Pianificare un festival all’aperto è un processo estenuante ed estremamente dettagliato. Se al momento stai utilizzando screenshot in PowerPoint o stai progettando il sito del tuo evento sul retro di un tovagliolo, è probabile che qualcosa passi inosservato. Con recinzioni, barriere, controllo della folla, parcheggi, servizi igienici, punti d'acqua, tende, allestimenti, personale e molto altro ancora, gli organizzatori di festival hanno bisogno di strumenti sofisticati per garantire che il loro evento sia un successo. Fortunatamente, OnePlan ti dà il controllo su ogni aspetto del piano del tuo festival. Prima di iniziare, eccoli 10 cose da sapere quando si pianifica un festival all'aperto.
1. Prima i permessi
Uno degli errori peggiori che puoi commettere è ritardare la richiesta dei permessi necessari per il tuo festival all'aperto. Nella maggior parte dei casi, la prima cosa che devi fare quando pianifichi un evento pubblico è fornire al tuo governo locale un piano dettagliato dell'evento, valutazioni dei rischi e prova dell'assicurazione di responsabilità civile. Concedi tutto il tempo necessario per l'elaborazione (ti consigliamo di inviarli diversi mesi prima dell'evento). Connettiti con la tua sede e con il governo locale per assicurarti che tutte le caselle siano selezionate.
Potresti aver bisogno di determinati permessi e licenze per organizzare il tuo evento, quindi assicurati di verificare con il tuo governo locale per scoprirlo. Quelli comuni includono l'approvazione del consiglio/sede, le richieste di chiusura di strade e l'approvazione di strutture temporanee. Troverai un permesso completo e un elenco di controllo delle licenze nella versione gratuita OnePlan Modulo per la gestione degli eventi.
2. La collaborazione è fondamentale
Se ti affidi ancora a PowerPoint o a uno strumento simile per mappare il sito del tuo festival, sai quanto può essere difficile la collaborazione. La possibilità di condividere il tuo lavoro con altri membri del tuo team e viceversa è uno strumento potente. La mappatura del sito dovrebbe essere uno sport di squadra!
utilizzando OnePlanCon lo strumento di pianificazione dei festival di, puoi comunicare visivamente il tuo piano e collaborare con tutti i membri chiave del team e le parti interessate. Mantieni una panoramica dell'intera planimetria operativa del sito e condividila con le autorità locali e i servizi di emergenza in modo che possano fornire i permessi e il supporto di cui hai bisogno.
3. Utilizzare perimetri e barriere per garantire la sicurezza delle persone
È una triste verità che i grandi eventi come i festival all'aperto presentino numerosi rischi per i partecipanti e i lavoratori. I festival sono stati oggetto di violenza in passato e i grandi raduni possono portare al sovraffollamento e al calpestio. Esempi recenti come l’attacco alla Manchester Arena nel 2017 e l’incidente dell’ondata di folla di Astroworld nel 2021 servono a ricordare tristemente i rischi che derivano dai grandi eventi.
Per fortuna, gli organizzatori di eventi possono agire per limitare i rischi di riunioni di grandi gruppi. Mantenere i visitatori al sicuro richiede un posizionamento accurato delle recinzioni perimetrali, delle barriere anti-folla e dei divisori in corda. OnePlanLa piattaforma dinamica di ti consente di tracciare con precisione il tipo e le dimensioni del sistema di controllo della folla direttamente sul sito del tuo festival. È quindi possibile visualizzarli in diverse modalità, comprese le mappe satellitari e aeree.
4. Sii chiaro con il personale
È una triste verità che i grandi eventi come i festival all'aperto presentino numerosi rischi per i partecipanti e i lavoratori. I festival sono stati oggetto di violenza in passato e i grandi raduni possono portare al sovraffollamento e al calpestio. Esempi recenti come l’attacco alla Manchester Arena nel 2017 e l’incidente dell’ondata di folla di Astroworld nel 2021 servono a ricordare tristemente i rischi che derivano dai grandi eventi.
È una triste verità che i grandi eventi come i festival all'aperto presentino numerosi rischi per i partecipanti e i lavoratori. I festival sono stati oggetto di violenza in passato e i grandi raduni possono portare al sovraffollamento e al calpestio. Esempi recenti come l’attacco alla Manchester Arena nel 2017 e l’incidente dell’ondata di folla di Astroworld nel 2021 servono a ricordare tristemente i rischi che derivano dai grandi eventi.
Per la maggior parte degli eventi di grandi dimensioni, avrai un team di persone coinvolte. Le principali parti interessate possono includere un responsabile dell'evento, un responsabile della produzione, un coordinatore dei volontari, un coordinatore degli steward, un responsabile della salute e della sicurezza, un responsabile della gestione dei rifiuti, un responsabile della biglietteria o un portavoce dei media. Lavorerai anche con diversi appaltatori, come concessionari di cibo e bevande, venditori, fornitori temporanei di elettricità e riscaldamento, squadre di installazione di infrastrutture temporanee e animatori.
Un festival sicuro e di successo si basa sulla capacità del personale dell'evento di comprendere i propri ruoli e responsabilità e di sapere dove dovrebbero essere e a che ora. Con OnePlanGrazie allo strumento di pianificazione facile da usare, puoi creare un piano dettagliato e delegare per ruolo, luogo, giorno e orario di turno, soddisfacendo i tuoi requisiti di sicurezza e gestione del rischio senza la necessità di più documenti.
Assicurati di aver identificato tutte le parti interessate importanti nelle prime fasi del processo di pianificazione e che tutti conoscano i propri ruoli e responsabilità. Mantenere un elenco aggiornato di tutte le parti interessate con le relative informazioni di contatto vicine. Ne avrai bisogno a portata di mano durante tutto il processo di pianificazione e durante l'evento stesso.
5. Avere una Mappa Precisa e Dettagliata del Sito
Quando pianifichi un evento, devi conoscere la location dentro e fuori. Fatelo nelle prime fasi del processo di pianificazione per identificare eventuali sfide prima che sia troppo tardi per affrontarle. UN Una mappa precisa e dettagliata del sito del tuo festival all'aperto sarà la tua migliore amica durante tutto il processo di pianificazione, permettendoti di determinare quali elementi richiede il tuo evento e dove posizionare tutto nel sito.
Quando pianifichi un evento, devi conoscere la location dentro e fuori. Fatelo nelle prime fasi del processo di pianificazione per identificare eventuali sfide prima che sia troppo tardi per affrontarle. UN Una mappa precisa e dettagliata del sito del tuo festival all'aperto sarà la tua migliore amica durante tutto il processo di pianificazione, permettendoti di determinare quali elementi richiede il tuo evento e dove posizionare tutto nel sito.
6. Evitare il sovraffollamento
Oltre ai rischi di sovraffollamento che sono sempre esistiti, oggi viviamo in un mondo costretto a essere estremamente consapevole dello spazio personale. OnePlanIl Social Distancing Toolkit di può aiutare a garantire la salute e la sicurezza dei partecipanti, mostrando anche quanto possono essere lunghe le code e se i cancelli di uscita sono sufficienti per far uscire in sicurezza la folla. I nostri strumenti di modellazione e misurazione predittiva calcolano automaticamente il numero ottimale di visitatori per aiutarti a rispettare le normative in materia di salute e sicurezza. Mappa anche i percorsi di accesso e di uscita in caso di emergenza.
7. Non lesinare sui bagni
Niente rovina una grande performance musicale come dover allontanarsi molto per trovare un bagno, perdendo i tuoi amici e il tuo posto tra la folla. Poi, quando arrivi in bagno, ti trovi di fronte a una fila estremamente lunga. Organizzatori di festival, per favore, non lesinate sui bagni! I tuoi ospiti ti ringrazieranno e sarà utile per il controllo della folla assicurarsi che ci siano molti bagni in tutto il sito del festival.
Per informazioni su come conoscere la tua sede, consulta la sezione due del OnePlan Modulo per la gestione degli eventi.
8. La spazzatura non dovrebbe essere un ripensamento
Proprio come per i bagni, lo smaltimento dei rifiuti non dovrebbe essere un pensiero secondario. È necessario creare un piano di gestione e riciclaggio dei rifiuti. Non importa quanto siano meravigliosi gli elementi del tuo evento, nessuno si divertirà se non riesce a trovare un bidone della spazzatura o se vede (e sente l'odore) grandi mucchi di spazzatura che traboccano dal bidone della spazzatura che trovano. Puoi tracciare dove inserire i servizi igienici e i contenitori OnePlan.
9. Ogni pollice conta
Non è sufficiente avere un'idea generale di dove verranno posizionati tutti gli elementi (tende, bagni, palco, recinzione) attorno al sito del festival. Calcolare male anche solo pochi centimetri può significare bloccare un’uscita o sovraffollamento. Ogni centimetro conta! In OnePlan, puoi essere preciso. Inserisci le misure esatte (imperiali o metriche) per tutti gli elementi dell'evento nel file OnePlan studio.
Puoi anche utilizzare OnePlanIl nuovo strumento Snap-to-Grid di, che ti consente di distanziare perfettamente gli elementi sulla mappa. È possibile inserire il numero di articoli necessari e la distanza tra loro e OnePlan genererà e si aggancerà alla griglia sulla mappa degli eventi. La funzionalità è attualmente in versione beta specifica per Porta Potties, ma presto sarai in grado di utilizzarla per mappare altri elementi come le tende e rendere l'intero layout dell'evento più preciso e il processo di pianificazione del sito più conveniente.
10. Lavora in modo più intelligente, non più difficile
Alla fine, i tuoi strumenti faranno la differenza tra lavorare di più e lavorare in modo più intelligente. OnePlan trasforma molte delle attività estenuanti associate alla pianificazione di festival all'aperto, semplificando operazioni come la creazione di report, la mappatura dei siti e la collaborazione. Questo strumento ti farà risparmiare tempo e denaro, liberando la tua agenda per ciò che conta. Buona pianificazione!
Inizia a pianificare il tuo festival con OnePlan completamente gratuito oggi.
