Met jaarlijks 28 internationale evenementen maakt World Triathlon gebruik van OnePlan voor triatlons om triatlons te plannen in Canada, Bermuda en daarbuiten. David Markham, Venue Operations Director bij World Triathlon Edmonton, plande de Wereldkampioenschappen triatlon in Edmonton, Canada en Bermuda met OnePlan. We spraken met hem over zijn ervaring en het proces en de voordelen van het creëren van een gespecialiseerde versie van OnePlan voor triatlons.
Zwemmen, fietsen en hardlopen allemaal op één kaart
Het plannen van triatlons is nog nooit zo eenvoudig geweest. Het is meestal een enorme evenementenkaart waarop het parcours tot op de centimeter nauwkeurig is uitgestippeld. Er zijn zwemroutes, fietsroutes en hardlooproutes, en om sporters veilig te houden heb je verkeers- of dranghekken nodig. Je coördineert met tientallen leveranciers en zoekt uit naar vergunningen, koersmarkeringen, vrijwilligers, locaties en meer.
"Voor OnePlan, gebruikten we Google Earth en kregen fragmenten of schermafbeeldingen, en sleepten en tekenden vervolgens de stukken daarheen. Uiteindelijk zouden we een CAD-tekening laten maken en daarin inbouwen – maar CAD vereist voorkennis en toch heeft het zijn beperkingen.”
Een alles-in-één planningsplatform implementeren
Wereldtriatlon aangenomen OnePlan om hun evenementen uit te bouwen en zagen vrijwel onmiddellijk de voordelen ervan.
“Het is geen Microsoft Word of Excel, het is zoveel meer dan dat. Zodra het klikt, begin je echt de voordelen van het platform te zien en ik zie mezelf niet meer teruggaan naar de oude manier van evenementenplanning”, zegt Markham.
“Al snel zag ik de voordelen ervan OnePlan over wat we voorheen gebruikten. Ik kon een evoluerend document met mijn team delen en een goed beeld geven aan iedereen die aan het plan werkte of het plan bekeek. Het gaf ons een platform om alles te bespreken. Ons team in Edmonton bestond uit 19 medewerkers en ze konden allemaal in realtime updates zien.”
Bespaar tijd bij de installatie
World Triathlon zag er voordelen in OnePlan, niet alleen door samenwerking, maar het bespaarde ook realtime tijd en geld. Triatlons hebben veel infrastructuur die door leveranciers moet worden opgezet en geïnstalleerd. Gebruik makend van OnePlan's Bill of Quantities was 180 graden afwijkend van de oude manier van evenementenplanning.
“De Bill of Quantities was voor ons een gamechanger. We hebben bijna 4.5 kilometer hekwerk neergezet en dat kunnen plaatsen OnePlan en doordat ik de tekening beschikbaar had, kon ik deze rechtstreeks aan de leverancier geven. Het was een geweldig hulpmiddel en ik gebruikte het de hele tijd.”
World Triathlon zag het ook gebruiken OnePlan verbeterde communicatie en samenwerking met leveranciers mogelijk gemaakt.
“Ik kon er documenten van maken OnePlan door fragmenten van de site te maken, in te zoomen en deze aan onze leveranciers te geven. De leveranciers konden ter plaatse komen en wisten precies waar ze heen gingen en wat ze moesten doen. Eén van onze leveranciers zei zelfs dat we nog nooit iemand zo georganiseerd hadden. Ik moest zeggen dat het niet alleen aan mij ligt, maar aan mij OnePlan.
Veilige evenementen plannen in een turbulente tijd
World Triathlon was de kampioenschappen aan het plannen tijdens COVID en veiligheid was, zoals altijd, hun topprioriteit. Het is van cruciaal belang om evenementen te plannen die de veiligheid van de vrijwilligers, atleten en toeschouwers garanderen OnePlan hielp dat mogelijk te maken.
“Veiligheidsprotocollen zijn een groot onderdeel van dit soort zaken. Vooral tijdens COVID moesten we de manier veranderen waarop we dachten en het evenement uitvoerden. OnePlan was erg behulpzaam op die manier. Een gebied afbakenen en weten hoeveel mensen er veilig in dat gebied kunnen zijn.”
Gebouw OnePlan voor triatlons
Ooit World Triathlon gebruikt OnePlanwisten ze dat het ontwerpen van een gespecialiseerde versie de triatlons die ze plannen beter zou kunnen plannen, en triatlons over de hele wereld beter zou kunnen plannen. Het team van World Triathlon en OnePlan samengewerkt om te lanceren OnePlan voor Triathlons, het allereerste specifieke platform voor de planning van triatlonevenementen.
“Eén ding vond ik leuk OnePlan is het antwoord op onze behoeften. Pictogrammen kunnen toevoegen of kleine dingen kunnen veranderen, en zelfs instructies kunnen krijgen over hoe dingen te doen. We werden altijd gevraagd om feedback en hoe we dingen beter konden maken.”
OnePlan is dankbaar om samen te werken met een wereldleider als World Triathlon bij het creëren van een geavanceerd triatlonplanningplatform. In de toekomst zullen we het platform samen laten groeien en de tools en functionaliteit ervan uitbreiden om nog verder te gaan en te blijven verbeteren voor betere triatlonevenementen wereldwijd.
