Veiligheid van het publiek en sociale afstand zullen het nieuwe tijdperk van evenementen vormgeven. Van opnieuw ontworpen entreegebieden om controles van vaccinpaspoorten mogelijk te maken, tot de stroom van mensenmassa's, plus de noodzaak om de optimale capaciteit te berekenen met inachtneming van de regels voor sociale afstand, en meer. Deze nieuwe druk op organisatoren van evenementen biedt de mogelijkheid om opnieuw te beoordelen hoe veilige en succesvolle buitenevenementen kunnen worden gepland.
We leren voortdurend van hoe onze klanten evenementen ontwerpen – zoals u zult zien in onze maandelijkse inzichtenposts (zie: De toename van het plannen van Covid-Safe-evenementen). Hier zijn dus vijf manieren om u te helpen bij het plannen van Covid-veilige evenementen:
1. Ontwerp aankomstruimtes voor vaccincontroles en Covid-tests
Veel regeringen onderzoeken het gebruik van ‘vaccinpaspoorten’ of soortgelijke controles om mensen in staat te stellen naar evenementen en festivals te gaan. Een gevolg hiervan is dat er bij aankomst mogelijk vaccincontroles of covid-testen moeten plaatsvinden. Organisatoren van evenementen moeten hun entreeruimtes zo ontwerpen dat er voldoende ruimte is om bewijsmateriaal van een vaccincontrole op mobiele apparaten of recente testresultaten te bekijken, of ruimte voor covid-tests die ter plaatse kunnen plaatsvinden. Er moet dan worden nagedacht over wat te doen bij een positieve test.
Testevenementen die momenteel in sommige landen plaatsvinden, experimenteren met hoe het ontwerp van entreeruimtes zou kunnen werken. Onze CEO Paul Foster sprak verder BBC Radio onlangs over de manieren waarop grote locaties dit benaderen, als onderdeel van de testevenementen voor het Britse Events Research Program. Hij zegt dat de implementatie van veel kleinere maatregelen in evenementenplannen zal zorgen voor een positieve bezoekerservaring.
De maatregelen om ervoor te zorgen dat aan de covid-veilige normen wordt voldaan in de entreegebieden van evenementen zijn onder meer het invoeren van slimme ticketcontrolestations om de hoeveelheid persoonlijk contact te verminderen, extra ruimte voor vaccinatiecontroles en covid-tests. Grotere aankomstruimtes bieden plaats aan wachtrijen op sociale afstand en zorgen voor meer personeel en medische ondersteuning tijdens het evenement.
Omdat de toegang van bezoekers kan worden voorzien van een tijdstempel, kan de wachttijd van 30 minuten voor een snel testresultaat worden opgenomen in het evenementenplan en de beweging van mensen rond de locatie informeren. Organisatoren van evenementen moeten meerdere toegangspunten plannen, en gespreide tickettijden zijn waardevol voor het handhaven van de veiligheid van het publiek.
Zie hoe OnePlan's Infrastructuur Met tools kunt u Covid-testtenten en gebieden voor de controle van vaccinpaspoorten opzetten, en wachtrijen bij aankomst en wachtruimtes ontwerpen voor sociale afstand.
2. Heroverweeg de drukte en timing om een Covid-veilig evenement te garanderen
Na aankomst wordt de menigtestroom rond een locatie van cruciaal belang voor het garanderen van een veilig evenement. Op OnePlan we zien dat organisatoren van evenementen de navigatie van bezoekers van evenementen op specifieke manieren ontwerpen met behulp van OnePlan's scala aan routes, bewegwijzering en sociale afstandshulpmiddelen. In Alleen al maart 2021 zagen we voorbij 200,000 meter wandelroutes uitgezet voor evenementen op OnePlan.
Eén van die klanten is het Shrewsbury Folk Festival in Groot-Brittannië. Het vierdaagse buitenevenement, bekend om zijn geweldige line-up van folk- en Americana-muziek, is geschikt voor duizenden evenementbezoekers en bevat veel elementen die bekend zullen zijn bij festivalorganisatoren. Deze omvatten een camping, uitgebreide parkeergelegenheid voor voertuigen, catering op het terrein en meer, waaronder gratis bussen naar de nabijgelegen stad.
"OnePlan heeft ons geholpen een compleet andere manier te vinden om onze site te gebruiken en de meest efficiënte manier om de volledige capaciteit te benutten, terwijl we nog steeds sociale afstand houden.”
Het festival gebruikt OnePlan om het evenement zo te ontwerpen dat er te allen tijde een effectieve en veilige publieksstroom rond het festival is. Amy Bertaut, Covid-leider en kinderfestivaldirecteur bij Shrewsbury Folk Festival, zegt dat de tool een nieuwe manier heeft geopend om de locatie covid-veilig te ontwerpen. Ze zegt, "OnePlan heeft ons geholpen een compleet andere manier te vinden om onze site te gebruiken en de meest efficiënte manier om de volledige capaciteit te benutten, terwijl we nog steeds sociale afstand houden.”
Festivalorganisatoren moeten nu rekening houden met de optimale capaciteit en zich tegelijkertijd houden aan de richtlijnen voor veilige sociale afstand. Dit omvat het berekenen van waarschijnlijke knelpunten en drukke gebieden, en hoe je de verplaatsingen van bezoekers over meerdere dagen en verschillende delen van een groot festivalterrein kunt beheren.
3. Zorg ervoor dat de verfrissingsruimtes zijn ontworpen met het oog op sociale afstand
Wanneer deelnemers samenkomen voor een drankje of bij andere voorzieningen, zoals toiletten, moet bij hun verplaatsingen in deze ruimtes rekening worden gehouden met de beste praktijken en moet het contact van persoon tot persoon worden geminimaliseerd. Terwijl mensen in de rij staan te wachten om te worden bediend, kunnen sociale afstandsmaatregelen worden gebruikt om het aantal en de stroom bezoekers te beheren. Bij sommige evenementen is het mogelijk dat eten en drinken alleen buiten of zittend wordt geserveerd – dit kan ook van tevoren worden ontworpen.
OnePlan's Toolkit voor sociale afstand stelt organisatoren van evenementen in staat deze gebieden zorgvuldig te plannen en snel risicogebieden rond een evenementenlocatie te identificeren. In voedsel- en concessiegebieden kan een eenrichtingssysteem worden geïmplementeerd met duidelijke bewegwijzering die is geplaatst om mensen bewust te maken van hun navigatie. Deze kunnen eenvoudig worden uitgezet en verfijnd op basis van de optimale cijfers op elk gewenst moment, die kunnen worden gecontroleerd via onze sociale afstandscalculatoren.
met OnePlankunnen gebruikers zorgvuldig handreinigingspunten uitzetten op het evenemententerrein. Onze selectie van evenementeninfrastructuur stelt gebruikers in staat om snel reinheidsstations en maskerverzamelgebieden in hun plan op te nemen, zodat de veiligheidsmaatregelen tijdens het evenement worden nageleefd.
Puntplanning in deze gebieden is het van het grootste belang om ervoor te zorgen dat het servicepersoneel effectief wordt ingezet – ook voor evenementen waarbij catering aan tafel nodig is. OnePlanis gestroomlijnd stip planning zorgt ervoor dat elk personeelslid kan worden gepland en gelokaliseerd waar dat nodig is.
Met opties voor leverancierslijsten kunnen evenementenplanners normen en hygiëne bevestigen met concessies voorafgaand aan het evenement, en ervoor zorgen dat elke voedselruimte zijn eigen zitgedeelte voor klanten en een veilig wachtrijsysteem heeft. Zie onze Leveranciers pagina voor meer informatie over deze functie van OnePlan.
4. Deel uw plan om vertrouwen te geven aan partners en leveranciers
Het organiseren van een Covid-veilig evenement vereist aanzienlijke planning, aanpassing en stakeholdermanagement. Alle belanghebbenden – of dat nu uw team, uw partners, leveranciers, de lokale overheid, veiligheidsdiensten en meer zijn – zullen een covid-veilige mentaliteit hebben, waarbij de vereisten voor sociale afstand voorop staan. U kunt uw stakeholders vertrouwen geven door uw plan realtime te delen.
Als een collaboratief, realtime hulpmiddel, OnePlan is gebouwd om elk type evenement te ondersteunen. Omdat mensen vanuit huis en op meerdere locaties werken, is het belangrijker dan ooit om zich te verenigen rond één centraal plan: de enige bron van waarheid voor uw evenement. Je kunt iedereen toegang geven tot je evenementenplan in OnePlanen deel het eenvoudig met iedereen.
“We hebben ons locatieplan naar onze geluidstechnicus kunnen sturen om het effect van het verplaatsen van onze podia te beoordelen, wat super nuttig is.”
Evenementplanners op het Shrewsbury Folk Festival hebben grote waarde gevonden in deze functionaliteit. “We hebben ons locatieplan naar onze geluidstechnicus kunnen sturen om het effect van het verplaatsen van onze podia te beoordelen, wat super nuttig is”, zegt Amy Bertaut.
In dit voorbeeld is het van onschatbare waarde om evenementen met livemuziek te kunnen delen met geluidstechnici. Een zorgvuldige planning van de plaatsing van het podium betekent dat geluidsoverlast op verschillende delen van een evenemententerrein gedurende het hele festival kan worden beheerst, en vermindert de overlast voor het publiek en de omgeving. Het is een van de factoren die een optimale capaciteit en de best mogelijke bezoekerservaring mogelijk maakt.
OnePlan stelt gebruikers in staat subgebruikers toe te voegen en hun evenementenplannen met iedereen te delen; op hun team, belanghebbenden of leveranciers.
5. Ontwerp een veilig en soepel uitgangsproces
Als het gaat om het kiezen van een locatie of het plannen van uw ruimte, worden vragen gesteld als "Hoeveel ruimte hebben we voor onze incheckrij?" en “Wat zijn de in- en uitgangen die beschikbaar zijn voor onze ruimte?” zal zeker ontstaan. De veiligheid van evenementen begint en eindigt bij de deuren; Het is van cruciaal belang dat bezoekers van uw evenement uw evenement veilig kunnen betreden en verlaten. Het hebben van meerdere uitgangspunten en goed geplaatst personeel zal waardevol zijn voor het handhaven van de veiligheid van mensenmassa's.
De toenemende plaatsing van exit-infrastructuur en puntplanning op exitpunten door onze gebruikers demonstreert de centrale rol van dit aspect van de toekomstige evenementenplanning.
OnePlan Sluit de modelleringscalculator af is ontworpen om de menigtestroom voor u te beheren, zodat uw toeschouwers afstand hebben van het begin tot het einde van uw evenement; voor een slimme en soepele planning van het uitgaansverkeer.
Met de calculator kunt u per minuut de personen invoeren die u verwacht het evenement via een bepaalde uitgang te verlaten. Door de sociale afstandsvereisten voor dit gebied in te voeren, kan de tool onmiddellijk een uitrijwachtrij, de maximale wachttijd en de benodigde ruimte berekenen voor degenen die het evenement verlaten. De tool werkt met eventuele noodzakelijke sociale afstandsvereisten en wordt automatisch bijgewerkt om u het uitstroomdebiet voor uw totale uitstappen in blokken van 20, 15, 10 en 5 minuten te tonen.
Met de calculator kunt u per minuut de personen invoeren die u verwacht het evenement via een bepaalde uitgang te verlaten. Door de sociale afstandsvereisten voor dit gebied in te voeren, kan de tool onmiddellijk een uitrijwachtrij, de maximale wachttijd en de benodigde ruimte berekenen voor degenen die het evenement verlaten. De tool werkt met eventuele noodzakelijke sociale afstandsvereisten en wordt automatisch bijgewerkt om u het uitstroomdebiet voor uw totale uitstappen in blokken van 20, 15, 10 en 5 minuten te tonen.
De toekomst van veilige evenementen
OnePlan's tools zijn ontworpen om het plannen van evenementen een plezier te maken en ervoor te zorgen dat evenementen overal ter wereld veilig en soepel kunnen worden gepland. Of het nu gaat om een lokaal voedselfestival of een sportevenement in de hele stad, onze overvloed aan crowdmanagement- en toegangsstroomtools bereiden evenementen voor op het tijdperk van sociale afstand.
Om uw volgende veilige en succesvolle evenementen op te plannen OnePlan, Meld je nu aan en begin met plannen.
