Pianificare grandi eventi non è un compito semplice. C'è una ragione per cui le persone sono disposte a spendere molti soldi per trasferire la responsabilità a un professionista. Pianificare un evento è un impegno serio che richiede molte persone, tempo e organizzazione. Gli eventi all’aperto comportano una serie di sfide uniche: dalla richiesta di permessi e licenze alla considerazione dell’accessibilità e del rumore. Organizzare un evento impeccabile è più facile a dirsi che a farsi e la maggior parte delle persone non ha il tempo o le conoscenze per farlo bene.
OnePlan rende la pianificazione di un evento molto più semplice. OnePlan è una piattaforma collaborativa in tempo reale che fornisce la suite completa di strumenti di pianificazione, progettazione e gestione di eventi. Combina le migliori caratteristiche del CAD con la tecnologia di mappatura aggiornata in un'unica soluzione facile da usare.
Se stai iniziando a pianificare un evento o sei a metà del suo lavoro e sei completamente sopraffatto, OnePlan può aiutarti a creare un piano di gestione dell'evento: il primo passo più importante che puoi compiere. Puoi anche accedere OnePlanIl modulo gratuito per la gestione degli eventi che ti guiderà attraverso tutte le principali considerazioni sulla pianificazione di un grande evento. Questa risorsa gratuita ti porrà le domande giuste per aiutarti a stabilire le priorità della tua lista di cose da fare, evitare errori comuni e pianificare con sicurezza.
Prima di iniziare, ecco 10 passaggi per pianificare un evento di cui essere orgoglioso.
Fase uno: presentare un piano per l'evento al governo locale e richiedere tutti i permessi necessari
Nella maggior parte dei casi, la prima cosa che devi fare quando pianifichi un evento pubblico è fornire al tuo governo locale un piano dettagliato dell'evento, valutazioni dei rischi e prova dell'assicurazione di responsabilità civile. Concedi tutto il tempo necessario per l'elaborazione (ti consigliamo di inviarli diversi mesi prima dell'evento). Connettiti con la tua sede e con il governo locale per assicurarti che tutte le caselle siano selezionate.
Potresti aver bisogno di determinati permessi e licenze per organizzare il tuo evento, quindi assicurati di verificare con il tuo governo locale per scoprirlo. Quelli comuni includono l'approvazione del consiglio/sede, le richieste di chiusura di strade e l'approvazione di strutture temporanee. Troverai un permesso completo e un elenco di controllo delle licenze nella versione gratuita OnePlan Modulo per la gestione degli eventi.
Fase due: identificare le parti interessate chiave
Per la maggior parte degli eventi di grandi dimensioni, avrai un team di persone coinvolte. Le principali parti interessate possono includere un responsabile dell'evento, un responsabile della produzione, un coordinatore dei volontari, un coordinatore degli steward, un responsabile della salute e della sicurezza, un responsabile della gestione dei rifiuti, un responsabile della biglietteria o un portavoce dei media.
Lavorerai anche con una serie di appaltatori, come concessionari di cibo e bevande, venditori, fornitori temporanei di elettricità e riscaldamento, squadre di installazione di infrastrutture temporanee e animatori.
È inoltre essenziale identificare e disporre dei recapiti necessari per tutti i servizi di emergenza (polizia, vigili del fuoco, pronto soccorso, emergenza medica).
Assicurati di aver identificato tutte le parti interessate importanti nelle prime fasi del processo di pianificazione e che tutti conoscano i propri ruoli e responsabilità. Mantenere un elenco aggiornato di tutte le parti interessate con le relative informazioni di contatto vicine. Ne avrai bisogno a portata di mano durante tutto il processo di pianificazione e durante l'evento stesso.
Passaggio tre: creare un programma
Avrai bisogno di un programma che ti accompagni nei giorni che precedono il tuo evento, il giorno stesso e tutte le attività post-evento. Assicurati di indicare chi è responsabile di ciascuna attività e di essere il più preciso possibile con le tempistiche. Questo programma dovrebbe essere il più dettagliato e accurato possibile. Distribuirlo a tutte le parti interessate, inclusi personale e fornitori, per garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
Fase quattro: creare un piano e una pianificazione delle comunicazioni
Una corretta comunicazione dell'evento implica tenere aggiornato il team interno e il mondo esterno. Hai bisogno di un piano per consentire al tuo team di comunicare durante il giorno, quindi dovresti organizzare la tecnologia necessaria. Dovresti anche avere un programma di comunicazioni interne che precedono l'evento per garantire che tutte le parti interessate siano a conoscenza di annunci e aspettative importanti. Se hai bisogno di noleggiare telefoni cellulari, radio o altri strumenti di comunicazione, assicurati che sia organizzato in anticipo e che tutti i membri del tuo team sappiano come comunicheranno il giorno dell'evento. Potrebbe anche essere necessario preparare comunicazioni predefinite da utilizzare in caso di condizioni meteorologiche avverse, rallentamenti dovuti al traffico o altri avvisi di pubblica sicurezza.
Il tuo piano di comunicazione dovrebbe includere anche la comunità circostante. Hai bisogno di un piano per far sapere ai residenti e alle aziende vicine del tuo prossimo evento. Includi promemoria di eventuali norme o estensioni sul rumore, richieste di traffico o parcheggio con la città e come avviserai la comunità del tuo evento. Se includerai un vantaggio del Buon Vicino, come l'ingresso gratuito, assicurati di delineare come monitorerai e convaliderai tale vantaggio.
Passo cinque: conosci il tuo pubblico
È essenziale avere un profilo generale del pubblico che servirai al tuo evento. Saranno presenti i bambini? Ci saranno animali? Quante persone saranno presenti? Avere una solida conoscenza del profilo del tuo pubblico ti consentirà di prendere decisioni migliori in tutte le aree della pianificazione dell'evento.
È inoltre essenziale considerare l'accessibilità. Secondo La Banca Mondiale, il 15% della popolazione mondiale vive con una disabilità. Devi assicurarti che il tuo sito sia accessibile, non solo per soddisfare i requisiti legali, ma per accogliere una comunità spesso svantaggiata. Consulta il tuo governo locale per assicurarti che il tuo evento soddisfi tutti i requisiti di accessibilità locali. Per un elenco di controllo di alto livello per l'accessibilità agli eventi, fare riferimento a quello della Cornell University Elenco di controllo accessibile per riunioni ed eventi.
Passo sei: conosci il tuo sito/sede
Quando pianifichi un evento, devi conoscere la location dentro e fuori. Fatelo nelle prime fasi del processo di pianificazione per identificare eventuali sfide prima che sia troppo tardi per affrontarle. Puoi generare una mappa della tua sede in OnePlan. Una mappa adeguata ti consentirà di determinare quali articoli richiede il tuo evento e dove dovrebbero essere posizionati nella sede. Ad esempio, puoi delineare le uscite di emergenza, il generatore e le fonti di energia, nonché il posizionamento di strutture temporanee. Per quanto riguarda le strutture meno glamour, dovrai anche sapere quanti bagni sono disponibili durante l'evento e creare un piano di gestione e riciclaggio dei rifiuti. Non importa quanto siano meravigliosi gli elementi del tuo evento, nessuno si divertirà se non riesce a trovare un bagno o un bidone della spazzatura. Puoi tracciare dove inserire i servizi igienici e i contenitori OnePlan come pure.
Per informazioni su come conoscere la tua sede, consulta la sezione due del OnePlan Modulo per la gestione degli eventi.
Passo sette: considera il rumore
Ovviamente, è probabile che i grandi eventi all'aperto producano rumore. Ecco perché una politica di gestione del rumore è d'obbligo quando si organizza un evento e si sceglie una sede. Potrebbe essere necessario collaborare con una squadra antinquinamento acustico o un ente simile se è probabile che il tuo evento abbia un impatto sulle aree circostanti. Nella tua policy, valuta la possibilità di fornire ai vicini un contatto nel giorno dell'evento nel caso in cui abbiano bisogno di presentare un reclamo, di assumere un tecnico del suono professionista e di documentare i piani che hai in atto per ridurre al minimo eventuali elementi del tuo evento che potrebbero causare disturbi acustici. Crea una lista di controllo dei luoghi all'interno e all'esterno del sito per misurare i decibel e pianificare di conseguenza.
Fase otto: assemblare una squadra
Per un evento di successo, avrai bisogno di personale sufficiente e dovrà essere organizzato. Scopri di quante persone avrai bisogno per pianificare e gestire il tuo evento con successo. Crea una struttura organizzativa semplice che consentirà a tutti i membri del tuo team di capire chi è responsabile di cosa.
Si consiglia inoltre di avvalersi di personale di sicurezza professionale e autorizzato per assistere in tutti gli aspetti di un grande raduno, come la sicurezza del palco/degli artisti e il controllo della folla. Il numero di professionisti della sicurezza di cui avrai bisogno dipende da fattori come la posizione, i dati demografici del pubblico e il numero di partecipanti. Collabora con il tuo fornitore di sicurezza per pianificare di conseguenza.
Più grande è la squadra, più importante è formare il personale e i volontari e renderli consapevoli degli standard specifici del tuo evento. Dovrebbero essere pienamente consapevoli di quali sono i loro compiti e di cosa non lo sono.
Fase nove: riflettere sulla gestione della folla e del traffico
È qui che una mappa diventa davvero importante. Gestione della folla ed gestione del traffico sono assolutamente essenziali per garantire un evento sicuro e di successo. Delinea i percorsi a circolazione pubblica e i percorsi a traffico limitato OnePlan. Saranno ammessi veicoli sul posto (si pensi ai veicoli di emergenza e al parcheggio)? In tal caso, dovrai delineare una politica sui veicoli e tutti i percorsi di entrata e uscita.
Dovresti anche delineare eventuali piani di traffico, trasporti o parcheggio per il tuo evento. Come si sposterà il tuo pubblico da e per il tuo evento? Mappa i vari collegamenti di trasporto intorno al sito dell'evento e fai un piano per promuoverli al tuo pubblico. Questo è anche un buon momento per verificare le tue esigenze di chiusura stradale!
Altre considerazioni includono effetti speciali e linee guida COVID-19. C’è molto a cui pensare quando si tratta di sicurezza, e non è il caso di prendere scorciatoie. Utilizza il OnePlan Modulo per la gestione degli eventi per assicurarti di selezionare tutte le caselle.
Passo 10 - La sicurezza prima di tutto (o in questo caso, il decimo)
Niente è più importante che garantire che il tuo evento sia sicuro per i partecipanti. Seguire le leggi e le linee guida nazionali in materia di salute e sicurezza è un ottimo inizio e offrirà una guida per soddisfare i requisiti affinché il tuo evento si svolga legalmente e in sicurezza. Considerare la sicurezza antincendio, l'evacuazione del sito e la politica sui bambini smarriti. Puoi risolvere tutto questo nel file OnePlan Modulo per la gestione degli eventi e mappare cose come un banco informazioni Lost Children nel tuo OnePlan Mappa.
Dovrai anche considerare la possibilità di cancellazione di condizioni meteorologiche avverse. Come faresti sapere alle persone se l'evento viene cancellato e in primo luogo come prenderà tale decisione il tuo team dell'evento?
Anche la raccolta dei dati dovrebbe far parte del piano di sicurezza. Con la tecnologia moderna, la maggior parte delle persone è giustamente preoccupata per la propria privacy. Se il tuo evento raccoglie dati dai partecipanti, verifica che sia conforme alle più recenti leggi e linee guida sulla privacy dei dati.
Altre considerazioni includono effetti speciali e linee guida COVID-19. C’è molto a cui pensare quando si tratta di sicurezza, e non è il caso di prendere scorciatoie. Utilizza il OnePlan Modulo per la gestione degli eventi per assicurarti di selezionare tutte le caselle.
