Lorsque Kristen Hudgins de TRC Events a commencé à planifier son exposition annuelle d'art et d'artisanat de Noël en juillet, elle utilisait une application gratuite qui ne suffisait tout simplement pas. Les copier-coller constants, les inexactitudes et les maux de tête la détournaient de la planification réelle de l'événement, la forçant à passer son temps à travailler et à retravailler un plan du site loin d'être parfait.
Puis Kristen a découvert OnePlan. Elle a maintenant prévu quatre événements distincts en OnePlan avec plus de 5,000 XNUMX participants. Voici cinq choses qui se sont démarquées.
1. Infrastructures (surtout les tentes !)
L'événement Noël en juillet de Kristen rassemble des dizaines d'artistes dans une ferme locale pour une journée de vente de leurs produits. Cela nécessite des tentes – beaucoup !
« Nous avons plus de 170 tentes et exposants pour l'événement de Noël en juillet » a partagé Kristen. « La possibilité d'agrandir les tentes et de s'assurer que tout est parfaitement placé est un grand avantage de OnePlan. Cela m'a fait gagner énormément de temps et je me sens plus confiant dans le plan de mon site.
OnePlan permet à Kristen de modéliser des tailles de tente personnalisées, garantissant ainsi que le plan de son site est précis au pouce près, tant en termes d'emplacement que d'échelle. C’est essentiel, car une erreur de calcul, même de quelques centimètres, peut entraîner le blocage d’une sortie ou une surpopulation. OnePlan est précis. Entrez les mesures exactes (impériales ou métriques) pour tous les éléments d'événement dans le OnePlan studio.
2. Gestion des fournisseurs
De la location de tentes aux vendeurs de nourriture en passant par les dizaines d'artistes avec lesquels Kristen travaille lors de son événement de Noël en juillet, la gestion des fournisseurs est une partie importante de son processus. Heureusement, OnePlan est configuré pour la gestion des fournisseurs. Chaque élément placé sur une carte comporte une section de gestion des fournisseurs où les planificateurs peuvent suivre des informations telles que le nom du fournisseur, le coût, la date d'entrée et de sortie et l'état de disponibilité. En savoir plus sur la gestion des fournisseurs dans OnePlan.
De plus, la facilité de collaborer OnePlan facilite l’implication des fournisseurs à n’importe quelle étape du processus.
"Mes fournisseurs apprécient beaucoup la façon dont je peux les impliquer dans le processus. OnePlan rend la gestion des fournisseurs beaucoup plus facile, en regroupant tout cela dans un seul système.
Kristen Hudgins
Événements TRC
3. Gain de temps
OnePlan a rationalisé de nombreux processus, faisant ainsi gagner beaucoup de temps à Kristen. Par exemple, OnePlanL'outil de devis quantitatif compte automatiquement les éléments placés sur le plan de son site afin qu'elle puisse voir de quelle infrastructure et quels éléments elle a besoin en un seul endroit. Il calcule et affiche automatiquement les articles dont elle doit se procurer auprès des fournisseurs.
Soyons réalistes, la planification d'événements n'est pas facile et la gestion d'un million de pièces mobiles à la fois peut prendre beaucoup de temps. Nous voulons tous passer notre temps à faire ce que nous faisons de mieux : créer de la magie lors d’événements ! Ce que nous ne voulons pas, c'est passer des heures précieuses à créer des cartes de qualité inférieure ou à gérer la logistique des fournisseurs, car nous n'avons pas les outils nécessaires pour gagner du temps et économiser l'argent de nos clients. OnePlan élimine ou simplifie les tâches fastidieuses. Les organisateurs d’événements gagnent du temps, leur permettant de se concentrer sur les détails les plus importants.
4. Collaboration
Bien que Kristen soit la seule organisatrice d'événements derrière TRC Events, la collaboration et la facilité de partage restent une priorité majeure pour elle. Elle doit tenir ses clients et fournisseurs au courant. C'est là que OnePlanLes fonctionnalités de collaboration de se sont révélées utiles.
En utilisant OnePlan a rendu la collaboration avec les principales parties prenantes plus facile que jamais. Avant OnePlan, ses précédentes méthodes de planification d'événements lui faisaient copier et coller chaque élément de son plan d'événement pour l'envoyer aux parties prenantes afin de les tenir au courant. OnePlan permet une collaboration et un partage faciles avec les parties prenantes. Le partage des personnes concernées sur le plan se fait en un seul clic, et leur donner un accès en lecture seule signifie qu'ils ne pourront rien modifier sur le plan. Elle a également partagé son plan avec les participants en utilisant la fonction de capture d'écran dans OnePlan et en publiant une photo de son projet sur son site Web. Les participants et les fournisseurs peuvent facilement voir la carte de l'événement et savoir exactement où aller.
Kristen a une vision pour ses événements, mais il est parfois difficile de traduire cette vision en quelque chose de concret à montrer aux clients et aux autres parties prenantes. Avec des cartes plus détaillées et différentes manières de visualiser, OnePlan a aidé Kristen à illustrer ses idées d'une manière plus excitante et dynamique, permettant une plus grande collaboration en temps réel.
5. Un plan du site plus précis et détaillé
Le parking, les toilettes, les tentes et les vendeurs ne sont que quelques-uns des éléments qui doivent être illustrés sur le plan du site de Noël en juillet. Avec OnePlan, les plans du site de Kristen sont désormais plus précis et plus détaillés. Non seulement à cause de la planification du site de son événement qu'elle a réalisé OnePlan mais aussi en utilisant le OnePlanLa sélection de cartes à jour, 2D, HD, aériennes et satellite pour planifier vos événements. Kristen peut afficher et basculer entre des cartes haute résolution et des images de lieux mondiaux avec plusieurs options, notamment les modes carte, satellite et noir et blanc.
L'événement de Kristen propose également des objets uniques qui ne sont pas utilisés à chaque événement, notamment un foyer, des jeux de lancer d'anneaux, un zoo pour enfants - chacun de ces objets uniques a une icône sur mesure dans OnePlan. "OnePlan Cela me permet désormais de planifier précisément mon événement de Noël. C'est extrêmement précis, ce qui me donne confiance lorsque j'arrive sur place », a déclaré Kristen.
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