Voor de meeste grote buitenevenementen zijn tenten nodig. Ze zijn handig om het evenement in secties op te delen, verkopers te huisvesten, ruimte af te bakenen voor personeel, schaduw en dekking te bieden tegen regen, en nog veel meer. Helaas brengen tenten, net als bij de meeste elementen van het plannen van een groot evenement, ook een aantal grote uitdagingen met zich mee. Gelukkig zijn er manieren om succes te boeken als het gaat om het omgaan met tenten. Hier zijn vier grote uitdagingen bij het omgaan met tenten bij het plannen van een evenement en enkele tips over hoe u deze kunt overwinnen.
1. Aangepaste afmetingen en kaartplaatsing
Tenten zijn er in talloze soorten en maten. U kunt zelfs tenten op maat laten maken voor uw evenement. Dit is over het algemeen een goede zaak, omdat evenementenplanners de juiste tent voor hun behoeften kunnen vinden – of het nu gaat om verkopers, optredens, medische stations of evenementenpersoneel. Het lastige van aangepaste maatvoering is dat je in je plattegrond rekening moet kunnen houden met de unieke maatvoering van je tent. Het plaatsen van een standaard tentformaat is niet altijd voldoende en kan leiden tot inconsistenties tussen uw kaart en uw locatie.
Gelukkig, OnePlan Hiermee kunt u aangepaste tentformaten mockups maken, zodat uw plattegrond tot op de centimeter nauwkeurig is, zowel qua locatie als qua schaal. Het is niet goed genoeg om een algemeen idee te hebben van waar al je elementen (vooral tenten) op het festivalterrein zullen worden geplaatst. Een misrekening van zelfs maar een paar centimeter kan leiden tot het blokkeren van een uitgang of tot overbevolking. Elke centimeter telt! In OnePlan, je kunt precies zijn. Voer exacte afmetingen in (imperiaal of metrisch) voor alle gebeurteniselementen in het bestand OnePlan studio.
U kunt ook gebruik maken van OnePlan's Object Array, een Snap-to-Grid-tool waarmee u uw tenten perfect op de kaart kunt verdelen. U kunt het aantal benodigde tenten invoeren, evenals de afstand ertussen OnePlan genereert ze op de evenementenkaart. U kunt het gebruiken om tenten en andere elementen in kaart te brengen, de gehele indeling van uw evenement nauwkeuriger te maken en het proces van locatieplanning gemakkelijker te maken.
Als uw buitenevenement kampeertenten omvat, hebben wij een comfortabele en veilige tent ontworpen kampeer rekenmachine. Dit is ontwikkeld met behulp van The Purple Guide en dient als een waardevolle gids voor het plannen van campings op basis van de voetafdrukken van de tenten en de dichtheidsniveaus. Deze tool zorgt voor optimaal ruimtegebruik, eenvoudige navigatie en naleving van brancherichtlijnen.
2. Werken met leveranciers
Verkopers, verkopers en nog eens verkopers. Een van de grote uitdagingen bij het plannen van evenementen is het beheren van het enorme aantal leveranciers dat nodig is om een groot evenement te organiseren. Van lichttechnici en beveiligingspersoneel tot medici, voedselverkopers en ja – tentleveranciers!
Als je nog steeds afhankelijk bent van PowerPoint of een soortgelijk hulpmiddel om je festivalterrein in kaart te brengen, weet je hoe moeilijk samenwerken met leveranciers kan zijn. OnePlan maakt dit allemaal zoveel eenvoudiger dankzij de samenwerkingsfuncties. De mogelijkheid om uw werk te delen met andere leden van uw team en met leveranciers die uw sitemap moeten zien en begrijpen, is een krachtig hulpmiddel. Behoud het overzicht van het volledige operationele locatieplan en deel dit (met alleen-lezen- of bewerkingsmogelijkheden) met uw tentleverancier om het planningsproces eenvoudiger te maken.
OnePlan is ingesteld voor leveranciersbeheer. Elk item dat u op uw kaart plaatst, heeft een sectie voor leveranciersbeheer waarin u informatie kunt volgen, zoals de naam van de leverancier, de kosten, de in- en uitdatum en de beschikbaarheidsstatus. Meer informatie over het beheren van leveranciers in OnePlan.
OnePlan's Rekening met hoeveelheden tool zal ook van pas komen bij de omgang met uw leveranciers en voor voorraadbeheer. Alles wat u in het plattegrond plaatst, wordt automatisch in de stuklijst opgenomen, zodat u op één plek kunt zien welke infrastructuur en items u nodig heeft. Terwijl u de plattegrond van uw evenementenlocatie ontwerpt, inclusief het plaatsen van uw tenten, OnePlan berekent en toont automatisch de artikelen die u bij leveranciers moet betrekken in de sectie Hoeveelheden. Bezoek dashboardrapporten om alle inventaris te bekijken die u in uw plan heeft geplaatst en exporteer een uitgebreide meetstaat naar een CSV-bestand.
3. Lokale regelgeving voor evenementenplanning
De belangrijke taak om te voldoen aan de lokale regelgeving, vergunningen aan te vragen en ervoor te zorgen dat uw evenement niet wordt onderbroken door ontevreden autoriteiten, is een zware taak. Tenten zijn een ander element dat dit soort overwegingen vereist en waarvoor bijna altijd vergunningen nodig zijn.
Een van de ergste fouten die u kunt maken, is het aanvragen van de benodigde vergunningen voor uw evenement uitstellen. In de meeste gevallen is het eerste dat u moet doen bij het plannen van een openbaar evenement, het verstrekken van een gedetailleerd evenementenplan aan uw lokale overheid, risicobeoordelingen en een bewijs van een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering. Geef deze voldoende tijd om ze te verwerken (we raden aan om ze enkele maanden vóór het evenement in te dienen). Neem contact op met uw locatie en de lokale overheid om er zeker van te zijn dat alle vakjes zijn aangevinkt.
Je hebt waarschijnlijk bepaalde vergunningen en licenties nodig om grote tenten op te zetten, dus zorg ervoor dat je dit bij de plaatselijke overheid navraagt. Uw gemakkelijk te delen OnePlan De plattegrond van het terrein is handig als u ervoor wilt zorgen dat uw tenten en evenementenplattegrond aan de regelgeving voldoen. Een volledige vergunning- en licentiechecklist vindt u in de gratis versie OnePlan Formulier voor evenementenbeheer.
4. Verlichting & Elektriciteit in tenten op uw evenement
Als uw evenement tot laat in de avond plaatsvindt of als u verkopers of activiteiten heeft waarvoor elektriciteit in uw tenten nodig is, moet u daar rekening mee houden en ervoor zorgen dat u in kaart heeft gebracht waar u energie gaat betrekken. Dit is een veel voorkomende uitdaging bij het omgaan met tenten op grote evenementen, en een uitdaging waar je je van tevoren op moet voorbereiden.
U moet dit allemaal in uw sitemap markeren voor het geval er aanvullende elementen, zoals generatoren, nodig zijn. In het leveranciersbeheergedeelte van elk item op uw OnePlan sitemap kunt u stroomgegevens en informatie over WiFi/internet toevoegen, zodat u verzekerd bent van een soepel – en goed verlicht – evenement.
Voor meer informatie over plannen met tenten erin OnePlan, boek een demo met een van onze evenementenplanningspecialisten.
