Het plannen van een openluchtfestival is een afmattend en uiterst gedetailleerd proces. Als je momenteel schermafbeeldingen in PowerPoint gebruikt of je evenementensite op de achterkant van een servet ontwerpt, is de kans groot dat er iets tussendoor zal vallen. Met hekwerken, slagbomen, crowd control, parkeren, toiletten, waterpunten, tenten, enscenering, personeel en nog veel meer hebben festivalplanners een geavanceerde toolbox nodig om ervoor te zorgen dat hun evenement een succes wordt. Gelukkig, OnePlan geeft je controle over elk aspect van je festivalplan. Voordat je begint, hier zijn 10 dingen die je moet weten bij het plannen van een buitenfestival.
1. Eerst vergunningen
Een van de ergste fouten die je kunt maken, is het aanvragen van de benodigde vergunningen voor je buitenfestival uitstellen. In de meeste gevallen is het eerste dat u moet doen bij het plannen van een openbaar evenement, het verstrekken van een gedetailleerd evenementenplan aan uw lokale overheid, risicobeoordelingen en een bewijs van een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering. Geef deze voldoende tijd om ze te verwerken (we raden aan om ze enkele maanden vóór het evenement in te dienen). Neem contact op met uw locatie en de lokale overheid om er zeker van te zijn dat alle vakjes zijn aangevinkt.
Mogelijk heb je bepaalde vergunningen en licenties nodig om je evenement te organiseren, dus zorg ervoor dat je dit bij je lokale overheid navraagt. Veel voorkomende zijn onder meer goedkeuring van de gemeente/locatie, aanvragen voor wegafsluitingen en goedkeuring van tijdelijke constructies. U vindt een volledige vergunning- en licentiechecklist in de gratis versie OnePlan Formulier voor evenementenbeheer.
2. Samenwerking is de sleutel
Als je nog steeds afhankelijk bent van PowerPoint of een soortgelijke tool om je festivalterrein in kaart te brengen, weet je hoe lastig samenwerken kan zijn. De mogelijkheid om uw werk te delen met andere leden van uw team en vice versa is een krachtig hulpmiddel. Sitemapping moet een teamsport zijn!
gebruik OnePlanMet de festivalplanningstool kunt u uw plan visueel communiceren en samenwerken met alle belangrijke teamleden en belanghebbenden. Houd overzicht over het gehele operationele locatieplan en deel dit met lokale autoriteiten en hulpdiensten, zodat zij de benodigde vergunningen en ondersteuning kunnen verstrekken.
3. Gebruik perimeters en barrières om mensen veilig te houden
Het is een ongelukkige waarheid dat grote evenementen zoals openluchtfestivals verschillende risico's met zich meebrengen voor bezoekers en werknemers. Festivals zijn in het verleden het doelwit geweest van geweld en grote bijeenkomsten kunnen leiden tot overbevolking en vertrapping. Recente voorbeelden zoals de Manchester Arena-aanval in 2017 en het Astroworld-massale incident in 2021 dienen als een trieste herinnering aan de risico's die gepaard gaan met grote evenementen.
Gelukkig kunnen evenementenplanners actie ondernemen om de risico’s van grote groepsbijeenkomsten te beperken. Bezoekers veilig houden vereist een nauwkeurige plaatsing van omheiningen, dranghekken en touwverdelers. OnePlanMet ons dynamische platform kunt u het type en de omvang van het crowd control-systeem nauwkeurig op uw festivalterrein in kaart brengen. U kunt deze vervolgens in verschillende modi bekijken, waaronder satelliet- en luchtkaarten.
4. Wees duidelijk tegenover het personeel
Het is een ongelukkige waarheid dat grote evenementen zoals openluchtfestivals verschillende risico's met zich meebrengen voor bezoekers en werknemers. Festivals zijn in het verleden het doelwit geweest van geweld en grote bijeenkomsten kunnen leiden tot overbevolking en vertrapping. Recente voorbeelden zoals de Manchester Arena-aanval in 2017 en het Astroworld-massale incident in 2021 dienen als een trieste herinnering aan de risico's die gepaard gaan met grote evenementen.
Het is een ongelukkige waarheid dat grote evenementen zoals openluchtfestivals verschillende risico's met zich meebrengen voor bezoekers en werknemers. Festivals zijn in het verleden het doelwit geweest van geweld en grote bijeenkomsten kunnen leiden tot overbevolking en vertrapping. Recente voorbeelden zoals de Manchester Arena-aanval in 2017 en het Astroworld-massale incident in 2021 dienen als een trieste herinnering aan de risico's die gepaard gaan met grote evenementen.
Bij de meeste grote evenementen is er een team van mensen bij betrokken. Belangrijke belanghebbenden kunnen een evenementenmanager, productiemanager, vrijwilligerscoördinator, stewardcoördinator, gezondheids- en veiligheidsfunctionaris, afvalbeheer, ticketing of een mediawoordvoerder zijn. Je werkt ook met verschillende aannemers, zoals concessiehouders voor eten en drinken, leveranciers, tijdelijke leveranciers van elektriciteit en verwarming, teams voor tijdelijke infrastructuurinstallaties en animators.
Een veilig en succesvol festival is afhankelijk van het feit dat het evenementenpersoneel hun rollen en verantwoordelijkheden begrijpt en weet waar ze moeten zijn en op welk tijdstip. Met OnePlanMet de eenvoudig te gebruiken planningstool kunt u een gedetailleerd plan opstellen en delegeren per rol, locatie, dag en diensttijd – zodat u aan uw eisen op het gebied van veiligheid en risicobeheer voldoet zonder dat u meerdere documenten nodig heeft.
Zorg ervoor dat u alle belangrijke belanghebbenden al vroeg in het planningsproces hebt geïdentificeerd en dat iedereen zijn rollen en verantwoordelijkheden kent. Houd een lijst bij van alle belanghebbenden, met hun contactgegevens bij de hand. Je hebt hem nodig tijdens het planningsproces en tijdens het evenement zelf.
5. Zorg voor een nauwkeurige en gedetailleerde kaart van de site
Wanneer u een evenement plant, moet u uw locatie van binnen en van buiten kennen. Doe dit vroeg in het planningsproces om eventuele uitdagingen te identificeren voordat het te laat is om ze aan te pakken. A Een nauwkeurige en gedetailleerde kaart van uw buitenfestivalterrein zal uw beste vriend zijn tijdens het planningsproces, zodat u kunt bepalen welke items uw evenement nodig heeft en waar alles op de locatie moet worden geplaatst.
Wanneer u een evenement plant, moet u uw locatie van binnen en van buiten kennen. Doe dit vroeg in het planningsproces om eventuele uitdagingen te identificeren voordat het te laat is om ze aan te pakken. A Een nauwkeurige en gedetailleerde kaart van uw buitenfestivalterrein zal uw beste vriend zijn tijdens het planningsproces, zodat u kunt bepalen welke items uw evenement nodig heeft en waar alles op de locatie moet worden geplaatst.
6. Vermijd overbevolking
Naast de risico's van overbevolking die altijd hebben bestaan, leven we nu in een wereld die gedwongen is extreem bewust om te gaan met persoonlijke ruimte. OnePlanDe Social Distancing Toolkit kan helpen de gezondheid en veiligheid van bezoekers te garanderen, inclusief het laten zien hoe lang wachtrijen kunnen zijn en of de uitgangspoorten voldoende zijn om de menigte veilig te verlaten. Onze voorspellende modellerings- en meetinstrumenten berekenen automatisch de optimale bezoekersaantallen, zodat u kunt voldoen aan de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften. Het brengt ook toegangs- en uitgangsroutes in kaart in geval van een noodsituatie.
7. Bezuinig niet op badkamers
Niets verpest een geweldig muzikaal optreden zo erg als dat je ver weg moet dwalen om een toilet te vinden en je vrienden en je plek in de menigte verliest. Als je dan naar de badkamer gaat, sta je voor een extreem lange rij. Festivalplanners, bezuinig niet op de badkamer! Je gasten zullen je dankbaar zijn, en het helpt bij het beheersen van de menigte als je ervoor zorgt dat er overal op het festivalterrein voldoende badkamers zijn.
Voor hulp bij het leren kennen van je locatie, bekijk deel twee van de OnePlan Formulier voor evenementenbeheer.
8. Afval mag geen bijzaak zijn
Net als bij badkamers mag afvalverwerking geen bijzaak zijn. U moet een afvalbeheer- en recyclingplan opstellen. Hoe geweldig de meeste elementen van uw evenement ook zijn, niemand zal een leuke tijd hebben als hij of zij geen vuilnisbak kan vinden of als hij grote stapels afval ziet (en ruikt) die overstroomt uit de vuilnisbak die hij wel aantreft. Je kunt uitstippelen waar de toiletten en afvalbakken terechtkomen OnePlan.
9. Elke centimeter telt
Het is niet goed genoeg om een algemeen idee te hebben van waar al je elementen (tenten, badkamers, podium, hekwerk) rond het festivalterrein geplaatst zullen worden. Een misrekening van zelfs maar een paar centimeter kan leiden tot het blokkeren van een uitgang of tot overbevolking. Elke centimeter telt! In OnePlan, je kunt precies zijn. Voer exacte afmetingen in (imperiaal of metrisch) voor alle gebeurteniselementen in het bestand OnePlan studio.
U kunt ook gebruik maken van OnePlan's nieuwe Snap-to-Grid-tool, waarmee u items op de kaart perfect kunt spreiden. U kunt het aantal benodigde items invoeren, evenals de afstand ertussen OnePlan zal een Snap-to-Grid op de evenementenkaart genereren. Deze mogelijkheid bevindt zich momenteel in de bètafase, specifiek voor Porta Potties, maar je zult deze binnenkort kunnen gebruiken om andere elementen zoals tenten in kaart te brengen en de lay-out van je hele evenement nauwkeuriger te maken en het proces van locatieplanning handiger te maken.
10. Werk slimmer, niet harder
Uiteindelijk zullen uw hulpmiddelen het verschil maken tussen harder werken en slimmer werken. OnePlan transformeert veel van de slopende taken die gepaard gaan met de planning van openluchtfestivals, waardoor zaken als het maken van rapporten, het in kaart brengen van de locatie en het samenwerken eenvoudig worden. Deze tool bespaart u tijd en geld, waardoor u meer tijd vrijmaakt in uw planning voor wat belangrijk is. Veel planningsplezier!
Begin met het plannen van je festival met OnePlan vandaag helemaal gratis.
