Quando Kristen Hudgins di TRC Events ha iniziato a pianificare la sua mostra annuale di arte e artigianato di Natale a luglio, stava utilizzando un'applicazione gratuita che semplicemente non era all'altezza. Il continuo taglia e incolla, le imprecisioni e i mal di testa distraevano la sua attenzione dalla pianificazione effettiva dell'evento, costringendola a dedicare il suo tempo a lavorare e rielaborare una mappa del sito tutt'altro che perfetta.
Poi Kristen lo scoprì OnePlan. Ora ha pianificato quattro eventi separati OnePlan con oltre 5,000 partecipanti. Ecco cinque cose che si sono distinte.
1. Infrastrutture (soprattutto tende!)
L'evento Natale di luglio di Kristen riunisce dozzine di artisti in una fattoria locale per una giornata di vendita dei loro prodotti. Ciò richiede tende: molte!
"Abbiamo oltre 170 tende ed espositori durante l'evento Natale di luglio", ha condiviso Kristen. “La possibilità di scalare le tende e assicurarsi che tutto sia perfettamente posizionato è un grande vantaggio OnePlan. È stato un enorme risparmio di tempo e mi sento più sicuro della mappa del mio sito."
OnePlan consente a Kristen di creare modelli di tende di dimensioni personalizzate, garantendo che la mappa del suo sito sia precisa fino al centimetro sia in termini di posizione che di scala. Questo è essenziale, perché sbagliare anche di pochi centimetri può significare bloccare un’uscita o sovraffollamento. OnePlan è preciso. Inserisci le misure esatte (imperiali o metriche) per tutti gli elementi dell'evento nel file OnePlan studio.
2. Gestione del fornitore
Dal noleggio di tende e dai venditori di cibo alle dozzine di artisti con cui Kristen lavora durante il suo evento di Natale a luglio, la gestione dei fornitori è una parte importante del suo processo. Fortunatamente, OnePlan è predisposto per la gestione dei fornitori. Ogni articolo posizionato su una mappa dispone di una sezione di gestione del fornitore in cui i pianificatori possono tenere traccia di informazioni come nome del fornitore, costo, data di entrata e uscita e stato di disponibilità. Ulteriori informazioni sulla gestione dei fornitori in OnePlan.
Oltre a ciò, la facilità di collaborare OnePlan semplifica il coinvolgimento dei fornitori in qualsiasi fase del processo.
"I miei fornitori apprezzano molto il modo in cui riesco a coinvolgerli nel processo. OnePlan rende la gestione dei fornitori molto più semplice, avendo tutto in un unico sistema."
Kristen Hudgins
Eventi TRC
3. Risparmio di tempo
OnePlan ha semplificato molti processi, facendo risparmiare a Kristen un sacco di tempo. Ad esempio, OnePlanLo strumento Computo delle quantità di conta automaticamente gli articoli posizionati sulla mappa del sito in modo che possa vedere di quali infrastrutture e articoli ha bisogno in un unico posto. Calcola e visualizza automaticamente gli articoli di cui ha bisogno per approvvigionarsi dai fornitori.
Ammettiamolo, la pianificazione di un evento non è semplice e la gestione di un milione di parti mobili contemporaneamente può richiedere molto tempo. Vogliamo tutti trascorrere il nostro tempo facendo ciò che sappiamo fare meglio: rendere magico l'evento! Ciò che non vogliamo è passare ore preziose a costruire mappe scadenti o ad occuparci della logistica dei fornitori perché non abbiamo gli strumenti per risparmiare tempo e denaro per i nostri clienti. OnePlan elimina o semplifica compiti noiosi. Gli organizzatori di eventi risparmiano tempo, consentendo loro di concentrarsi sui dettagli più importanti.
4. Collaborazione
Sebbene Kristen sia l'unica organizzatrice di eventi dietro TRC Events, la collaborazione e la facilità di condivisione sono ancora una grande priorità per lei. Deve tenere aggiornati i suoi clienti e i suoi fornitori. Ecco dove OnePlanle funzionalità di collaborazione di sono tornate utili.
utilizzando OnePlan ha reso la collaborazione con le principali parti interessate più semplice che mai. Prima OnePlan, i suoi precedenti metodi di pianificazione degli eventi prevedevano di copiare e incollare ogni elemento del piano dell'evento da inviare alle parti interessate per tenerle aggiornate. OnePlan consente una facile collaborazione e condivisione con le parti interessate. La condivisione delle persone rilevanti nel piano avviene con un solo clic e fornire loro l'accesso di sola visualizzazione significa che non saranno in grado di modificare nulla nel piano. Ha anche condiviso il suo piano con i partecipanti utilizzando la funzione screengrab in OnePlan e pubblicando una foto del suo piano sul suo sito web. I partecipanti e i venditori possono facilmente vedere la mappa dell'evento e sapere esattamente dove andare.
Kristen ha una visione per i suoi eventi, ma a volte è difficile trasferire quella visione in qualcosa di concreto da mostrare ai clienti e alle altre parti interessate. Con mappe più dettagliate e vari modi di visualizzazione, OnePlan ha aiutato Kristen a illustrare le sue idee in un modo più emozionante e vibrante consentendo una maggiore collaborazione in tempo reale.
5. Una mappa del sito più accurata e dettagliata
Parcheggi, servizi igienici, tende e venditori ambulanti sono solo alcuni degli elementi da illustrare nella mappa del sito Natale di luglio. Con OnePlan, le mappe del sito di Kristen sono ora più precise e dettagliate. Non solo a causa della pianificazione del sito dell'evento che ha fallito OnePlan ma anche utilizzando il OnePlanla nostra selezione di mappe aggiornate, 2D, HD, aeree e satellitari per pianificare i tuoi eventi. Kristen può visualizzare e alternare mappe ad alta risoluzione e immagini di località globali con molteplici opzioni tra cui mappa, satellite e modalità bianco e nero.
L'evento di Kristen ha anche oggetti unici non utilizzati in ogni evento, tra cui un pozzo del fuoco, giochi di lancio degli anelli, uno zoo didattico: ognuno di questi oggetti unici ha un'icona su misura in OnePlan. "OnePlan significa che ora posso pianificare con precisione il mio evento di Natale. È estremamente preciso e questo mi dà sicurezza quando arrivo sul posto", ha affermato Kristen.
Inizia a usare OnePlan gratuito, o prenota una demo di 15 minuti con uno dei nostri specialisti nella pianificazione di eventi per iniziare il tuo OnePlan viaggio.
