omvang van het publiek. Voor evenementen met een groter publiek, zoals openluchtmuziekevenementen of markten, zou een van de vele commons en parken in Londen een geweldige locatie zijn, zoals Victoria Park, Kennington Park of Clapham Common. Vooral in de zomer is het organiseren van een evenement langs de Theems enorm populair; een vintagemarkt op South Bank, of een duik in open water aan de oevers van Canary Wharf en de Royal Victoria Docks.
In Londen vind je een overvloed aan pleinen verspreid over de stadsdelen, perfect voor kleinschaligere markten en kunstbeurzen, van Chelsea en Kennington tot de gebieden rond Covent Garden. Gebruik makend van OnePlanMet de nauwkeurige kaarthulpmiddelen kunt u duidelijk de straat- en kaartweergave van uw gebied doorzoeken om te beoordelen of dit geschikt voor u is. Onze kaarten hebben 5x nauwkeurige zoom en met interactieve 3D-kaarten onderweg kunt u de perfecte evenementenlocatie vinden.
2. Crowdmanagement
Het is belangrijk om een crowdmanagementplan op te stellen, zowel tijdens uw evenement als wanneer bezoekers aankomen en vertrekken, vooral als u gebruik maakt van het openbaar vervoer. OnePlanDe aankomst- en evacuatiecalculators zijn handige hulpmiddelen om u voor te bereiden op de aankomst van menigten. Het aankomstmodel biedt een geschatte wachtrijlengte en wachtrijtijd voor ticketcontroles en veiligheidscontroles. Planners moeten het volgende verstrekken:
- Capaciteit van de operaties; hoeveel mensen verwacht je bijvoorbeeld per kwartier te screenen of hoeveel mensen gaan er in 15 minuten door een kaartjescontrole.
- Aankomst per 15 minuten: dit is een schatting van hoeveel mensen er volgens jou per 15 minuten zullen arriveren.
- Begin- en eindtijd
Met het model kunt u verschillende scenario's testen, waaronder het vooruit plannen van mogelijke vertragingen in het openbaar vervoer of een toename van het bezoekersaantal, voor evenementen waarvoor mogelijk geen strikte ticketverkoop is. Het evenementendashboard in OnePlan toont u een overzicht van alle crowdmanagement- en meettools, zodat u eenvoudig uw verwachte capaciteit en omvang van het publieksoppervlak kunt zien, in meters of voet.
Effectief crowdmanagement is ook essentieel voor wegevenementen, waaronder wielerwedstrijden, marathons en triatlons, vooral omdat deze open zijn voor het publiek. Door de verwachte bezoekersstroom op bepaalde punten van het evenement te beheren, kan de veiligheid van zowel het personeel als de bezoekers prioriteit krijgen. Dit management is belangrijk bij de start- en finishlijnen, waar grote menigten zich verzamelen om hun vrienden, familie en andere deelnemers naar de finish toe te juichen. OnePlanDe tool Measure Crowd Area berekent de veilige capaciteit van elk gebied, inclusief het rekening houden met eventuele noodzakelijke afstandsbeperkingen. Voor buitenevenementen met kaartjes, zoals wegraces, is deze tol van onschatbare waarde bij het begeleiden van de noodzakelijke dranghekken en het beveiligingspersoneel op het evenemententerrein.
3. Openbaar vervoer
Bereikbaarheid is essentieel voor het plannen van buitenevenementen, vooral in zo'n bruisende hoofdstad. Gelukkig is de London UndergroundDe 270 stations maken het reizen door de stad snel en eenvoudig, en zullen waarschijnlijk het favoriete transportmiddel zijn voor bezoekers van uw evenement, met buizen die elke drie tot zeven minuten rijden. Bij het maken van een evenementenplan kan het handig zijn om reisadviezen voor je bezoekers vrij te geven, inclusief de dichtstbijzijnde metrostations, en waar je eventuele metrostations kunt vinden. lijnsluitingen of updates. Als uw evenement groter is, raden we u aan contact op te nemen met Transport for London om hen op de hoogte te stellen van eventuele toegenomen publieksstromen.
"OnePlan is gemakkelijk te leren en te gebruiken, levert professioneel ogende plannen op en biedt mij geavanceerde tools voor evenementenbeheer."
Simon Stewart
Kaas- en chilifestival
4. Machtigingen en vergunningen
Volgens de Britse wet is voor elk evenement in de openbare ruimte dat toegankelijk is voor het publiek een TEN-vergunning vereist; een mededeling over tijdelijke gebeurtenissen. Speciaal voor grotere parken heeft u niet alleen een boekingslicentie nodig, maar ook een licentie voor:
- alcohol verkopen
- het schenken van alcohol aan leden van een privéclub
- het aanbieden van entertainment, zoals muziek, dans of indoor sportevenementen
- serveren van warm eten of drinken tussen 11 uur en 5 uur
U moet minimaal 10 werkdagen vóór uw evenement een TEN aanvragen; meer informatie over boekingen vindt u op de gov.uk website; met een aanmeldingskosten van £ 21.
Start gebruiken OnePlan vandaag gratis een spectaculair buitenevenement te bezorgen! De roeping van Londen...
