Ogni anno nel giorno del Ringraziamento, le comunità di tutti gli Stati Uniti tengono i Turkey Trots, eventi di corsa generalmente organizzati per raccogliere fondi per beneficenza e bruciare calorie prima del giorno di festa più importante dell'anno.
Festival Foods è una catena di alimentari che gestisce 40 negozi in tutto lo stato del Wisconsin. Ospitano undici trotti di tacchino ogni anno, tutti allo stesso tempo, per incoraggiare le persone a essere attive restituendo qualcosa alla loro comunità, con i proventi destinati ai Boys & Girls Clubs e agli YMCA nelle comunità in cui si svolgono gli eventi. Finora hanno raccolto oltre 3.6 milioni di dollari con oltre 138,000 partecipanti.
La complessità di pianificare 11 eventi podistici nello stesso giorno
Il Festival Foods Turkey Trots è un'impresa enorme, con eventi che si svolgono contemporaneamente in più località e il team deve gestire molto personale, venditori e altre parti interessate. Gli eventi di corsa sono sempre complessi. Richiedono una pianificazione significativa per garantire la sicurezza sia dei partecipanti che degli spettatori, spesso richiedendo la chiusura delle strade e la collaborazione con le autorità locali. La gestione della folla rappresenta una sfida perché è necessario tenere conto sia della folla dei corridori che degli spettatori e dello staff. Elementi come stazioni di check-in, barriere, servizi igienici, stazioni d'acqua, medici e segnali stradali devono essere posizionati su una mappa del sito per garantire che la squadra abbia tutto ciò di cui ha bisogno il giorno della gara. Per Festival Foods, queste sfide si sono amplificate così come lo sono state le loro gare.
"Abbiamo iniziato nel 2008 con tre sedi di gara", ha condiviso Brian Stenzel, direttore senior del coinvolgimento della comunità presso Festival Foods. "Ora siamo alle undici e si svolgeranno tutti contemporaneamente in tutto lo stato."
Per anni, il team di pianificazione ha inserito screenshot di Google Earth in PowerPoint e aggiunto puntine per posizionare elementi sui siti degli eventi. È stato difficile mantenersi organizzati, soprattutto perché gli eventi erano cresciuti fino a undici simultanei.
Alla scoperta OnePlan
Quando il team di pianificazione ha partecipato a un workshop in occasione di una conferenza di Running USA, è venuto a conoscenza di OnePlan, un software di pianificazione di eventi che consente una mappatura dettagliata e accurata del sito e una collaborazione perfetta con oltre 130 elementi specifici dell'evento in esecuzione. L'idea di avere un account per 11 gare era una prospettiva entusiasmante. Hanno deciso di provarci.
Festival Foods ha un team principale di sei persone che lavorano sul Turkey Trots. "Siamo in due a costruire e modificare attivamente One Plan", ha condiviso Brian. “Ma lo condividiamo con tutti i direttori di gara. Ognuna delle 11 località ha un direttore di gara locale in quella città. Abbiamo condiviso la versione "Sola visualizzazione" con loro e con i nostri fornitori."
Festival Foods Programma evento Trotto Tacchino
Vantaggi dell'utilizzo degli alimenti da festival OnePlan
La capacità di condividere la mappa del sito con le parti interessate e di adattare la loro capacità di visualizzazione o modifica in base al ruolo e alle esigenze è stata fantastica per il team di Festival Foods. "Soprattutto per i direttori di gara è stato meraviglioso", ha detto Brian.
OnePlan è stato estremamente utile anche per i suoi elementi specifici per la corsa e altri elementi. Il team di Festival Foods può tracciare i percorsi, le aree di partenza e di arrivo, i coni, i segnali di svolta e di rettilineo, le postazioni della polizia, le postazioni dei volontari, i vasini, le stazioni di soccorso, i DJ, gli altoparlanti, i generatori, le aree di parcheggio, le planimetrie degli interni, le tende, i tavoli e molto di più. "Apro semplicemente il menu e vado direttamente alla barra di ricerca per cercare ciò di cui ho bisogno. È facile", ha detto Brian.
Il team di Festival Foods utilizza spesso OnePlanLe funzionalità di calcolo di come lo strumento computo metrico, che calcola automaticamente le quantità di ciascun elemento necessario in base alla mappa del sito. I report della dashboard mostrano tutto l'inventario che è stato posizionato sulla mappa ed esporta un computo metrico completo in un file CSV. "Quando utilizzavamo Google Earth, dovevi creare cartelle principali e tutto ciò che c'era sotto era molto difficile da trovare", ha affermato Brian. “In One Plan, la dashboard è stata molto utile. Anche solo contare il numero di segnali di svolta a sinistra di cui abbiamo bisogno è molto semplice in One Plan."
Stevens Point – Piano eventi Festival Foods
OnePlan è stato davvero messo alla prova lo scorso anno quando il team Festival Foods ha intrapreso un'ulteriore gara. "Stevens Point era nuovo di zecca quest'anno, quindi One Plan è stato estremamente utile per organizzare tutto lì", ha affermato Brian. Il team ha potuto condividere la mappa del sito con il direttore di gara locale per allinearsi su tutti i dettagli della gara.
Il team sta risparmiando tempo e denaro OnePlan, e intendono continuare a utilizzare il programma per i futuri trotti turchi. Sperano di vedere presto i segnalatori di miglia aggiunti agli elementi del pacchetto corsa e stanno lavorando con il OnePlan team per integrare il software con la propria app per eventi.
Complessivamente, la OnePlan ha rappresentato un punto di svolta per il team di Festival Foods, consentendo loro di concentrarsi sull'importante lavoro di ospitare eventi fantastici e restituire qualcosa alle comunità in cui operano.
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