Elke herfst verschijnen er in elk land over de hele wereld kerstmarkten, waar lokale verkopers maandenlang hun waren, feestelijk entertainment en kerstsfeer aan gemeenschappen verkopen. Van het adventsfeest in de basiliek in Boedapest tot de oude binnenstad van Praag en de Wenceslasmarkten: er zijn talloze oogverblindende kerstmarkten in heel Europa die miljoenen bezoekers van over de hele wereld trekken.
Deze markten bieden hun planners een aantal unieke uitdagingen. Zij vinden plaats in drukke gebieden, weken duren, vragen om uitstekende coördinatie met lokale functionarissen en samenwerking met talloze belanghebbenden en omvatten een groot aantal elementen. De logistiek is werkelijk eindeloos.
Deze uitdagingen zijn intimiderend, maar er zijn manieren om ze te overwinnen en gemakkelijker dan ooit tevoren een geweldige kerstmarkt te plannen. OnePlan kan helpen – de enige software die daarvoor is ontworpen Kerstmarkten.
Hier zijn 5 uitdagingen bij het organiseren van een kerstmarkt en hoe OnePlan helpt
1. Kerstmarkten vinden plaats in drukke gebieden
Kerstmarkten vinden plaats in stadscentra en andere drukke gebieden. Ze trekken enorme menigten naar het midden van drukke steden. Menigte- en verkeersmanagement vormen een groot veiligheidsprobleem. Goed crowdmanagement zorgt ervoor dat er voldoende ruimte is voor publiek en dat de beleving en veiligheid van het publiek wordt ondersteund door het evenementenpersoneel.
Het resultaat is een vrij stromende, comfortabele ruimte, bemand door deskundig en responsief personeel.
Goed verkeersmanagement vereist samenwerking met de lokale overheid, duidelijke communicatie met personeel en beveiliging, en barrières, routes en toegangspunten, die allemaal op een plattegrond kunnen worden geplaatst en kunnen worden vertaald naar de daadwerkelijke gebeurtenis, met het juiste personeel ter plaatse om de zaken ordelijk te houden.
Niets van dit alles is gemakkelijk. Crowd- en verkeersmanagement vereisen uitgebreide planning, samenwerking en follow-up. Bij een gebeurtenis die zo lang duurt, is er ook voortdurende aandacht nodig.
OnePlan Hiermee kunt u uw evenementenlocatie volledig plannen gratis. U kunt verschillende evenementindelingen en ruimteconfiguraties uitproberen, zodat u verzekerd bent van voldoende ruimte en de best mogelijke indeling voor vloeiend en functioneel crowdmanagement. OnePlan's crowd management-functies omvatten capaciteit rekenmachines waar u een nauwkeurig gebied in kaart kunt brengen of in kaart kunt brengen en de toegestane capaciteit kunt berekenen. Je kunt zelfs de dichtheid wijzigen, van één persoon per vierkante meter naar vijf.
U kunt ook een verkeersmanagementplan maken in OnePlan dat de exacte locatie van bewegwijzering, stewards, tijdelijke verkeerslichten, wegafsluitingen, verkeersboetes en omleidingsroutes in kaart brengt. U kunt er ook voor zorgen dat u voldoende personeel heeft om het verkeer af te handelen en gasten naar de markt te begeleiden.
2. Kerstmarkten duren vele weken
Kerstmarkten worden niet in één dag gebouwd – en ze zijn ook niet in één dag voorbij! Veel kerstmarkten openen in november en lopen door tot in het nieuwe jaar.
Vanwege de lange levensduur van de markt is communicatie met leveranciers belangrijk, zodat zij wekenlang weten waar ze moeten zijn en wanneer. OnePlan is opgezet voor leveranciersbeheer. Elk item dat u op uw kaart plaatst, heeft een sectie voor leveranciersbeheer waarin u informatie kunt volgen, zoals de naam van de leverancier, de kosten, de in- en uitdatum en de beschikbaarheidsstatus.
Daarnaast beheer je de personeelsplanning. OnePlan's puntplanningsfunctionaliteit kan u helpen een alomvattend plan op te stellen voor iedereen, van beveiliging en marshalls tot leveranciers. Aan elke 'stip' kan een code worden toegewezen en aan het profiel kunnen opmerkingen worden toegevoegd over hun rol, uitrusting, diensttijden en meer. Het rapport kan worden geëxporteerd om inlogbladen en gezondheids- en veiligheidsdocumenten te maken.
Kerstmarkten zijn dag en nacht geopend, waarvoor passende verlichting en verwarming nodig zijn. Plaats deze elementen in uw evenementenplan, zodat u tijdens uw evenement goed voorbereid bent.
3. Kerstmarkten vereisen coördinatie met lokale functionarissen
Kerstmarkten moeten worden gepland in overeenstemming met de lokale regelgeving en vereisen daarom nauwe samenwerking met lokale functionarissen en wetshandhavingsinstanties. OnePlanDe samenwerkingstools van Google maken dit eenvoudiger dan ooit, waardoor u uw plattegrond kunt delen met lokale functionarissen om te helpen bij het verkrijgen van vergunningen, het plannen van verkeer en crowd management, en het plaatsen van lokale functionarissen zoals politieagenten op uw markt.
Om uw plan met uw team of belanghebbenden te delen, klikt u eenvoudig op de knop ‘Delen’ in de rechterbovenhoek van uw evenementenplan.
Voeg vervolgens het e-mailadres toe van de persoon met wie u uw evenementenplan wilt delen en geef hem alleen-lezen- of bewerkingsrechten. Klaar! Uw plan is nu gedeeld.
Uw klanten, personeel, leveranciers en collega's zullen genieten van het gemak van samenwerken en delen OnePlan. Geven toegang bewerken aan uw collega's, zodat zij iets aan het siteoverzicht kunnen toevoegen en wijzigingen kunnen aanbrengen. Wanneer u uw siteoverzicht opent, ziet u altijd de nieuwste versie, zodat iedereen op dezelfde pagina blijft.
Deel de kaart met uw klant in alleen bekijken modus voor een creatieve manier om uw ideeën te presenteren en feedback te verzamelen, of deel de kaart met leveranciers om hen te laten zien waar ze zich op het evenement zullen bevinden. Samenwerken was nog nooit zo eenvoudig!
4. Kerstmarkten vereisen een gedetailleerde plattegrond met unieke elementen
Kerstmarkten vereisen een supergedetailleerde plattegrond met unieke elementen. Als evenementenplanner is uw sitemap uw grootste hulpmiddel. Als u niet-gespecialiseerde tools zoals CAD, powerpoint of photoshop gebruikt om uw sitemap voor de kerstmarkt te maken, je haalt niet het maximale uit je plan.
Markten zijn doorgaans druk en vol met dingen om te doen, zien en kopen. Ze vereisen veel elementen en personeel – dus een sitemap die alles nauwkeurig kan inpassen en essentiële informatie kan opslaan om leveranciers te beheren en samen te werken met belanghebbenden is een gamechanger. OnePlan Hiermee kunt u een gedetailleerde, zeer nauwkeurige plattegrond maken die eenvoudig kan worden gedeeld met partners en belanghebbenden.
Tussen de tenten, de inrichting, het eten en nog veel meer is er veel te bestellen. Je moet weten wat je nodig hebt en hoeveel je ruim van tevoren moet bestellen. Terwijl u items over uw heen plaatst OnePlan plattegrond, een rekening van hoeveelheden wordt automatisch gegenereerd zodat u de voorraad kunt beheren.
Dit betekent dat wanneer u klaar bent met het in kaart brengen en terwijl u updates doorvoert, u een stuklijst krijgt waarmee u precies kunt bestellen wat u nodig heeft. Dit is ook handig als u met leveranciers te maken heeft, zodat u specifiek kunt aangeven wat u wilt en de benodigde hoeveelheden.
OnePlan's Kerstpakket helpt je specifiek te worden. Het is een groep op maat gemaakte objecten die specifiek zijn voor evenementen met een kerstthema.
Je kunt elementen als chalets, marktkramen, ijsbanen, stadsaankleding en vlaggetjes plaatsen, en bij het plannen van je personeel hebben we zelfs iconen voor de Kerstman en zijn elfen opgenomen om op je kaart te plaatsen.
Naast de risico's van overbevolking die altijd hebben bestaan, leven we nu in een wereld die gedwongen is extreem bewust om te gaan met persoonlijke ruimte. OnePlanDe Social Distancing Toolkit kan helpen de gezondheid en veiligheid van bezoekers te garanderen, inclusief het laten zien hoe lang wachtrijen kunnen zijn en of de uitgangspoorten voldoende zijn om de menigte veilig te verlaten. Onze voorspellende modellerings- en meetinstrumenten berekenen automatisch de optimale bezoekersaantallen, zodat u kunt voldoen aan de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften. Het brengt ook toegangs- en uitgangsroutes in kaart in geval van een noodsituatie.
5. Kerstmarkten vereisen een gedetailleerde plattegrond met unieke elementen
Volgend jaar moet je het allemaal opnieuw doen. Kerstmarkten zijn meestal jaarlijks. Zodra je de markt van een jaar hebt afgerond, is het tijd om de volgende te plannen.
gebruik OnePlanMet de duplicaattool kunt u uw hele evenement dupliceren, de naam ervan voor het volgende jaar wijzigen en eventuele kleine wijzigingen aanbrengen. OnePlan maakt dit eenvoudiger en bespaart u tijd, doordat u uw bestaande kaart kunt dupliceren, zodat u niet helemaal opnieuw hoeft te beginnen.
OnePlan's Kerstmarktpakket is unieke software die speciaal is ontworpen voor organisatoren van kerstmarkten. Meld je aan voor OnePlan vandaag nog gratis en neem contact op met ons team als u een gedetailleerde demo van het kerstmarktpakket wilt!
