Chaque année, à Thanksgiving, des communautés à travers les États-Unis organisent des Turkey Trots – des événements généralement organisés pour collecter des fonds pour des œuvres caritatives tout en brûlant des calories avant le plus grand jour de fête de l'année.
Festival Foods est une chaîne d'épicerie qui exploite 40 magasins dans tout l'État du Wisconsin. Ils organisent onze trots de dinde chaque année – tous en même temps – pour encourager les gens à être actifs tout en redonnant à leur communauté, les bénéfices étant reversés aux clubs Garçons et Filles et aux YMCA des communautés où se déroulent les événements. Jusqu'à présent, ils ont collecté plus de 3.6 millions de dollars avec plus de 138,000 XNUMX participants.
Les complexités de la planification de 11 événements en cours le même jour
Les Festival Foods Turkey Trots sont une entreprise énorme, avec des événements se déroulant en même temps sur plusieurs sites, l'équipe doit gérer un grand nombre de personnel, de vendeurs et d'autres parties prenantes. Les événements en cours d’exécution sont toujours complexes. Ils nécessitent une planification importante pour assurer la sécurité des participants et des spectateurs, nécessitant souvent des fermetures de routes et une collaboration avec les autorités locales. La gestion des foules présente un défi car il faut tenir compte des foules de coureurs ainsi que des spectateurs et du personnel. Des éléments tels que les postes d'enregistrement, les barrières, les toilettes, les points d'eau, les médecins et les panneaux de signalisation doivent être placés sur un plan du site pour garantir que l'équipe dispose de tout ce dont elle a besoin le jour de la course. Pour Festival Foods, ces défis se sont amplifiés tout comme leurs courses.
«Nous avons commencé en 2008 avec trois lieux de course», a expliqué Brian Stenzel, directeur principal de l'implication communautaire chez Festival Foods. "Maintenant, nous en sommes à onze événements qui se déroulent tous en même temps dans tout l'État."
Pendant des années, l'équipe de planification plaçait des captures d'écran de Google Earth dans PowerPoint et ajoutait des épingles pour placer des éléments sur leurs sites d'événements. Il était difficile de rester organisé, d'autant plus qu'il y avait onze événements simultanés.
Découverte OnePlan
Lorsque l'équipe de planification a assisté à un atelier lors d'une conférence Running USA, elle a découvert OnePlan, un logiciel de planification d'événements qui permet une cartographie détaillée et précise du site et une collaboration transparente avec plus de 130 éléments spécifiques à un événement en cours. L’idée d’avoir un seul compte pour 11 courses était une perspective passionnante. Ils ont décidé de tenter le coup.
Festival Foods dispose d'une équipe de base de six personnes qui travaillent sur les Turkey Trots. « Nous sommes deux à construire et à éditer activement dans One Plan », a partagé Brian. « Mais nous le partageons avec tous les directeurs de course. Chacun des 11 sites a un directeur de course local dans cette ville. Nous partageons la version « Affichage uniquement » avec eux ainsi qu'avec nos fournisseurs.
Plan de l'événement Festival Foods Turkey Trot
Avantages de l’utilisation de Festival Foods OnePlan
La possibilité de partager le plan de leur site avec les parties prenantes et d'ajuster leur capacité de visualisation ou de modification en fonction de leur rôle et de leurs besoins a été formidable pour l'équipe de Festival Foods. "Pour les directeurs de course en particulier, cela a été merveilleux", a déclaré Brian.
OnePlan a également été extrêmement utile en raison de ses éléments spécifiques à la course et d'autres. L'équipe de Festival Foods peut tracer leurs itinéraires, les zones de départ et d'arrivée, les cônes, les panneaux de virage et de ligne droite, les emplacements de police, les emplacements de bénévoles, les pots portatifs, les postes de ravitaillement, les DJ, les haut-parleurs, les générateurs, les aires de stationnement, les plans de sites intérieurs, les tentes, les tables. et bien plus. «J'ouvre simplement le menu et j'accède directement à la barre de recherche pour chercher ce dont j'ai besoin. C'est facile », a déclaré Brian.
L'équipe de Festival Foods utilise fréquemment OnePlanLes fonctionnalités de calcul de comme l'outil de devis quantitatif, qui calcule automatiquement les quantités de chaque élément nécessaire en fonction du plan du site. Les rapports du tableau de bord vous montrent tout l'inventaire qui a été placé sur la carte et exportent un devis quantitatif complet vers un fichier CSV. « Lorsque nous utilisions Google Earth, il fallait créer des dossiers parents et tout ce qui s'y trouvait était très difficile à trouver », a expliqué Brian. « Dans One Plan, le tableau de bord a été très utile. Le simple fait de compter le nombre de panneaux de virage à gauche dont nous avons besoin est très facile à faire dans One Plan.
Stevens Point – Plan d’événement Festival Foods
OnePlan a été vraiment mise à l'épreuve l'année dernière lorsque l'équipe du Festival Foods a participé à une course supplémentaire. « Stevens Point était un tout nouveau centre cette année, donc One Plan a été extrêmement utile pour tout mettre en place là-bas », a déclaré Brian. L'équipe a pu partager son plan du site avec le directeur de course local pour s'aligner sur tous les détails de la course.
L'équipe économise du temps et de l'argent grâce à OnePlan, et ils prévoient de continuer à utiliser le programme pour les futurs Turkey Trots. Ils espèrent voir bientôt des marqueurs kilométriques ajoutés aux éléments du pack de course, et ils travaillent avec le OnePlan équipe pour intégrer le logiciel à sa propre application événementielle.
Dans l'ensemble, OnePlan a changé la donne pour l'équipe de Festival Foods, leur permettant de se concentrer sur le travail important consistant à organiser des événements fantastiques et à redonner aux communautés où ils opèrent.
Cliquez ici pour en savoir plus sur la planification d'événements en cours avec OnePlan.
