Perché hai bisogno di una planimetria del sito per un evento
Pianificare eventi su larga scala è un lavoro minuziosamente dettagliato. Si tratta di una logistica apparentemente infinita: assunzione di personale, organizzazione di noleggi, coordinamento con le autorità locali, prenotazione di talenti, gestione della folla e del traffico, allineamento con le parti interessate... l'elenco potrebbe continuare all'infinito.
Un elemento essenziale per qualsiasi organizzatore di eventi è la planimetria del sito dell'evento. Le planimetrie del sito fungono da guida per il tuo evento, illustrando tutti gli elementi del tuo evento in un unico posto. Alcuni pianificatori utilizzano strumenti come Powerpoint, Google Earth o CAD, ma sul mercato esistono anche software più intuitivi e altamente funzionali. Le planimetrie del sito possono essere 2D o 3D e possono essere più o meno dettagliate per essere presentate alle diverse parti interessate. Indipendentemente dagli strumenti utilizzati, la planimetria del sito è un elemento non negoziabile per qualsiasi evento di successo su larga scala.
Una fantastica planimetria del sito per un evento:
- essere altamente dettagliato e accurato,
- aiuto nella gestione dei fornitori
- essere facilmente alterato
- consentire la collaborazione con tutti i soggetti interessati
- risparmia tempo
- aiutare i clienti e le altre parti interessate a visualizzare le tue idee
- fornire strumenti specifici per il tipo di evento
Per iniziare la planimetria del sito dell'evento, è importante non solo scegliere il sito dell'evento, ma anche visitarlo! Ottenere una vera “conformazione del terreno” ti aiuterà a visualizzare il tuo evento e a identificare tempestivamente le potenziali sfide.
Successivamente, devi decidere come costruire la mappa del tuo sito. Utilizzerai Photoshop e CAD o utilizzerai un software? Ci sono molti vantaggi derivanti dall'utilizzo di un software di pianificazione di eventi per creare la planimetria del tuo sito.
Quando sarai pronto per iniziare a costruire il tuo piano, avrai molte cose da considerare. Ecco 9 elementi da includere nella planimetria del tuo evento.
Come costruire una planimetria per un evento
1. Strutture temporanee (tendoni, palco, ecc.)
Qualsiasi grande evento, soprattutto quelli all’aperto, richiederà strutture temporanee. Tende, palchi e altre strutture sono una parte importante per dare vita al tuo evento. Ma, se non pianifichi dove si adatteranno, potrebbero finire per eliminare in modo significativo la tua planimetria del sito.
Assicurati di posizionare le strutture temporanee sulla planimetria del sito dell'evento nel modo più accurato possibile per evitare giorni di catastrofi. In OnePlan, puoi creare modelli di dimensioni di tende personalizzate per assicurarti che la tua mappa sia precisa fino al pollice sia in posizione che in scala. Puoi anche utilizzare OnePlanObject Array di, uno strumento Snap-to-Grid che ti consente di distanziare perfettamente le tue strutture sulla mappa. Puoi inserire il numero di tende necessarie e la distanza tra loro e OnePlan li genererà sulla mappa degli eventi. Puoi usarlo per mappare tende, palchi e altre strutture.
2. Personale
Una buona planimetria del sito dell'evento terrà conto del personale. In OnePlan, posiziona volontari, macchinisti, addetti alla sicurezza e altro ancora sulla mappa. OnePlan'S pianificazione dei punti La funzionalità può anche aiutarti a creare un piano completo per gestire il tuo personale. A ogni "punto" può essere assegnato un codice e possono essere aggiunte note al profilo per il ruolo, l'attrezzatura, gli orari dei turni e altro ancora. Il report può essere esportato per creare fogli di accesso e documenti di salute e sicurezza.
3. Bagni
Niente rovina l'esperienza di un evento importante come dover allontanarsi per trovare un bagno, perdendo nel frattempo i propri amici e il proprio posto nella folla. Poi, quando finalmente trovano un bagno, devono affrontare una fila estremamente lunga. Quando crei la planimetria del tuo evento, non dimenticare di prevedere bagni spaziosi!
4. Gestione dei rifiuti
La spazzatura è un altro elemento poco glamour del tuo evento da non trascurare. È necessario creare un piano di gestione dei rifiuti. Non importa quanto siano meravigliosi gli elementi del tuo evento, nessuno si divertirà se non riesce a trovare un bidone della spazzatura o se vede (e sente l'odore) grandi mucchi di spazzatura che traboccano dal bidone della spazzatura che trovano. Puoi tracciare dove andranno a finire i rifiuti e i contenitori per il riciclaggio OnePlan.
5. Parcheggio
Una corretta gestione del traffico potrebbe non essere la chiave per un grande evento, ma può sicuramente essere una parte importante di un evento andato storto. Assicurati che la planimetria del tuo sito includa la gestione del traffico. In OnePlan, puoi creare un piano di gestione del traffico che traccia la posizione precisa di segnaletica, steward, semafori temporanei, chiusure stradali, contromano e percorsi di deviazione.
6. Controllo della folla
Idealmente, il tuo evento attirerà un pubblico, quindi è importante che la planimetria del sito dell'evento includa la gestione del pubblico. Una buona gestione della folla garantisce che ci sia spazio sufficiente affinché la folla possa muoversi, aspettare in fila o riposarsi e che l'esperienza e la sicurezza del pubblico siano supportate dal personale dell'evento. Il risultato è uno spazio fluido e confortevole, gestito da una forza lavoro competente e reattiva. Assicurati che la planimetria del tuo sito tenga conto del controllo della folla e ti permetta di testare diversi layout e configurazioni dello spazio.
7. Generatore/Fonti di alimentazione
Generatori e fonti di energia possono occupare molto spazio, quindi assicurati di tenerne conto nella planimetria del tuo sito.
8. Punti di primo soccorso
Generatori e fonti di energia possono occupare molto spazio, quindi assicurati di tenerne conto nella planimetria del tuo sito.
9. Ingressi, esistenze e uscite di emergenza
Utilizza la planimetria del tuo sito per mappare gli ingressi e le uscite, nonché le uscite di emergenza. Puoi condividere il tuo piano con lo staff in modo che possano guidare adeguatamente ospiti e venditori in ogni situazione.
"Molto rapidamente, ho visto i vantaggi di OnePlan rispetto a quello che usavamo prima. Ho potuto condividere un documento in evoluzione con il mio team e fornire un'immagine eccezionale a chiunque lavori o visualizzi il piano. Ci ha dato una piattaforma per discutere di tutto."
Gergely Markus
Direttore Sportivo, Mondiale Triathlon
Nel complesso, la mappa del tuo sito dovrebbe rendere il tuo lavoro più semplice, non più difficile. Scegli strumenti che rendano intuitivo e divertente creare qualcosa di dettagliato e accurato. OnePlan soddisfa tutte le esigenze in modo che tu possa concentrarti sui dettagli e rendere il tuo evento un successo!
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