L’autunno è un periodo dell’anno emozionante, pieno di nuovi inizi. I bambini tornano a scuola, le famiglie riprendono la loro routine e tutti cominciamo a prepararci per un’altra stagione di vacanze.
In tutti gli Stati Uniti, scuole, comunità e chiese celebrano questo periodo dell'anno con feste autunnali, note anche come feste del raccolto. Le feste autunnali vengono tradizionalmente organizzate per esprimere apprezzamento per il raccolto e augurare un buon raccolto per il prossimo anno. Per le scuole e i centri comunitari, un festival autunnale è un modo per inaugurare la nuova stagione e godersi tradizioni simili cavalcate sul fieno, labirinti di mais e sidro di mele.
Le feste del raccolto sono divertenti per tutta la famiglia, ma le tradizioni elaborate comportano sfide elaborate. Ecco alcuni suggerimenti per rimanere organizzati, superare le insidie comuni e ospitando un meraviglioso festival autunnale.
Ecco 9 passaggi per pianificare il perfetto Festival d'Autunno
Basandoci sulle idee dei nostri utenti, abbiamo creato questi 9 passaggi per aiutarti a pianificare il tuo Festival autunnale.
1. Crea una mappa del sito che mostri tutto ciò di cui hai bisogno
Pianificare un evento è un'impresa di gestione del progetto per chiunque. Se hai un budget limitato, assumere un organizzatore di eventi professionista potrebbe essere fuori portata. Nella maggior parte dei casi, i festival autunnali sono pianificati da insegnanti, personale della chiesa o volontari.
Se pianificare un evento importante è una novità per te, è estremamente importante avere una mappa dettagliata del sito per aiutarti a rimanere organizzato. In OnePlan, puoi facilmente creare una mappa del sito, posizionando tutti gli elementi (tende, venditori ambulanti di cibo, labirinti di mais, segnaletica, servizi igienici, ecc.) sulla mappa.
Usa la mappa per illustrare il tuo piano alle autorità locali quando richiedi i permessi o condividila con i volontari in modo che sappiano dove si trovano. OnePlan genererà automaticamente un rapporto sulla gestione dell'inventario rendendo facile vedere quanto di tutto ciò di cui hai bisogno. Può anche aiutarti a gestire il personale.
OnePlan ha tutto ciò di cui hai bisogno per rimanere organizzato e portare la tua festa del raccolto al livello successivo.
2. Istituire un comitato di pianificazione
Con così tanti elementi importanti come cibo, attività, gestione dei volontari e marketing, è fantastico istituire un comitato di pianificazione per il tuo festival autunnale. Avere un piccolo gruppo di volontari dedicati, ognuno con il proprio elemento di cui occuparsi, può rendere la pianificazione di un festival molto più gestibile.
Con OnePlan, ciascun membro del comitato può modificare la mappa del sito affinché l'intero comitato possa vederla. La mappa sarà la tua unica fonte di verità, sempre aggiornata in modo da essere consapevole dei progressi del comitato di pianificazione su tutti gli elementi del festival.
Per condividere il tuo piano con il tuo team o con le parti interessate, fai semplicemente clic sul pulsante "Condividi" nell'angolo in alto a destra del piano dell'evento.
Quindi aggiungi l'indirizzo email della persona con cui desideri condividere il tuo programma dell'evento e concedi loro l'accesso di sola visualizzazione o di modifica. Fatto! Il tuo piano è ora condiviso.
3. Richiedere i permessi
Allinearsi alle normative locali, richiedere i permessi e garantire che il tuo evento non venga interrotto da autorità insoddisfatte è uno dei compiti più importanti (e più noiosi) della tua lista. Ci sono permessi temporanei per eventi, permessi per venditori di cibo e molti altri a seconda di dove stai ospitando il festival.
Uno degli errori peggiori che puoi commettere è ritardare la richiesta dei permessi necessari per il tuo evento. Nella maggior parte dei casi, la prima cosa che devi fare quando pianifichi un evento pubblico è fornire al tuo governo locale un piano dettagliato dell'evento, valutazioni dei rischi e prova dell'assicurazione di responsabilità civile. Concedi tutto il tempo necessario per l'elaborazione (ti consigliamo di inviarli diversi mesi prima dell'evento). Connettiti con la tua sede e con il governo locale per assicurarti che tutte le caselle siano selezionate.
È facile da condividere OnePlan la mappa del sito tornerà utile per garantire che la mappa degli eventi sia conforme alle normative.
Puoi trovare un permesso completo e un elenco di controllo delle licenze nella versione gratuita OnePlan Modulo per la gestione degli eventi. Per accedervi all'interno del OnePlan studio, fai clic su "Modelli" nel menu in alto.
4. Prendi decisioni critiche
Ci sono molte decisioni da prendere prima di poterti tuffare davvero nella pianificazione di un festival autunnale. Eccone alcuni da considerare:
- I biglietti saranno tutto compreso o gli ospiti pagheranno per attività?
- Il cibo sarà solo in contanti, incluso nell'ingresso, o sarà necessario un sistema per accettare le carte di credito?
- Affitterai giochi o chiederai ai volontari di costruirli?
- Avrai personale retribuito o solo volontari che gestiranno l'evento?
- Dove andranno i profitti dell’evento?
- Riceverai sponsor dell'evento?
- Affitterai tende e altri elementi? Da dove li noleggerai?
- Che cibo e bevande servirai?
Prendi queste decisioni e comunica alle parti interessate eventuali aggiornamenti il prima possibile. Con OnePlan condividere il tuo programma di eventi che avrà le risposte a queste tante domande è facile. È semplice come inserire un'e-mail e le parti interessate o i colleghi possono ottenere l'accesso in modifica o in sola visualizzazione.
5. Anticipa il tempo
Dato che le feste del raccolto si tengono quasi sempre all'aperto, è importante tenere sotto controllo le previsioni del tempo e decidere in anticipo la data della pioggia.
Con una data di pioggia decisa in anticipo, puoi preparare i volontari, lo staff e gli avventori alla possibilità di spostare l'evento e assicurarti che il festival attiri comunque una folla.
6. Reclutare presto i volontari
I festival autunnali sono solitamente gestiti in parte o completamente da volontari. Che tu sia una scuola, una chiesa o un pianificatore indipendente, inizia presto a reclutare volontari. Non è raro che i volontari si ritirino senza tempo sufficiente per trovare un sostituto, quindi assicurati di avere più che sufficienti volontari pronti a dare una mano.
Dovrai anche assicurarti che i volontari siano ben gestiti. Se ritengono che tu sia disorganizzato, potrebbero non tornare a fare volontariato l'anno prossimo! OnePlan'S pianificazione dei punti La funzionalità può aiutarti a creare un piano completo per gestire tutti, dai volontari ai fornitori. A ogni "punto" può essere assegnato un codice e possono essere aggiunte note al profilo per il ruolo, l'attrezzatura, gli orari dei turni e altro ancora. Il report può essere esportato per creare fogli di accesso e documenti di salute e sicurezza.
È anche un'ottima idea pianificare qualcosa di carino per i tuoi volontari. Permetti loro di portare la famiglia al festival gratuitamente o di offrire un pacco regalo di dolcetti autunnali alla fine del turno. I volontari felici porteranno quell'energia al loro ruolo al festival, e probabilmente si faranno avanti di nuovo negli anni futuri.
7. Stabilire misure di sicurezza
I festival autunnali sono solitamente rivolti ai bambini, quindi dovrai considerare la loro salute e sicurezza durante la pianificazione. È importante avere abbastanza volontari/personale per tenere d'occhio i bambini. Mentre i genitori sono presenti, non è raro che un bambino si allontani o si perda nel labirinto di mais. Preparare i volontari con un processo su come gestire un bambino smarrito. È inoltre essenziale avere sul posto attrezzature di primo soccorso, i numeri dei servizi di emergenza locali a portata di mano e garantire che i volontari sappiano cosa fare in caso di emergenza.
Per garantire la sicurezza di tutti gli ospiti, compresi i bambini, avrai bisogno di un piano di gestione della folla. Una buona gestione della folla garantisce che ci sia spazio sufficiente affinché la folla possa muoversi, aspettare in fila o riposarsi e che l'esperienza e la sicurezza del pubblico siano supportate dal personale dell'evento. Il risultato è uno spazio fluido e confortevole, gestito da una forza lavoro competente e reattiva.
OnePlan ti consente di pianificare completamente il luogo del tuo evento in pochi minuti gratuito. Puoi testare diversi layout di eventi e configurazioni di spazio, assicurandoti di avere uno spazio adeguato e il miglior layout possibile per una gestione fluida e funzionale della folla. OnePlanLe funzionalità di gestione della folla di includono calcolatori di capacità in cui puoi tracciare o mappare un'area precisa e calcolerà la capacità consentita. Puoi anche modificare la densità, da 1 persona per metro quadrato a 5.
Con molte persone arriva molto traffico, quindi non dimenticare a piano di gestione del traffico O. In OnePlan, puoi creare un piano di gestione del traffico che traccia la posizione precisa di segnaletica, steward, semafori temporanei, chiusure stradali, contromano e percorsi di deviazione.
8. Sviluppa un piano di marketing
Commercializzare il tuo evento è l'unico modo per garantire che i tuoi sforzi non vadano sprecati. Non deve essere complicato, ma assicurati di considerare tutti i modi in cui puoi commercializzare il tuo evento e trarne il maggior vantaggio possibile. Pubblica sui social media, appendi volantini nella comunità, invia volantini per posta e incoraggia i volontari e le altre parti interessate a spargere la voce.
9. Sollecitare sponsorizzazioni
Compensare i costi della festa del raccolto (e massimizzare il profitto) identificando le sponsorizzazioni. Le imprese locali sono spesso alla ricerca di modi per ottenere visibilità in occasione di eventi della comunità. Con un programma di sponsorizzazione, in cambio di denaro o di prodotti gratuiti, puoi offrire alle aziende una segnaletica con il loro logo o uno stand dove distribuire prodotti e parlare con i membri della comunità. È una vittoria per tutti!
OnePlanIl pluripremiato software di rende la pianificazione dei festival autunnali molto più semplice. Prenota una demo con il nostro team se desideri scoprire come pianificare eventi utilizzando OnePlan!
