Modèle de planification d'événements gratuit par des planificateurs d'événements professionnels
Un modèle de planification d'événements facile à utiliser et précis en Excel, Word et PDF
Créé par des organisateurs d'événements chevronnés, le OnePlan Le modèle de planification d'événements est une liste de contrôle complète pour la planification d'événements avec des conseils perspicaces et un guide étape par étape pour planifier et exécuter vos événements. Téléchargez ce guide gratuit sur la planification d'événements, qui plonge dans les bases de la gestion d'un événement.
Téléchargez votre modèle de planification d'événement gratuit
Que contient le modèle de planification d'événement ?
- Liste de contrôle des permis et licences
- Conseils de gestion de site
- Savoir-faire en gestion de foule
- Assurer la sécurité de votre événement
- Aide les organisateurs d'événements à identifier les jalons de l'événement
- Attribuer des tâches et des jalons aux services événementiels
- Comprend des calendriers, des calendriers, des ordres du jour et des exemples
- Personnalisez la feuille selon les besoins de votre événement
Comment accéder OnePlanDocument de planification d'événements :
Inscrivez-vous OnePlan gratuitement en quelques secondes (aucune information de paiement requise), puis :
- Dans le coin supérieur gauche de votre tableau de bord, cliquez sur 'Gabarits»
- Clique le 'Formulaire de gestion d'événements' pour le télécharger !
"Nous aimons OnePlan! Cela nous a aidé à identifier une manière complètement différente d’utiliser notre site et la manière la plus efficace d’atteindre sa pleine capacité.
Amy Bertaut
Shrewsbury Folk Festival
Étape 1 de votre liste de contrôle d'événement :
Remplissez l'aperçu de votre événement
Saisissez les détails essentiels de votre événement sur le modèle de planification. Cela inclut le nom de votre organisation, le nom de l'événement, le lieu, la date et les informations de contact clés. Cette section constitue l'épine dorsale de votre processus de planification, fournissant un aperçu clair des détails fondamentaux de l'événement.
- Quels sont les buts et objectifs de votre événement
- Qui organise l'événement
- Où et quand aura lieu l'événement
- Qui sont les principales parties prenantes, c'est-à-dire les principales personnes impliquées dans l'événement qui doivent être tenues au courant de certains ou de tous les détails
Étape 2 : Entrepreneurs et services d'urgence
Répertoriez les principaux entrepreneurs pour des services tels que la nourriture et les boissons, l'électricité temporaire et les infrastructures. N'oubliez pas d'inclure les contacts essentiels des services d'urgence sur votre modèle de planification d'événement, cela inclut les pompiers, la police et l'assistance médicale. Cette préparation est cruciale pour faire face à d’éventuelles situations inattendues lors de l’événement.
Étape 3 : Création du calendrier de l'événement
Le calendrier de l'événement est un élément clé de tout plan d'événement, il donne un aperçu des tâches à effectuer avant l'événement, le jour de l'événement et après l'événement. Il fournit des informations sur qui est affecté à chaque tâche. Utilisez la grille ci-jointe. Assurez-vous d'inclure autant de détails que possible et de diffuser le calendrier auprès de tout le personnel, des fournisseurs et des parties prenantes.
Étape 4 : Définissez votre audience et assurez l’accessibilité pour tous
Définissez le profil de votre public et tenez compte de ses besoins, y compris les éventuelles exigences en matière d'accessibilité. Rendre votre événement inclusif répond non seulement aux exigences légales, mais accueille également un public plus large, enrichissant ainsi l'expérience événementielle pour chacun.
Étape 5 : Créer un plan de site
Créez un plan de site détaillé à l'aide de OnePlan, marquant tout, des structures temporaires et sorties de secours aux toilettes et lieux de gestion des déchets. Un plan de site bien pensé est crucial pour le bon déroulement des opérations et le confort des participants.
Étape 6 : Gérer l’assainissement et la gestion des déchets
Utilisez le guide du modèle de planification d'événement pour vous assurer que vous disposez d'installations sanitaires adéquates en fonction de votre fréquentation prévue, et élaborez une stratégie pour une collecte et un recyclage efficaces des déchets afin que votre événement reste respectueux de l'environnement.
Étape 7 : Créer un plan de gestion du bruit
Assurez-vous que votre événement dispose d'un plan pour communiquer avec les résidents à proximité et respectez les réglementations locales en matière de son. Pensez à engager un ingénieur du son pour les événements plus importants afin de maintenir des niveaux de volume appropriés. Un plan clair pour minimiser l'impact du bruit, y compris la surveillance et l'ajustement du son si nécessaire, satisfera à la fois les participants et la communauté locale.
Étape 8 : Planifier votre personnel événementiel
Du personnel qualifié supervisant divers aspects de l'événement aux stewards dévoués gérant les foules et à la sécurité professionnelle assurant la sécurité, chaque rôle joue un rôle important. Assurez-vous que votre équipe est bien informée de ses tâches et a accès au plan du site. Une formation adéquate et des directives claires leur permettront de gérer les situations efficacement, contribuant ainsi à une expérience sûre et agréable pour toutes les personnes impliquées.
Étape 9 : Créez un plan de gestion du trafic et des foules pour votre événement
Planifiez la manière dont vous gérerez la capacité et le trafic de l’événement, en garantissant un déplacement sûr et efficace des participants. Tenez compte des itinéraires de circulation publics et des politiques relatives aux véhicules, en particulier en cas d'urgence.
Étape 10 : Planifier un événement sécuritaire
Votre événement doit être un espace sécuritaire pour tous. Cela comprend des mesures de sécurité incendie, des plans d'évacuation et des politiques pour les enfants perdus. Utilisez le modèle d'événement pour parcourir et créer un plan et une liste de contrôle pour chacune de ces possibilités. Soyez toujours prêt à affronter des conditions météorologiques extrêmes et ayez une politique d’annulation en place.
Étape 11 : Rassemblez le tout et partagez-le avec les parties prenantes
Examinez attentivement votre plan d’événement terminé, en vous assurant que chaque détail a été pris en compte et traité. Partager avec les parties prenantes. N'oubliez pas que la flexibilité est la clé. Soyez prêt à adapter votre plan au besoin, jusqu'au jour de l'événement.
