Modello gratuito per la pianificazione di eventi realizzato da organizzatori di eventi professionisti
Un modello di pianificazione di eventi accurato e facile da usare in Excel, Word e PDF
Creato da esperti organizzatori di eventi, il OnePlan Il modello di pianificazione degli eventi è un elenco di controllo completo per la pianificazione degli eventi con suggerimenti approfonditi e una guida passo passo per pianificare e realizzare i tuoi eventi. Scarica questa guida gratuita sulla pianificazione di eventi, che approfondisce le nozioni di base sulla gestione di un evento.
Scarica il tuo modello di pianificazione eventi gratuito
Cosa c'è nel modello di pianificazione dell'evento?
- Lista di controllo dei permessi e delle licenze
- Consigli per la gestione del sito
- Know-how nella gestione della folla
- Mantieni il tuo evento al sicuro
- Aiuta gli organizzatori di eventi a identificare le tappe fondamentali dell'evento
- Assegna compiti e traguardi ai reparti eventi
- Include sequenze temporali, programmi, ordini del giorno ed esempi
- Personalizza il foglio in base alle esigenze del tuo evento
Come accedere OnePlanDocumento di pianificazione dell'evento:
ISCRIVITI PER RICEVERE OnePlan gratuitamente in pochi secondi (non sono richiesti i dettagli di pagamento) e poi:
- Nell'angolo in alto a sinistra della dashboard, fai clic su "Modelli'
- Clicca il 'Modulo per la gestione degli eventi' per scaricarlo!
"Amiamo OnePlan! Ci ha aiutato a identificare un modo completamente diverso di utilizzare il nostro sito e il modo più efficiente per ottenere la piena capacità”.
Amy Bertaut
Shrewsbury Folk Festival
Passaggio 1 nella checklist dell'evento:
Compila la panoramica dell'evento
Inserisci i dettagli essenziali del tuo evento nel modello di pianificazione. Ciò include il nome della tua organizzazione, il nome dell'evento, il luogo, la data e le informazioni di contatto chiave. Questa sezione costituisce la spina dorsale del processo di pianificazione e fornisce una chiara panoramica dei dettagli fondamentali dell'evento.
- Quali sono gli scopi e gli obiettivi del tuo evento
- Chi ospita l'evento
- Dove e quando si svolgerà l'evento
- Chi sono i principali stakeholder, ovvero le principali persone coinvolte nell'evento che devono essere mantenute aggiornate su alcuni o tutti i dettagli
Fase 2: Appaltatori e servizi di emergenza
Elenca i principali appaltatori per servizi quali cibo e bevande, elettricità temporanea e infrastrutture. Non dimenticare di includere i contatti essenziali dei servizi di emergenza nel modello di pianificazione dell'evento, inclusi vigili del fuoco, polizia e supporto medico. Questa preparazione è fondamentale per affrontare eventuali situazioni impreviste durante l’evento.
Passaggio 3: creazione del programma dell'evento
Il programma dell'evento è una parte fondamentale del piano di qualsiasi evento, poiché fornisce una panoramica delle attività da svolgere nel periodo precedente l'evento, il giorno dell'evento e dopo l'evento. Fornisce informazioni su chi è assegnato a ciascuna attività. Utilizza la griglia allegata. Assicurati di includere quanti più dettagli possibili e di diffondere il programma con tutto il personale, i fornitori e le parti interessate.
Passaggio 4: Definisci il tuo pubblico e garantisci l'accessibilità per tutti
Definisci il profilo del tuo pubblico e considera le loro esigenze, inclusi eventuali requisiti di accessibilità. Rendere il tuo evento inclusivo non solo soddisfa i requisiti legali, ma accoglie anche un pubblico più ampio, arricchendo l'esperienza dell'evento per tutti.
Passaggio 5: crea una planimetria del sito
Crea una planimetria dettagliata del sito utilizzando OnePlan, contrassegnando qualsiasi cosa, dalle strutture temporanee e uscite di emergenza ai servizi igienici e ai luoghi di gestione dei rifiuti. Una planimetria ben studiata è fondamentale per il buon funzionamento delle operazioni e per il comfort dei partecipanti.
Passaggio 6: gestire i servizi igienico-sanitari e la gestione dei rifiuti
Utilizza la guida del modello di pianificazione dell'evento per assicurarti di disporre di servizi igienici adeguati in base alla partecipazione prevista e definire una strategia per una raccolta e un riciclaggio efficienti dei rifiuti per mantenere il tuo evento rispettoso dell'ambiente.
Passaggio 7: creare un piano di gestione del rumore
Assicurati che il tuo evento abbia un piano per comunicare con i residenti nelle vicinanze e aderisca alle normative locali sull'audio. Valuta la possibilità di coinvolgere un tecnico del suono per eventi più grandi per mantenere livelli di volume adeguati. Un piano chiaro per ridurre al minimo l’impatto del rumore, compreso il monitoraggio e la regolazione del suono secondo necessità, soddisferà sia i partecipanti che la comunità locale.
Passaggio 8: pianificazione del personale dell'evento
Dal personale qualificato che supervisiona i vari aspetti dell'evento agli steward dedicati che gestiscono la folla e alla sicurezza professionale che garantisce la sicurezza, ogni ruolo gioca un ruolo importante. Assicurati che il tuo team sia ben informato sui propri compiti e abbia accesso alla planimetria del sito. Una formazione adeguata e linee guida chiare consentiranno loro di gestire le situazioni in modo efficiente, contribuendo a un'esperienza sicura e piacevole per tutti i soggetti coinvolti.
Passaggio 9: crea un piano di gestione del traffico e della folla per il tuo evento
Pianifica come gestirai la capacità e il traffico dell'evento, garantendo spostamenti sicuri ed efficienti per i partecipanti. Considerare i percorsi di circolazione pubblica e le politiche sui veicoli, soprattutto in caso di emergenza.
Passaggio 10: pianificazione di un evento sicuro
Il tuo evento deve essere uno spazio sicuro per tutti. Ciò include misure di sicurezza antincendio, piani di evacuazione e politiche per i bambini scomparsi. Utilizza il modello di evento per esaminare e creare un piano e una lista di controllo per ciascuna di queste possibilità. Sii sempre preparato in caso di maltempo e applica una politica di cancellazione.
Passaggio 11: riunire tutto e condividere con le parti interessate
Esamina attentamente il piano dell'evento completato, assicurandoti che ogni dettaglio sia stato considerato e affrontato. Condividere con le parti interessate. Ricorda, la flessibilità è la chiave. Preparati ad adattare il tuo piano secondo necessità, fino al giorno dell'evento.
