La maggior parte dei grandi eventi all'aperto richiedono tende. Sono utili per suddividere l'evento in sezioni, alloggiare i venditori, dividere lo spazio per il personale, fornire ombra e copertura per la pioggia e molto altro ancora. Sfortunatamente, come con la maggior parte degli elementi di pianificazione di un grande evento, anche le tende presentano alcune sfide importanti. Fortunatamente, ci sono modi per prepararsi al successo quando si tratta di gestire le tende. Ecco quattro sfide principali nell’affrontare le tende durante la pianificazione di un evento e alcuni suggerimenti su come superarle.
1. Dimensionamento personalizzato e posizionamento sulla mappa
Le tende sono disponibili in un'infinità di forme e dimensioni. Puoi anche realizzare tende personalizzate per il tuo evento. Questa è generalmente un'ottima cosa, poiché consente agli organizzatori di eventi di trovare la tenda giusta per le loro esigenze, che si tratti di venditori, spettacoli, stazioni mediche o personale dell'evento. La parte difficile del dimensionamento personalizzato è che devi essere in grado di tenere conto del dimensionamento unico della tua tenda nella mappa del sito. Posizionare una tenda di dimensioni standard non sempre basterà e potrebbe portare a incoerenze tra la tua mappa e il tuo sito.
Per fortuna, OnePlan ti consente di creare modelli di dimensioni di tende personalizzate, assicurando che la mappa del tuo sito sia precisa fino al pollice sia in posizione che in scala. Non è sufficiente avere un'idea generale di dove verranno posizionati tutti i tuoi elementi (soprattutto le tende) nel sito del festival. Calcolare male anche solo pochi centimetri può significare bloccare un’uscita o sovraffollamento. Ogni centimetro conta! In OnePlan, puoi essere preciso. Inserisci le misure esatte (imperiali o metriche) per tutti gli elementi dell'evento nel file OnePlan studio.
Puoi anche utilizzare OnePlanObject Array di, uno strumento Snap-to-Grid che ti consente di distanziare perfettamente le tue tende sulla mappa. Puoi inserire il numero di tende necessarie e la distanza tra loro e OnePlan li genererà sulla mappa degli eventi. Puoi usarlo per mappare tende e altri elementi e rendere più preciso il layout dell'intero evento e più conveniente il processo di pianificazione del sito.
Se il tuo evento all'aperto prevede tende da campeggio, abbiamo progettato un ambiente comodo e sicuro calcolatrice da campeggio. Sviluppato utilizzando The Purple Guide, funge da guida preziosa per la pianificazione dei campeggi in base all'impronta delle tende e ai livelli di densità. Questo strumento garantisce un utilizzo ottimale dello spazio, una facile navigazione e il rispetto delle linee guida del settore.
2. Lavorare con i fornitori
Venditori, venditori e ancora venditori. Una delle grandi sfide della pianificazione degli eventi è gestire l’enorme numero di fornitori necessari per organizzare un grande evento. Dai tecnici dell'illuminazione e dal personale di sicurezza ai medici, ai venditori di cibo e sì, ai fornitori di tende!
Se ti affidi ancora a PowerPoint o a uno strumento simile per mappare il sito del tuo festival, sai quanto può essere difficile collaborare con i fornitori. OnePlan rende tutto molto più semplice con le sue funzionalità di collaborazione. La possibilità di condividere il tuo lavoro con altri membri del tuo team e con i fornitori che hanno bisogno di vedere e comprendere la mappa del tuo sito è uno strumento potente. Mantieni una panoramica dell'intera planimetria operativa del sito e condividila (con funzionalità di sola visualizzazione o modifica) con il fornitore della tua tenda per semplificare il processo di pianificazione.
OnePlan è predisposto per la gestione dei fornitori. Ogni articolo che posizioni sulla mappa dispone di una sezione di gestione del fornitore in cui puoi tenere traccia di informazioni come nome del fornitore, costo, data di entrata e uscita e stato di disponibilità. Ulteriori informazioni sulla gestione dei fornitori in OnePlan.
OnePlan'S Computo delle quantità lo strumento tornerà utile anche quando si tratta con i fornitori e per la gestione dell'inventario. Tutto ciò che inserisci nella mappa del sito viene automaticamente inserito nel computo metrico, così puoi vedere quali infrastrutture e articoli ti servono in un unico posto. Mentre progetti la planimetria del sito dell'evento, compreso il posizionamento delle tende, OnePlan calcola e visualizza automaticamente gli articoli che devi acquistare dai fornitori nella sezione Distinte quantità. Visita i report della dashboard per visualizzare tutto l'inventario che hai inserito nel tuo piano ed esportare un computo metrico completo in un file CSV.
3. Norme locali per la pianificazione di eventi
L'importante compito di allinearsi alle normative locali, richiedere i permessi e garantire che il tuo evento non venga interrotto da autorità insoddisfatte, è faticoso. Le tende sono un altro elemento che richiede questo tipo di considerazione – quasi sempre richiedono permessi.
Uno degli errori peggiori che puoi commettere è ritardare la richiesta dei permessi necessari per il tuo evento. Nella maggior parte dei casi, la prima cosa che devi fare quando pianifichi un evento pubblico è fornire al tuo governo locale un piano dettagliato dell'evento, valutazioni dei rischi e prova dell'assicurazione di responsabilità civile. Concedi tutto il tempo necessario per l'elaborazione (ti consigliamo di inviarli diversi mesi prima dell'evento). Connettiti con la tua sede e con il governo locale per assicurarti che tutte le caselle siano selezionate.
Probabilmente avrai bisogno di determinati permessi e licenze per montare tende di grandi dimensioni, quindi assicurati di verificare con il tuo governo locale per scoprirlo. È facile da condividere OnePlan la mappa del sito tornerà utile per garantire che le tende e la mappa degli eventi siano conformi alle normative. Puoi trovare un permesso completo e un elenco di controllo delle licenze nella versione gratuita OnePlan Modulo per la gestione degli eventi.
4. Illuminazione ed elettricità nei tendoni del tuo evento
Se il tuo evento si svolge fino a sera o hai venditori o attività che richiederanno elettricità nelle tue tende, devi tenerne conto e assicurarti di aver mappato dove procurerai energia. Questa è una sfida comune quando si gestiscono le tende durante i grandi eventi e per la quale è necessario prepararsi in anticipo.
Dovrai contrassegnare tutto questo nella mappa del tuo sito nel caso in cui siano necessari elementi aggiuntivi, come i generatori. Nella sezione di gestione del fornitore di qualsiasi articolo sul tuo OnePlan mappa del sito, puoi includere dettagli sull'alimentazione e informazioni su WiFi/Internet, garantendo un evento fluido e adeguatamente illuminato.
Per saperne di più sulla pianificazione con le tende montate OnePlan, prenota una demo con uno dei nostri specialisti nella pianificazione di eventi.
