Par-dessus tout, il y a une chose qui compte le plus lorsqu’il s’agit de planifier un événement : la sécurité. Stadium est une société de solutions de sécurité basée à Coventry, au Royaume-Uni, qui valorise exactement cela. Le stade gère tous les aspects de la sécurité lors d'un événement, y compris la sécurité de l'événement, la gestion des foules et la gestion du trafic.
OnePlan s'est associé à Stadium pour améliorer notre gestion du trafic fonctionnalités et implémenter de nouveaux outils. Nous avons discuté avec le directeur des opérations nationales, Sam Wilson, et il nous a donné son point de vue sur la création de la version personnalisée et sur la façon dont ils ont récemment utilisé OnePlan pour l'un de leurs plus grands événements – Coventry Moves.
Les anciennes méthodes de gestion des événements et du trafic
Avant OnePlan, Stadium a utilisé les méthodes traditionnelles de planification d'événements pour la gestion de la sécurité.
« J'ai déjà travaillé avec CAD », a déclaré Wilson. « Même s'il s'agit d'un bon système, il était maladroit. Vous avez besoin de beaucoup de formation avant de l'utiliser, et il n'est pas conçu pour la gestion du trafic. Lorsque j’ai rejoint Stadium, nous utilisions Powerpoint puisqu’il est possible de superposer des panneaux de signalisation. Mais pour ce faire, j'ai dû créer le panneau dans Powerpoint, ce qui a pris environ 5 à 10 minutes par panneau.
"En OnePlan, il suffit de cliquer, glisser, déposer et cela amène automatiquement le signe. Vous passez de 5 minutes par panneau à moins d'une minute. La fonction cliquer-déposer permet de gagner beaucoup de temps. Depuis mai, nous avons déjà réalisé 18 à 20 plans de gestion du trafic en OnePlan. »
Les méthodes de planification d’événements du passé étaient complexes et difficiles à intégrer ou à enseigner aux équipes. Pour Wilson, apprendre OnePlan était facile et il était simple de faire en sorte que son équipe l'utilise.
« Une formation minimale était nécessaire avec OnePlan, ce qui a beaucoup aidé. Pour ma part, j'ai eu une discussion rapide avec Henry, notre responsable de la réussite client, qui m'a montré toutes les fonctionnalités et immédiatement mon équipe a pu s'en emparer.
« Auparavant, la planification de nos événements prenait plus de 200 heures. OnePlan nous avons réduit ce chiffre à 75. »
sam wilson
Gestionnaire des opérations nationales, Stade
Planification de l'emménagement de Coventry OnePlan
Après avoir travaillé dans OnePlan pendant un certain temps, ils ont commencé à planifier l'un de leurs plus grands événements de l'année, Coventry Moves. Un événement et une célébration d'une journée au cours desquels de la musique, des processions et d'autres formes d'art ont été joués dans toute la ville de Coventry. Les danseurs se produisaient dans des zones résidentielles, puis parcouraient des itinéraires menant à la ville pour finir à Coventry Square.
« Coventry Moves était un événement majeur qui s'est déroulé de 8 heures du matin à 9 heures, avec plus de 12 heures de fermetures de circulation, qui ont affecté les bus, les taxis et la circulation locale. L’un des plus grands défis consiste à gérer les sept processions tout au long de la journée et à les superposer en une seule qui pourrait fonctionner. Pour l'événement, nous avions besoin d'environ 8 à 9 cartes construites et nous avons mis tout cela dans OnePlan. Pour tout changement, nous pourrions facilement les rediriger vers OnePlan et les changements se sont produits instantanément et tout le monde pouvait voir les mises à jour à ce moment-là. »
« C'était unique car nous avons eu probablement 400 fermetures individuelles, sur 7 parcours de cortège, et plus de 100 collaborateurs. Nous devions ensuite inscrire cela dans un plan qui soit compréhensible pour 110 parties prenantes et il était évident qu'il était crucial de le faire sur OnePlan. Auparavant, la planification de nos événements prenait plus de 200 heures, et avec OnePlan nous avons réduit ce chiffre à 75. »
Une solution de gestion de trafic sur mesure
OnePlan a travaillé avec Stadium pour créer une meilleure version de OnePlanLe système de gestion du trafic de est adapté aux besoins des sociétés de gestion de la sécurité et des sociétés de gestion du trafic comme Stadium. L'optimisation et l'amélioration d'une solution peuvent être un processus long, mais Wilson a expliqué ce qu'il ressentait OnePlan a vraiment écouté ce qu'ils voulaient et créé exactement ce qu'ils recherchaient dans une plateforme de gestion d'événements.
« Cela a vraiment commencé en nous demandant ce que nous attendions de l'étiquette et comment nous pourrions mieux adapter les fonctionnalités à nos besoins, et OnePlan livré. Cela fait neuf mois que nous avons commencé et la solution fonctionne vraiment pour nous. Le processus a été formidable. Henry, notre Customer Success Manager, écoute et comprend. Toutes les mises à jour que nous demandons sont terminées en 3 à 4 jours.
« Si nous la comparons à la CAO, la marque blanche répond bien mieux à nos besoins. En CAO, il fallait faire beaucoup de travail pour obtenir une ligne de cône, et en OnePlan, c'est littéralement point par point et cela vous donne le nombre de cônes nécessaires – quelque chose de spécifique à la marque blanche Stadium.
Utilisations du stade OnePlan principalement pour la gestion du trafic, les éléments les plus utilisés sont donc la direction des panneaux de signalisation et des itinéraires piétonniers, ainsi que la signalisation, les zones de personnes et les zones de parking. Ils montrent les cortèges en créant des itinéraires et en indiquant facilement la direction dans laquelle ils vont. Pour les zones fermées, OnePlan peut bloquer une zone avec une couleur pour qu'elle soit facile à voir.
En utilisant OnePlan j'ai immédiatement vu les avantages
Nous avons mentionné comment Stadium a gagné du temps en utilisant OnePlan, mais c'était aussi une mesure d'économies considérable.
« Il me faudrait environ une journée pour créer huit cartes en CAO. Dans OnePlan, cela prend environ 2 heures, ce qui signifie que j'ai plus de temps pour apporter des modifications. Ce qui se passe généralement, c'est que j'envoie à un client son plan dans l'après-midi et quelques heures plus tard, je reçois les modifications, OnePlan cela me donne le temps de terminer ce plan ce jour-là ou si je ne suis pas disponible, je peux demander à un collègue d'apporter les modifications en sachant que c'est une plateforme facile à utiliser ».
«Nous avons également utilisé OnePlan pour les appels d'offres de clients potentiels, pour leur montrer ce que nous pouvons faire en termes de gestion d'événements et l'option live est vraiment utile. Cela nous permet de passer en mode données et d’afficher les opérations.
Nous sommes enthousiasmés par le partenariat que Stadium a établi avec OnePlan et j'ai hâte de continuer à mettre à jour et à révolutionner leur marque blanche. Notre objectif est toujours de créer de meilleures solutions de gestion du trafic et des événements pour assurer la sécurité des personnes lors des grands événements.
