De herfst is een spannende tijd van het jaar, vol nieuwe beginjes. Kinderen gaan weer naar school, gezinnen keren terug naar hun routines en we beginnen ons allemaal voor te bereiden op een nieuwe vakantieperiode.
In de Verenigde Staten vieren scholen, gemeenschappen en kerken deze tijd van het jaar met herfstfestivals, ook wel oogstfestivals genoemd. Herfstfestivals worden traditioneel gehouden om waardering voor de oogst uit te drukken en om een goede oogst voor het komende jaar te wensen. Voor scholen en gemeenschapscentra is een herfstfestival een manier om het nieuwe seizoen in te luiden en te genieten van tradities zoals hooiritten, maïsdoolhoven en appelcider.
Oogstfeesten zijn leuk voor het hele gezin, maar uitgebreide tradities brengen uitgebreide uitdagingen met zich mee. Hier zijn enkele tips om georganiseerd te blijven, veelvoorkomende valkuilen te overwinnen en een prachtig herfstfestival organiseren.
Hier zijn 9 stappen om het perfecte herfstfestival te plannen
Op basis van de ideeën van onze gebruikers hebben we deze 9 stappen gemaakt om u te helpen bij het plannen van uw herfstfestival.
1. Maak een sitemap met alles wat u nodig heeft
Het plannen van een evenement is voor iedereen een projectmanagementprestatie. Als je een beperkt budget hebt, is het inhuren van een professionele evenementenplanner wellicht onbereikbaar. Vaker wel dan niet worden herfstfestivals gepland door leraren, kerkpersoneel of vrijwilligers.
Als het plannen van een groot evenement nieuw voor u is, is het extra belangrijk om een gedetailleerde plattegrond te hebben, zodat u alles georganiseerd kunt houden. In OnePlan, kunt u eenvoudig een sitemap maken en alle elementen plaatsen (tenten, voedselverkopers, maïsdoolhoven, borden, toiletten, enz.) op de kaart.
Gebruik uw kaart om uw plan aan de lokale autoriteiten te illustreren bij het aanvragen van vergunningen of deel deze met vrijwilligers, zodat zij weten waar ze zijn gestationeerd. OnePlan genereert automatisch een voorraadbeheerrapport, zodat u gemakkelijk kunt zien hoeveel u van alles nodig heeft. Het kan u ook helpen bij het beheren van personeel.
OnePlan heeft alles wat je nodig hebt om georganiseerd te blijven en je oogstfeest naar een hoger niveau te tillen.
2. Richt een planningscomité op
Met zoveel belangrijke elementen, zoals eten, activiteiten, vrijwilligersbeheer en marketing, is het geweldig om een planningscommissie voor je herfstfestival op te richten. Het hebben van een kleine groep toegewijde vrijwilligers, elk met hun eigen element om voor te zorgen, kan het plannen van een festival veel beter beheersbaar maken.
met OnePlan, kan elk commissielid de sitemap bewerken zodat de hele commissie deze kan zien. De kaart zal je enige bron van waarheid zijn, altijd up-to-date, zodat je op de hoogte bent van de voortgang van de planningscommissie met betrekking tot alle elementen van het festival.
Om uw plan met uw team of belanghebbenden te delen, klikt u eenvoudig op de knop ‘Delen’ in de rechterbovenhoek van uw evenementenplan.
Voeg vervolgens het e-mailadres toe van de persoon met wie u uw evenementenplan wilt delen en geef hem alleen-lezen- of bewerkingsrechten. Klaar! Uw plan is nu gedeeld.
3. Vergunningen aanvragen
Het voldoen aan de lokale regelgeving, het aanvragen van vergunningen en ervoor zorgen dat uw evenement niet wordt onderbroken door ontevreden autoriteiten, is een van uw belangrijkste – en vervelendste – taken op uw lijstje. Er zijn tijdelijke evenementenvergunningen, vergunningen voor voedselverkopers en nog veel meer, afhankelijk van waar je het festival organiseert.
Een van de ergste fouten die u kunt maken, is het aanvragen van de benodigde vergunningen voor uw evenement uitstellen. In de meeste gevallen is het eerste dat u moet doen bij het plannen van een openbaar evenement, het verstrekken van een gedetailleerd evenementenplan aan uw lokale overheid, risicobeoordelingen en een bewijs van een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering. Geef deze voldoende tijd om ze te verwerken (we raden aan om ze enkele maanden vóór het evenement in te dienen). Neem contact op met uw locatie en de lokale overheid om er zeker van te zijn dat alle vakjes zijn aangevinkt.
Uw gemakkelijk te delen OnePlan sitemap is handig als u ervoor wilt zorgen dat uw evenementenplattegrond aan de regelgeving voldoet.
Een volledige vergunning- en licentiechecklist vindt u in de gratis versie OnePlan Formulier voor evenementenbeheer. Om toegang te krijgen binnen de OnePlan studio, klik op 'Sjablonen' in het hoofdmenu.
4. Neem cruciale beslissingen
Er zijn veel beslissingen die u moet nemen voordat u zich echt kunt verdiepen in het plannen van een herfstfestival. Hier zijn er een paar om te overwegen:
- Zijn de tickets all-inclusive of betalen gasten per activiteit?
- Is het eten alleen contant verkrijgbaar en inbegrepen bij de toegang, of heb je een systeem nodig voor het accepteren van creditcards?
- Huur je spellen of vraag je vrijwilligers om ze te bouwen?
- Heeft u betaald personeel of uitsluitend vrijwilligers die het evenement runnen?
- Waar gaat de winst van het evenement naartoe?
- Krijg je evenementsponsors?
- Huur je tenten en andere elementen? Waar ga je ze huren?
- Welk eten en drinken ga je serveren?
Neem deze beslissingen en laat belanghebbenden zo snel mogelijk op de hoogte zijn van eventuele updates. Met OnePlan Het delen van uw evenementenplan met antwoorden op deze vele vragen is eenvoudig. Het is zo eenvoudig als het invoeren van een e-mail en belanghebbenden of collega's kunnen bewerkings- of alleen-lezen-toegang krijgen.
5. Wees het weer een stap voor
Omdat oogstfeesten bijna altijd buiten worden gehouden, is het belangrijk om op de hoogte te blijven van de weersvoorspellingen en vroeg een regendatum te bepalen.
Als er al vroeg een regendatum is vastgesteld, kun je vrijwilligers, personeel en bezoekers voorbereiden op de mogelijkheid om het evenement te verplaatsen, en ervoor zorgen dat het festival nog steeds veel publiek trekt.
6. Rekruteer vroeg vrijwilligers
Herfstfestivals worden meestal geheel of gedeeltelijk bemand door vrijwilligers. Of je nu een school-, kerk- of onafhankelijke planner bent, begin vroeg met het werven van vrijwilligers. Het is niet ongebruikelijk dat vrijwilligers zich terugtrekken zonder voldoende tijd om een vervanger te vinden. Zorg er dus voor dat er meer dan voldoende vrijwilligers klaar staan om te helpen.
Je wilt er ook voor zorgen dat de vrijwilligers goed worden beheerd. Als ze het gevoel hebben dat je ongeorganiseerd bent, komen ze volgend jaar misschien niet meer terug om vrijwilligerswerk te doen! OnePlan's stip planning functionaliteit kan u helpen een alomvattend plan op te stellen voor iedereen, van vrijwilligers tot leveranciers. Aan elke 'stip' kan een code worden toegewezen en aan het profiel kunnen opmerkingen worden toegevoegd over hun rol, uitrusting, diensttijden en meer. Het rapport kan worden geëxporteerd om inlogbladen en gezondheids- en veiligheidsdocumenten te maken.
Ook is het een goed idee om iets leuks voor uw vrijwilligers te plannen. Laat ze hun gezin gratis meenemen naar het festival of bied aan het einde van hun dienst een goodiebag met herfsttraktaties aan. Gelukkige vrijwilligers zullen die energie meenemen in hun rol op het festival, en de komende jaren zullen ze waarschijnlijk nog een stap verder gaan.
7. Zorg voor veiligheidsmaatregelen
Herfstfestivals zijn meestal gericht op kinderen, dus u moet bij het plannen rekening houden met hun gezondheid en veiligheid. Het is belangrijk om voldoende vrijwilligers/personeel te hebben om de kinderen in de gaten te houden. Terwijl hun ouders aanwezig zijn, is het niet ongebruikelijk dat een kind afdwaalt of verdwaalt in het maïsdoolhof. Bereid vrijwilligers voor op een proces over hoe om te gaan met een verloren kind. Het is ook essentieel om EHBO-uitrusting ter plaatse te hebben, de nummers van de lokale hulpdiensten bij de hand te hebben en ervoor te zorgen dat vrijwilligers weten wat ze moeten doen in geval van nood.
Om alle gasten, inclusief kinderen, veilig te houden, heb je een crowdmanagementplan nodig. Goed crowd management zorgt ervoor dat er voldoende ruimte is voor het publiek om zich te verplaatsen, in de rij te wachten of uit te rusten, en dat de beleving en veiligheid van het publiek wordt ondersteund door het evenementenpersoneel. Het resultaat is een vrij stromende, comfortabele ruimte, bemand door deskundig en responsief personeel.
OnePlan Hiermee kunt u uw evenementenlocatie in slechts enkele minuten volledig plannen gratis. U kunt verschillende evenementindelingen en ruimteconfiguraties uitproberen, zodat u verzekerd bent van voldoende ruimte en de best mogelijke indeling voor vloeiend en functioneel crowdmanagement. OnePlanDe crowd management-functies omvatten capaciteitscalculators waarmee u een nauwkeurig gebied in kaart kunt brengen of in kaart kunt brengen en de toegestane capaciteit kunt berekenen. Je kunt zelfs de dichtheid wijzigen, van 1 persoon per vierkante meter naar 5.
Met veel mensen komt er veel verkeer, dus vergeet niet: verkeersmanagementplan of. In OnePlankunt u een verkeersmanagementplan maken waarin de exacte locatie van bewegwijzering, stewards, tijdelijke verkeerslichten, wegafsluitingen, straatverboden en omleidingsroutes in kaart wordt gebracht.
8. Ontwikkel een marketingplan
Marketing van uw evenement is de enige manier om ervoor te zorgen dat uw inspanningen niet voor niets zijn. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar zorg ervoor dat u alle manieren overweegt waarop u uw evenement op de markt kunt brengen en profiteer van zoveel mogelijk manieren. Post op sociale media, hang flyers op in de gemeenschap, stuur flyers per post en moedig vrijwilligers en andere belanghebbenden aan om het woord te verspreiden.
9. Vraag om sponsoring
Compenseer de kosten van het oogstfeest (en maximaliseer de winst) door sponsoring te identificeren. Lokale bedrijven zijn vaak op zoek naar manieren om bekendheid te verwerven tijdens gemeenschapsevenementen. Met een sponsorprogramma kunt u, in ruil voor contant geld of een gratis product, bedrijven bewegwijzering aanbieden met hun logo of een stand waar ze koopwaar kunnen uitdelen en met leden van de gemeenschap kunnen praten. Het is een win-winsituatie!
OnePlanDe bekroonde software maakt het plannen van herfstfestivals zoveel eenvoudiger. Boek een demo met ons team als u wilt weten hoe u evenementen kunt plannen met OnePlan!
