Il Tour of Britain e il Tour femminile si staccano dal vecchi modi di pianificare le gare ciclistiche da utilizzare invece OnePlan. Pianifica l'evento nazionale in più fasi nella nostra piattaforma accurata e facile da usare, risparmiando centinaia di ore nella pianificazione, aumentando l'efficienza e promuovendo la sostenibilità.
Ogni anno innumerevoli volontari, operatori, spettatori, 20 squadre e 120 ciclisti si riuniscono per la Giro della Gran Bretagna, l'evento ciclistico più grande e prestigioso del Regno Unito. Il Tour of Britain copre 1,352 chilometri (840 miglia) in otto tappe. La corsa inizia in Scozia e prosegue attraverso l'Inghilterra terminando in uno dei punti più a sud, The Needles sull'Isola di Wight. WhSe l'energia della corsa sarà sicuramente palpitante, la pianificazione e le infrastrutture dietro le quinte non dovrebbero esserlo.
Garantire che ogni dettaglio logistico vada secondo i piani lo è Punto dolce, una società di eventi sportivi che supporta le più grandi gare ciclistiche della Gran Bretagna. La complessa coreografia del posizionamento dei venditori e dei veicoli, i protocolli di sicurezza, le tende, i palchi e le linee di partenza e di arrivo sono sotto il loro comando. Il tutto dovrà essere presentato un briefing dettagliato e strutturato ai ciclisti professionisti nell'ambito di I Circuito di gara dell'Union Cycliste Internationale (UCI), l'organo di governo mondiale del ciclismo sportivo.
Per garantire la conformità e il rispetto delle norme aggiornato UCI 2021 norme di sicurezza, Sweetspot sta ora utilizzando OnePlan, l'unica piattaforma dedicata alla pianificazione di eventi ciclistici.
Una riduzione del 75% delle visite al sito e un risparmio sui costi che garantisce un ROI 3 volte superiore
Utilizza SweetSpot OnePlan per risparmiare tempo e costi significativi al personale per la pianificazione del Tour of Britain e del Tour femminile. Storicamente, i suoi processi si basavano sull'invio da parte delle autorità locali e dei luoghi di file DWG da utilizzare come mappa di base, operazione che poteva richiedere settimane per l'approvazione. Ora con OnePlan, possono iniziare a pianificare immediatamente e senza la necessità di specialisti CAD, accelerando di settimane il processo di revisione e approvazione con le parti interessate.
utilizzando OnePlan significa che il Tour of Britain e il Women's Tour possono essere pianificati in modo più efficiente, con le distanze misurate automaticamente e con precisione all'interno del prodotto. Queste efficienze hanno portato a una riduzione stimata del 75% nelle visite in sede e a un notevole risparmio sui costi di 8-10 all'anno in una ridotta outsourcing di specialisti CAD, che presenta un ROI 3x utilizzando OnePlan.
L'obiettivo: pianificare ogni tappa del Tour of Britain del 2022 su una mappa intuitiva e condivisibile
Sebbene sul mercato esistessero numerose piattaforme software per la registrazione, il marketing e gli inviti, nessuna era sufficientemente specifica da fornire un'immagine condivisibile del posizionamento degli eventi con un'ampia gamma di parti interessate da un'unica piattaforma.
I processi manuali richiedevano molto tempo e comportavano costi aggiuntivi
- Controllo della versione
- Standardizzazione
- Tempo di viaggio per raggiungere le aree del palco
"Dovrei parlare con ciascuna autorità per ogni file DWG della mappatura locale della sede, che è disponibile per l'intero paese", afferma Rob. "Poi chiedevo al nostro esperto CAD di creare una mappa basata sui miei schizzi che comportavano troppi avanti e indietro."
Ci sarebbero stati numerosi cambiamenti e modifiche dell'ultimo minuto, che si aggiungevano ai costi aggiuntivi poiché ogni volta che Rob tornava per chiedere una modifica, ci sarebbe stato un altro addebito. “È stato un processo lungo e costoso. Non è l'ideale."
Inoltre, ogni versione sembra sostanzialmente simile, quindi il controllo della versione è sempre stato un problema. Per ogni PDF, esiste il processo per crearlo, etichettarlo e inviarlo via email alle persone giuste per ottenere il loro feedback e quindi avviare nuovamente il processo di aggiornamento.
Un modo migliore per pianificare
Avanti veloce al Tour of Britain di quest'anno OnePlan: la mappa si aggiorna automaticamente e tutti possono accedervi. Secondo Rob, la curva di apprendimento è stata minima, non richiedeva alcuna conoscenza di programmazione e ha più che compensato i costi di outsourcing dei progetti CAD.
"Con OnePlan, i piani sono pronti con sei mesi di anticipo e sono una 'cosa viva' fino al giorno prima della gara invece che settimane prima”
Rob Kennison
Direttore finale, SweetSpot
In questo momento, otto utenti di SweetSpot stanno utilizzando OnePlan per pianificare gli eventi e oltre un centinaio di appaltatori e fornitori, inclusi vari venditori e parti interessate di numerose organizzazioni, utilizzano il piano dell'evento nella loro preparazione e installazione. Oltre alla facilità di accesso, oltre 150 icone drag and drop specifiche per il ciclismo garantiscono facilità d'uso per il posizionamento di:
- Tende e bar nell'area ospitalità o nelle esposizioni
- Cucine e camion frigo per i fornitori
- Scherma
- Posizionamento di podi, barriere e misure di sicurezza
- Layout per esposizioni, punti di ritrovo e zone di arrivo tecnico con centraline per eventi
- Unità mobili come camper per riunioni e area benessere per l'equipaggio
- Capacità di parcheggio in spazi ristretti e aree VIP
- Aree telecamera per produzioni televisive
Risparmiare 300 ore per pianificare l'evento in più fasi
utilizzando OnePlan, Rob e il suo team non solo hanno risparmiato sui costi, ma hanno anche dimezzato le visite in loco e i viaggi, che potrebbero richiedere sette ore di andata e ritorno in auto per una sola delle sette tappe.
Inoltre, mentre una volta Rob trascorreva tre giorni sui disegni per ogni fase prima di incorporare le modifiche, ora ha perfezionato il processo fino a un giorno e mezzo, risparmiando quasi 300 ore.
OnePlan ha anche aumentato gli sforzi di sostenibilità dell'agenzia per risparmiare le emissioni extra emesse da ogni visita al sito. “Aggiungendo il prezzo del carburante e il costo ambientale, è meglio viaggiare in macchina per riunioni che posso facilmente svolgere da casa mentre lavoro OnePlan. "
“Un aspetto positivo è che posso partecipare a una riunione remota del team, condividere il mio schermo ed esporre un oggetto senza dover sottopormi a molte visite solo per misurare gli spazi. Ho l'oggetto per il podio, so di che taglia è e posso metterlo sul OnePlan mappa per vedere se si adatta alle specifiche, il che rappresenta un punto di svolta", ripete Rob.
La necessità di meno visite in loco per il Tour of Britain e il Women's Tour offre un reale vantaggio in termini di sostenibilità. Rob afferma: "I nostri calcoli mostrano che con il 75% in meno di visite al sito ora sono necessarie, utilizzando OnePlan riduce anche la nostra CO2 emissioni di 2.2 tonnellate all’anno”.
"I nostri calcoli mostrano che con il 75% in meno di visite al sito ora necessarie, utilizzando OnePlan riduce anche le nostre emissioni di CO2 di 2.2 tonnellate all’anno."
Rob Kennison
Direttore finale, SweetSpot
Quando il primo ciclista taglierà il traguardo del Tour of Britain quest'anno, Rob e il suo team penseranno già all'evento dell'anno successivo. Sono necessarie migliaia di ore per pianificare un evento di queste dimensioni con più tappe, centinaia di ciclisti e migliaia di partecipanti, in tutto il Regno Unito. È diventato molto più semplice con OnePlan. "È fantastico sapere che tutte le strutture specifiche per la gara sono predisposte per ogni tappa e possiamo anche superare i più recenti regolamenti UCI."
