Organizzare un evento, grande o piccolo, comporta una lunga lista di cose da fare e numerose responsabilità che possono essere piuttosto opprimenti. Indipendentemente da ciò che è incluso nell'evento, puoi aspettarti che la logistica ti porti una discreta quantità di sfide lungo il percorso.
Anche se sei un esperto nella pianificazione di eventi, di solito è coinvolto un team di persone e puoi garantire che tutti rimangano sulla stessa lunghezza d'onda con l'aiuto di OnePlan software dello studio. In questo articolo ci concentreremo sulle 5 cose che dovresti fare per prime OnePlan così puoi assicurarti di sfruttare al meglio la piattaforma di pianificazione degli eventi.
Cosa è OnePlan?
Se stai cercando una soluzione all-in-one per aiutarti a pianificare i tuoi eventi, OnePlan offre una soluzione intuitiva che permette di gestire ogni fase del processo all'interno di una UI dettagliata e fluida. Ti consente di collaborare con ogni partner, fornitore e collega associato all'evento e puoi lavorare facilmente insieme comodamente dal tuo computer. Viene fornito con molti strumenti di gestione e pianificazione degli eventi come mappe, infrastrutture, Importazione CAD, e altro ancora. Che tu stia lavorando in un piccolo locale o in una grande arena, OnePlan è in grado di aiutarti a gestire il tutto. Ti consigliamo di iniziare il piano del tuo evento con 5 passaggi per assicurarti di ottenere il massimo dalla piattaforma e pianificare un grande evento.
1. Aree del tracciato, percorsi e modalità di accesso
Aree del tracciato
Dopo aver creato il tuo evento in OnePlan, la tua dashboard conterrà molti parametri diversi che potrai compilare secondo i tuoi ritmi. Affinché il tuo evento si svolga senza intoppi, è fondamentale disporre di un piano dell'evento che mostri le aree, i percorsi e il modo in cui i partecipanti accederanno a ciascuno di essi specificatamente contrassegnati. Ti consigliamo di contrassegnare innanzitutto tali aree, ad esempio l'area in cui si terrà l'intero evento, le aree affollate, le aree ristorazione, ecc.
Per contrassegnare un'area, fare clic su "Aree, percorsi e accessi" nella barra degli strumenti a sinistra nel OnePlan Studio, quindi fai clic su “Aree” e scegli l'area colorata che desideri contrassegnare. Quindi traccia gli angoli della tua area e fai doppio clic sull'ultimo punto per terminare di delimitare l'area. Ta-da! Hai tracciato la tua prima area OnePlan.
Posiziona percorsi
È innegabile che mappare in anticipo l'infrastruttura del tuo evento da più angolazioni sia fondamentale, ma dovrai anche considerare il modo in cui i partecipanti arrivano ed entrano nell'evento. Molte persone non vorranno aspettare troppo a lungo se le linee vengono intasate solo per entrare, e OnePlan è uno strumento eccellente per tracciare parcheggi e ingressi.
Quindi il tuo prossimo passo è tracciare i tuoi percorsi. Come potranno accedere i tuoi ospiti al tuo evento? Quale sarà il loro percorso dal parcheggio o dai mezzi pubblici al tuo ingresso? OnePlan offre percorsi carrabili e pedonali.
Per tracciare percorsi sul tuo piano eventi, apri nuovamente la scheda "Aree, percorsi e accesso" nel tuo OnePlan studio, quindi scegli il percorso che desideri tracciare, quindi fai facilmente clic sul punto in cui desideri avviare il percorso, seguirlo e fermarti.
Misurare aree e percorsi
Oltre a tracciare questi percorsi e aree, puoi anche raccogliere misurazioni accurate per la sede, i venditori e dove prevedi di avere un traffico pedonale costante. Ottenere misurazioni corrette dell'area in cui lavori è vitale per i tuoi fornitori e per la capacità prevista per il tuo evento. Conoscere l'esatta quantità di area a tua disposizione può aiutare con il controllo della folla e aiuta semplicemente a ridurre al minimo il tempo di attesa del partecipante ed evitare aree affollate.
Per misurare le tue aree, fai semplicemente clic su un'area che hai tracciato e vedrai i metri quadrati esatti (o piedi quadrati) dello spazio. OnePlan ti dà anche una stima di quante persone possono stare all'interno di quello spazio e quel numero varierà in base alla densità di folla che desideri al tuo evento.
Per misurare il tuo percorso, fai clic sul percorso e vedrai OnePlan calcola automaticamente la lunghezza di quel percorso. Vedrai anche il tempo di percorrenza a piedi o in auto su quel percorso in base alla velocità media inserita.
Una volta raccolte tutte le misurazioni di cui potresti aver bisogno, puoi facilmente condividere questi dati con chiunque ne abbia bisogno. Ciò garantisce che tutti i soggetti coinvolti sappiano cosa aspettarsi. È utile anche per la sicurezza dell'evento poiché la polizia, i vigili del fuoco e le squadre mediche saranno in grado di fornire una risposta rapida se necessario.
In OnePlan, puoi lavorare su questi parametri in tempo reale con i tuoi partner e colleghi, consentendoti di fare brainstorming in ogni fase del percorso. OnePlan ti consente anche di modellare il flusso della folla che ti fornisce un riferimento per come apparirà il traffico pedonale da tutte le angolazioni. Non solo le persone apprezzeranno i tuoi sforzi per il controllo della folla, ma ciò garantirà che il tuo evento proceda senza ritardi.
2. Posizionare l'infrastruttura
Un evento non è nulla senza il suo infrastruttura e per essere completamente preparato, il piano dell'evento deve essere dettagliato e preciso con la giusta infrastruttura in atto. In OnePlan, ci sono centinaia di elementi infrastrutturali, dalle tende all'illuminazione, al cibo e alle bevande, ai servizi igienico-sanitari. Il tuo prossimo passo avanti OnePlan dovrebbe essere quello di tracciare l'infrastruttura nel piano dell'evento e assegnare a ciascun elemento una posizione esatta.
Per tracciare l'infrastruttura, fai clic sulla scheda "Infrastruttura" nel menu a sinistra, da lì vedrai molti menu a discesa di ciascuno degli elementi dell'infrastruttura OnePlan offre.
Uno degli elementi infrastrutturali più importanti tracciati sulla mappa è la recinzione. A seconda del luogo, alcuni eventi richiederanno una recinzione, in modo che i partecipanti non si perdano o vengano indirizzati erroneamente. A seconda delle dimensioni del tuo evento, può diventare piuttosto caotico se aspetti un gran numero di visitatori. Se l'evento viene lasciato troppo aperto, può portare a una notevole disorganizzazione tra la folla di persone la cui curiosità li spinge da un venditore o da un'attrazione all'altro.
OnePlan ti consente di mappare tutta la recinzione di cui potresti aver bisogno e come incorporarla correttamente nello spazio che ti viene assegnato. Inoltre, ti fornirà i dati relativi al numero di pannelli richiesti, rendendo l'ordinazione e la prenotazione di queste risorse ancora più efficiente. OnePlan offre numerose tipologie diverse di recinzioni all'interno dello studio. Sono disponibili barriere per la folla di varie lunghezze, recinzioni Heras/permiter, barriere tensa, dissuasori, barriere mojo e altro ancora.
Per tracciare la recinzione nel piano del tuo evento, fai clic sulla scheda "Infrastruttura", quindi fai clic sul menu a discesa "Barriere/Recinzione" e scegli la recinzione che desideri per il tuo evento. Quindi fai clic sulla posizione iniziale della recinzione, fai clic su ciascun angolo e fai doppio clic per terminare e posizionare la recinzione.
3. Aggiungi strumenti specifici per il tuo evento
Tra le centinaia di oggetti e strumenti OnePlan offerte troverai articoli unici pensati per il tuo evento specifico. Con i precedenti metodi o software di pianificazione degli eventi, la mancanza di elementi personalizzati o specializzati consente errori. Forse non sai esattamente quanto grande potrebbe essere una ruota panoramica sulla mappa del tuo evento o il tempo necessario per allestire una pista di pattinaggio sul ghiaccio. Forse l'oggetto di cui hai bisogno è una barriera specifica progettata per proteggere la folla durante eventi ciclistici ad alta velocità o il wicket per una partita di cricket.
OnePlan dispone di pacchetti eventi speciali con oggetti progettati per eventi specifici. Alcuni dei tipi di eventi speciali per cui forniamo articoli sono la corsa, il ciclismo, il cricket, il triathlon, le fiere e gli spettacoli e i mercatini di Natale.
Per accedere ai pacchetti eventi speciali, fai clic sulla scheda "Altro" nel menu a sinistra. Lì troverai un menu a discesa con i diversi pacchetti di tipi di eventi.
4. Pianifica la tua forza lavoro
In ogni caso, avrai bisogno di una forza lavoro su cui puoi fare affidamento e che abbiano bisogno di un'organizzazione adeguata per svolgere in modo efficace i compiti assegnati. Mentre pianifichi il tuo evento in OnePlan, il prossimo passo dovrebbe essere quello piano di punti la tua forza lavoro per l'evento e dove sarà posizionata. OnePlan ha molte diverse opzioni di forza lavoro tra cui assistenza medica, polizia, sicurezza, personale, volontari e altro ancora. Puoi fornire nomi per ciascun reparto e includere anche segnali, tende, veicoli, stazioni igienico-sanitarie e molti altri parametri relativi alla forza lavoro per l'evento.
Per tracciare la tua forza lavoro sulla mappa, fai clic sulla scheda "Forza lavoro" nel menu a sinistra. Lì vedrai le numerose opzioni dei punti della forza lavoro. Fai clic sul tipo di forza lavoro di cui hai bisogno e traccia la loro posizione in cui si troveranno durante il tuo evento.
Se è necessario ridurre o ingrandire la dimensione della forza lavoro. Fare clic sul punto della forza lavoro tracciato e selezionare la scala. Puoi facilmente pianificare la scalabilità tra le altre misurazioni e il software fornisce più visualizzazioni del tuo evento, come immagini satellitari e aeree che offrono dettagli del tuo evento in alta definizione. Ancora una volta, tutte queste funzionalità possono essere gestite con uno sforzo collaborativo, in modo che non venga tralasciato nulla nel processo di pianificazione dell'evento.
Sebbene i partecipanti siano presenti principalmente per i venditori e le attrazioni, una forza lavoro che operi in modo fluido è vitale per qualsiasi evento poiché svolge un ruolo importante nel mantenere l'evento in ordine e nei tempi previsti. Per aiutare la forza lavoro a restare al passo con i tempi, concedi loro l'accesso di sola visualizzazione al tuo piano in modo che tutti sappiano dove dovrebbero essere durante ogni fase dell'evento.
5. Condividi il tuo piano di eventi
La collaborazione è fondamentale durante la pianificazione! Questo è davvero ciò che fa la grande differenza quando si pianifica OnePlan. utilizzando OnePlan per la pianificazione, puoi comunicare visivamente il tuo piano e collaborare con tutti i membri chiave del team e le parti interessate. Mantieni una panoramica dell'intera planimetria operativa del sito e condividila con le autorità locali e i servizi di emergenza in modo che possano fornire i permessi e il supporto di cui hai bisogno. Inoltre, è basato su cloud e facilmente condivisibile con un solo pulsante, il che significa che la collaborazione è semplice e tutti saranno sempre in grado di accedere all'ultima versione del tuo piano.
Per condividere il programma del tuo evento, fai clic sul pulsante "Condividi" nell'angolo in alto a destra. Ti verrà quindi visualizzata una pagina in cui viene richiesto l'indirizzo email della persona con cui desideri condividere il piano dell'evento. Decidi quindi se desideri che questa persona sia un editor, un amministratore o abbia solo accesso di sola visualizzazione al tuo piano. Per il tuo team o i tuoi collaboratori che pianificano l'evento, suggeriamo l'accesso amministrativo e di modifica. Le parti interessate, i venditori e i fornitori potrebbero aver bisogno solo dell'accesso di sola visualizzazione per rimanere aggiornati sulla pianificazione.
Ormai sei sulla buona strada per un evento di successo! Hai definito le tue aree e i tuoi percorsi, hai definito punti di ingresso e uscita chiari, hai aggiunto strumenti specifici di cui il tuo evento ha bisogno, hai tracciato la tua forza lavoro e hai condiviso il tuo piano con importanti parti interessate. C'è così tanto da fare nella pianificazione di un evento di successo e noi siamo qui per aiutarti nel tuo viaggio. Nostro Piano professionale consente supporto amministrativo e onboarding completo dei clienti in modo che i nostri esperti di pianificazione di eventi possano aiutarti in ogni fase del processo. Sentiti libero di prenota una demo con i nostri esperti per iniziare a pianificare meglio OnePlan. Buona pianificazione!
