Waarom je een evenementenlocatieplan nodig hebt
Het plannen van grootschalige evenementen is een nauwgezet gedetailleerd karwei. Er komt een schijnbaar eindeloze logistiek bij kijken: het inhuren van personeel, het regelen van verhuur, het coördineren met de lokale autoriteiten, het boeken van talent, het verantwoorden van crowd- en verkeersmanagement, het afstemmen met belanghebbenden... de lijst gaat maar door.
Een essentieel element voor elke evenementenplanner is een evenementenlocatieplan. Locatieplannen dienen als leidraad voor uw evenement en illustreren alle elementen van uw evenement op één plek. Sommige planners gebruiken tools als Powerpoint, Google Earth of CAD, maar er zijn ook meer intuïtieve en zeer functionele software op de markt. Locatieplannen kunnen 2D of 3D zijn en kunnen min of meer gedetailleerd zijn om aan verschillende belanghebbenden te presenteren. Welke tools u ook gebruikt, een locatieplan is een onmisbare factor voor elk succesvol grootschalig evenement.
Een geweldig evenementenlocatieplan zal:
- zeer gedetailleerd en nauwkeurig zijn,
- hulp bij leveranciersbeheer
- gemakkelijk worden gewijzigd
- samenwerking met alle belanghebbenden mogelijk maken
- bespaar je tijd
- help klanten en andere belanghebbenden uw ideeën te visualiseren
- Bied hulpmiddelen aan die specifiek zijn voor uw evenementtype
Om aan de slag te gaan met het plannen van uw evenementenlocatie, is het belangrijk om niet alleen uw evenementenlocatie te kiezen, maar ook te bezoeken! Door een echte ‘lay of the land’ te krijgen, kunt u uw evenement visualiseren en potentiële uitdagingen vroegtijdig identificeren.
Vervolgens moet u beslissen hoe u uw sitemap gaat bouwen. Gebruik je Photoshop en CAD of ga je voor software? Er zijn veel voordelen van het gebruik van software voor evenementenplanning om uw locatieplan te maken.
Wanneer u klaar bent om te beginnen met het opstellen van uw plan, heeft u veel om over na te denken. Hier zijn 9 elementen die u kunt opnemen in uw evenementenlocatieplan.
Hoe u een evenementenlocatieplan maakt
1. Tijdelijke constructies (tenten, podium, enz.)
Voor elk groot evenement, vooral buitenevenementen, zijn tijdelijke structuren nodig. Tenten, podia en andere constructies zijn een belangrijk onderdeel om uw evenement tot leven te brengen. Maar als u niet plant waar ze passen, kunnen ze uw locatieplan op een grote manier in de war brengen.
Zorg ervoor dat u uw tijdelijke structuren zo nauwkeurig mogelijk op de plattegrond van uw evenementenlocatie plaatst om catastrofes te voorkomen. In OnePlan, kunt u aangepaste tentformaten mockupn om ervoor te zorgen dat uw kaart zowel qua locatie als qua schaal tot op de centimeter nauwkeurig is. Je kunt ook gebruiken OnePlan's Object Array, een Snap-to-Grid-tool waarmee u uw structuren perfect op de kaart kunt spreiden. U kunt het aantal benodigde tenten invoeren, evenals de afstand ertussen OnePlan genereert ze op de evenementenkaart. Je kunt het gebruiken om tenten, podia en andere structuren in kaart te brengen.
2. Personeel
Een goed evenementenlocatieplan houdt rekening met het personeel. In OnePlan, plaats vrijwilligers, podiumhanden, beveiliging en meer op je kaart. OnePlan's stip planning functionaliteit kan u ook helpen bij het opstellen van een alomvattend plan voor de omgang met uw personeel. Aan elke 'stip' kan een code worden toegewezen en aan het profiel kunnen opmerkingen worden toegevoegd over hun rol, uitrusting, diensttijden en meer. Het rapport kan worden geëxporteerd om inlogbladen en gezondheids- en veiligheidsdocumenten te maken.
3. Badkamers
Niets verpest iemands ervaring van een grote gebeurtenis zo ver weg als het moeten afdwalen om een toilet te vinden, terwijl hij ondertussen zijn vrienden en zijn plaats in de menigte verliest. Als ze dan eindelijk een badkamer vinden, worden ze geconfronteerd met een extreem lange rij. Vergeet bij het maken van uw evenementenlocatieplan niet om voldoende badkamers te plannen!
4. Afvalbeheer
Afval is een ander minder glamoureus element van uw evenement dat niet over het hoofd mag worden gezien. U moet een afvalbeheerplan maken. Hoe geweldig de meeste elementen van uw evenement ook zijn, niemand zal een leuke tijd hebben als hij of zij geen vuilnisbak kan vinden of als hij grote stapels afval ziet (en ruikt) die overstroomt uit de vuilnisbak die hij wel aantreft. U kunt uitstippelen waar afval- en recyclingbakken terechtkomen OnePlan.
5. parkeren
Goed verkeersmanagement is misschien niet de sleutel tot een geweldig evenement, maar het kan wel een belangrijk onderdeel zijn van een mislukt evenement. Zorg ervoor dat uw locatieplan verkeersmanagement omvat. In OnePlankunt u een verkeersmanagementplan maken waarin de exacte locatie van bewegwijzering, stewards, tijdelijke verkeerslichten, wegafsluitingen, straatverboden en omleidingsroutes in kaart wordt gebracht.
6. Crowdcontrol
Idealiter trekt uw evenement veel publiek, dus het is belangrijk dat uw evenementenlocatie ook crowdmanagement omvat. Goed crowd management zorgt ervoor dat er voldoende ruimte is voor het publiek om zich te verplaatsen, in de rij te wachten of uit te rusten, en dat de beleving en veiligheid van het publiek wordt ondersteund door het evenementenpersoneel. Het resultaat is een vrij stromende, comfortabele ruimte, bemand door deskundig en responsief personeel. Zorg ervoor dat uw plattegrond rekening houdt met crowd control en dat u verschillende indelingen en ruimteconfiguraties kunt uitproberen.
7. Generator/stroombronnen
Generatoren en stroombronnen kunnen veel ruimte in beslag nemen, dus zorg ervoor dat u hiermee rekening houdt in uw plattegrond.
8. EHBO-punten
Generatoren en stroombronnen kunnen veel ruimte in beslag nemen, dus zorg ervoor dat u hiermee rekening houdt in uw plattegrond.
9. Ingangen, bestaandheden en nooduitgangen
Gebruik uw plattegrond om in- en uitgangen en nooduitgangen in kaart te brengen. U kunt uw plan delen met het personeel, zodat zij gasten en verkopers in elke situatie goed kunnen begeleiden.
"Heel snel zag ik de voordelen ervan OnePlan over wat we voorheen gebruikten. Ik kon een evoluerend document met mijn team delen en een goed beeld geven aan iedereen die aan het plan werkte of het plan bekeek. Het gaf ons een platform om alles te bespreken."
Gergely Markus
Sportdirecteur, Wereldtriatlon
Over het algemeen zou uw sitemap uw werk gemakkelijker moeten maken, niet moeilijker. Kies tools die het intuïtief en leuk maken om iets gedetailleerd en nauwkeurigs te maken. OnePlan vinkt alle vakjes aan, zodat u zich kunt concentreren op de details en uw evenement tot een succes kunt maken!
Gratis inschrijven en begin vandaag nog met plannen.
