SoulFest planifie son festival plus efficacement en utilisant OnePlan
Planification du plus grand festival de musique chrétienne en Nouvelle-Angleterre
Fête de l'âme est le plus grand festival de musique chrétienne de la Nouvelle-Angleterre. Chaque été, l'événement de trois jours rassemble plus de 75 artistes et conférenciers pour des performances musicales à grande échelle, des ateliers et des tables rondes. L'événement comprend également un grand nombre de vendeurs de ministères et d'écoles chrétiennes ainsi que de vendeurs de nourriture et de vêtements.
La planification du SoulFest est une entreprise considérable, et avec une petite équipe de planification d'événements et un budget limité, ses producteurs doivent s'appuyer sur des outils et des plateformes intelligentes pour en faire une réalité. C'est là que OnePlan entre en jeu.
Avant d'utiliser OnePlan, l'organisatrice Renna affirme que la planification de l'événement a pris 2 semaines, à raison de 3 à 4 heures par jour, ainsi que de nombreuses soirées tardives. Depuis l'utilisation OnePlan, cela ne prend désormais plus qu'une heure par jour pendant une semaine. C'est un énorme gain de temps de 1 % !
Et cela permet d'économiser de l'argent à SoulFest, offrant un retour sur investissement 21x basé sur leur abonnement mensuel. Cela a changé la donne pour Renna et son équipe – regardez la vidéo et continuez à lire pour voir les détails.
La plateforme tout-en-un qui a remplacé les anciens systèmes
Renna Muhieddin est la productrice associée de SoulFest. Pendant des années, l'équipe du SoulFest utilisait une combinaison de Google Maps et de Photoshop pour la planification du site et des feuilles de calcul pour tout le reste. Le processus consistant à utiliser Photoshop pour planifier le site, puis à agrandir ce fichier pour les affiches, les cartes de production et toutes les parties prenantes de l'événement, était un véritable casse-tête.
"C'était l'ancien système, et c'était horrible", a expliqué Renna. "C'était tellement fastidieux, et nous attendions généralement la toute dernière minute pour le faire parce que les choses changent tellement au quotidien avec le festival."
Malgré ses défis, l’ancien système était celui auquel Renna et son équipe s’étaient habitués. Ils ne connaissaient aucun programme suffisamment intelligent pour planifier un événement aussi vaste et complexe que le SoulFest. Elle était sceptique quant à la capacité d’une plateforme à répondre aux nombreux besoins du festival, mais OnePlan promettait d'être une plate-forme tout-en-un, alors Renna l'a essayée.
Elle n'a pas été déçue. Lorsque Renna a commencé à planifier le SoulFest, elle avait OnePlan à côté d'elle. «J'avais presque tous les éléments de notre carte sur le OnePlan plateforme dans les deux jours. C'était incroyable."
Les 6 fonctionnalités qui ont fait toute la différence
Passer à OnePlan a eu un impact énorme sur l’équipe du SoulFest. Voici six outils et fonctionnalités qui se sont démarqués.
1. Facilité d'utilisation
OnePlan est facile à utiliser et facile à enseigner. Renna est rapidement montée sur la plate-forme, tout comme son équipe. Sa fonctionnalité est même excellente sur un iPad, permettant à Renna d'avoir son plan du site à portée de main sur place lors de l'événement et d'apporter des modifications en temps réel.
2. Économisez du temps et de l'argent
OnePlan a permis à la petite équipe du SoulFest de gagner beaucoup de temps à un coût abordable. La méthode Photoshop prenait énormément de temps. OnePlan a rendu des choses qui prenaient des heures plus faciles qu'ils n'auraient pu l'imaginer. « Les 70 $ par mois pour pouvoir développer un site comme celui-ci sont inestimables. » » dit Renna.
3. Créez facilement un plan du site
L'amélioration la plus importante et la plus immédiate a été la possibilité d'insérer des éléments dans le plan du site à grande échelle. La simplicité de cartographie des objets a permis un énorme gain de temps. Renna pourrait simplement saisir les dimensions d'une tente et la déposer instantanément sur la carte. OnePlanLes calculatrices intelligentes de vous fournissent instantanément des informations sur les objets en temps réel. Donc pour les 54 tentes de Renna, c'était un véritable gain de temps.
4. Créez des rapports utiles
Les rapports Bill of Quantity ont également changé la donne pour l’équipe SoulFest. Renna a pu générer des rapports sur la quantité de stock à commander. Par exemple, elle pourrait déterminer le nombre de clôtures à commander en fonction des éléments qu'elle avait placés sur la carte et le nombre de tentes qui seraient installées autour du festival en utilisant OnePlan système de gestion des stocks.
SoulFest est un festival annuel, c'est pourquoi ses vendeurs envoient à l'équipe de planification une liste de ce qui a été commandé l'année précédente. Avec OnePlanGrâce à l'outil de métré, l'équipe peut vérifier cette liste pour s'assurer qu'elle commande la bonne quantité de chaque élément, en veillant à ne pas en commander trop, ou pire encore, pas assez.
5. Opérer en mesures métriques ou impériales
OnePlan a récemment ajouté la possibilité de cliquer sur une bascule et de passer des mesures métriques aux mesures impériales. Renna a déclaré : « Nous avons enfin des mesures impériales, ce qui est tellement excitant !
6. Facilité de collaboration
La facilité de collaborer grâce au OnePlan La plate-forme a été un autre énorme avantage pour l'équipe SoulFest. Dans le passé, il n'était pas possible de remettre un fichier Photoshop : Renna devait effectuer elle-même tous les ajouts et modifications. En 2021, les coéquipiers de Renna ont pu apporter les ajouts nécessaires directement au OnePlan carte. "Notre coordinateur du terrain a simplement sauté sur la plate-forme et a commencé à ajouter toutes les clôtures", a déclaré Renna.
"Je ne pouvais pas m'empêcher de jaillir OnePlan aux gens de mon terrain au festival. Je me disais : « Nous avons un nouveau logiciel. C'est merveilleux. Tu devrais regarder ça."'
Renna Muhieddin
Producteur associé, SoulFest
Un élément essentiel du fonctionnement du SoulFest
Renna est déjà en train de planifier le prochain SoulFest. Elle et son équipe envisagent de modifier l'agencement du festival et de commercialiser quelque chose de complètement nouveau. Avec seulement deux employés à temps plein travaillant sur le projet, OnePlan est devenu un élément essentiel de l'opération.
As OnePlan continue de se développer, Renna est enthousiasmée par les nouveaux outils et capacités. Par exemple, le nouvel outil de tableau d'objets permettra à l'équipe de Renna d'espacer parfaitement les tentes sur le plan du site. Ils peuvent saisir le nombre de tentes nécessaires ainsi que la distance entre elles et OnePlan générera et s'alignera sur la grille sur la carte des événements.
La fonctionnalité est actuellement en version bêta, mais Renna a hâte de pouvoir l'utiliser pour cartographier les tentes et rendre l'ensemble de l'agencement de leur événement plus précis et le processus de planification du site plus pratique. "Il est extrêmement important de bien comprendre l'espacement entre les objets", a expliqué Renna.
Cet outil Array est désormais disponible dans OnePlan, grâce aux retours de Renna et des autres organisateurs. Vous pouvez voir les dernières fonctionnalités que nous avons ajoutées sur le Page de mises à jour du produit.
Envisagez-vous un site de festival comme Renna ? Commencez à utiliser OnePlan dès aujourd’hui.
