Fondsenwervende evenementen spelen een cruciale rol in het succes en de duurzaamheid van liefdadigheids- en non-profitorganisaties (NFP). Deze evenementen genereren niet alleen de broodnodige fondsen, maar dienen ook als kansen om het bewustzijn te vergroten, verbindingen op te bouwen en een gevoel van steun van de gemeenschap te creëren.
Het organiseren van succesvolle fondsenwervende evenementen kan echter een lastige taak zijn, die een nauwgezette planning, coördinatie en efficiënte uitvoering vereist. Dankbaar, OnePlanDe software voor evenementenplanning is een gamechanger voor goede doelen en biedt krachtige tools die het hele planningsproces stroomlijnen en niets aan het toeval overlaten.
Hier zijn vier manieren waarop dat kan OnePlanDe software voor evenementenplanning kan liefdadigheidsinstellingen en NFP's in staat stellen succesvolle fondsenwervende evenementen te organiseren.
Gebruiksvriendelijke, nauwkeurige planningstools
Het plannen van een liefdadigheidsevenement vereist een aanzienlijke hoeveelheid coördinatie en aandacht voor detail om ervoor te zorgen dat uw locatie correct wordt georganiseerd.
Gelukkig, OnePlan elimineert de noodzaak van enig giswerk ermee intelligente tools en instantrekenmachines. Onze geautomatiseerde rekenmachines helpen planners complexe taken om te zetten in beheersbare stappen, waardoor de weg wordt vrijgemaakt voor een soepel verlopend, gedenkwaardig evenement. Hier zijn er twee die je kunt gebruiken:
Calculator voor menigtecapaciteit
OnePlanDe crowd management-functies omvatten capaciteitscalculators waarmee u een nauwkeurig gebied in kaart kunt brengen en de capaciteit kunt berekenen van de mensen die voor die ruimte worden aanbevolen. Je kunt zelfs de dichtheid wijzigen, van 1 persoon per vierkante meter naar 5. Hierdoor heb je de controle over de menigtestroom, zodat je veilig crowdmanagement en een plezierige ervaring voor je bezoekers kunt garanderen.
Hulpmiddel voor parkeertoewijzing
Met deze tool kunt u efficiënt parkeerplaatsen tellen en toewijzen aan specifieke klantgroepen, rekening houdend met het cruciale aspect van de behoefte aan toegankelijke parkeerplaatsen. Door deze functie te gebruiken, kunt u ervoor zorgen dat uw evenement tegemoetkomt aan de uiteenlopende behoeften van uw bezoekers en tegelijkertijd voldoet aan de toegankelijkheidsregels.
met OnePlan u kunt alle fysieke middelen die u nodig heeft op uw evenement met uiterste nauwkeurigheid lokaliseren en positioneren. Van slagbomen en hekwerk tot tenten, hutten en containers, sanitaire voorzieningen en stroomvoorzieningen tot individuele lichtmasten, alle infrastructuur kan in realtime overal op uw evenementenlocatie worden geplaatst en verplaatst.
OnePlanDe tot op de centimeter nauwkeurige planning heeft The Meadows Festival aanzienlijk geholpen, een gemeenschapsevenement dat geheel door vrijwilligers wordt gerund en dat plaatsvindt op The Meadows in Edinburgh. Ze zeiden "OnePlan maakte dit proces heel eenvoudig: we konden alles op de kaart zetten en verifiëren dat we alle items konden plaatsen waar we ze wilden hebben, zonder dat we tijdrovende en lastige papieren tekeningen nodig hadden.”
Flexibele en aanpasbare evenementenplannen
Tijdens het planningsproces kunnen zich onverwachte uitdagingen voordoen, zoals last-minute wijzigingen, logistieke problemen of onvoorziene weersomstandigheden. Typisch, liefdadigheidsevenementen beperkte tijd hebben om op te zetten en af te breken; en moeten daarom ook flexibel zijn wat betreft de timing. Vaak bevinden ze zich in ruimtes die door de lokale gemeenschap worden gebruikt, dus er is een nauwkeurig plan nodig om ervoor te zorgen dat de op- en afbouw op tijd gebeurt, op basis van overeenkomsten met de lokale gemeente.l of overheidsorganisaties.
Zoals bij ieder ander OnePlan item kunt u in realtime effectief samenwerken met alle andere teamleden en belanghebbenden. Hierdoor kunt u uw site-infrastructuur altijd en overal toevoegen, coördineren, analyseren en beoordelen, zodat u snel en eenvoudig kunt reageren op last-minute wijzigingen.
Dit was een enorm voordeel voor The Meadows Festival, die zei: “Ik kon plannen onmiddellijk bijwerken of aanpassen op basis van vereiste suggesties of aanpassingen. En toen we ter plaatse kwamen paste alles perfect en bleek de reflectie en verfijning de moeite waard!”
Meadows Festival-evenementenplan in OnePlan
Maak een planning voor uw vrijwilligers en personeel
Bij liefdadigheidsevenementen zijn vaak vrijwilligers betrokken die helpen met verschillende aspecten van het evenement, zoals registratie, inleiding en het opzetten van het evenement. Het is van cruciaal belang om training en duidelijke instructies te bieden, zodat iedereen zijn rollen en verantwoordelijkheden kent.
met OnePlanDankzij de deelfunctionaliteiten en eenvoudige stipplanning kunt u ervoor zorgen dat elk lid van uw team zijn rol, verantwoordelijkheden en locatie kent voor een succesvol evenement. Met behulp van GIS-gegevens en georuimtelijke technologie, met OnePlan u kunt onmiddellijk de nauwkeurige locatie van elk teamlid op locatie of binnen uw locatie identificeren.
met OnePlan Elk teamlid wordt verantwoord en krijgt een uniek record in uw Hoeveelhedenoverzicht-menu, waardoor u belangrijke operationele details en specifieke notities voor de functie van elke persoon kunt toevoegen. Dit kan worden geëxporteerd als spreadsheet om inlogformulieren, gezondheids- en veiligheidsdocumenten en presentaties te maken.
Deel uw evenementenplan met belangrijke belanghebbenden
Goedkeuring door de Raad voor een liefdadigheidsevenement is van cruciaal belang om de naleving van de wetgeving, de openbare veiligheid, het welzijn van de gemeenschap en een succesvolle uitvoering van het evenement te garanderen. Door met de gemeente samen te werken en aan hun eisen te voldoen, vergroot u de kans op het organiseren van een succesvol en impactvol liefdadigheidsevenement.
met OnePlan U kunt uw evenementenplan met één klik op de knop alleen in weergave delen, waardoor het proces voor goedkeuring van wegafsluitingen wordt gestroomlijnd, informatie wordt verstrekt aan de autoriteiten en goedkeuring van de gemeente wordt verkregen over aspecten zoals de juiste toegang tot voertuigen en het naleven van regels.
Als u de manier waarop u de evenementen van uw liefdadigheidsorganisatie plant, wilt transformeren aanmelden voor OnePlan gratis en begin vandaag nog met plannen!
Ontgrendel meer voordelen en functies met ons professionele pakket en ontvang 15% korting, speciaal voor goede doelen/NFP's boek in een gesprek met een van de teamleden vandaag om aan de slag te gaan!
