Le Cheese and Chilli Festival organise quatre événements gastronomiques chaque année, réunissant jusqu'à 9,000 120 personnes, ce qui nécessite une planification précise de l'événement. Travaillant avec une petite équipe de planificateurs, appuyés par des sous-traitants pour les journées événementielles, son directeur Simon Stewart doit gérer plus de XNUMX vendeurs de nourriture, bars agréés, activités foraines et scènes de divertissement en direct.
Simon a commencé à utiliser OnePlan pour planifier ces événements familiaux après avoir réalisé ses avantages instantanés par rapport au package CAO qu'il utilisait auparavant.
Fromage et piment avant OnePlan
Avant d'utiliser OnePlan, Simon a dû basculer entre différents programmes pour créer son plan pour le Fête du fromage et du piment – une situation vécue par de nombreux organisateurs d’événements. Il a utilisé une feuille de calcul Excel distincte pour rassembler les superpositions nécessaires à chaque événement, tandis que les images ont été coupées et collées à partir de Google Maps pour dessiner un plan du site avec des formes dans PowerPoint. Ce processus n'a pas permis une cartographie précise ou une capture de données, ce qui signifie que ses plans ne répondaient pas aux normes professionnelles des événements.
Simon déclare : « Avec le logiciel que nous utilisions auparavant, la capacité d'évolutivité n'était pas excellente. Nous ne pouvions pas compter sur sa précision et nous nous rendions souvent sur le site et devions apporter des modifications à la disposition car les plans n'étaient pas à l'échelle.
Une meilleure façon de planifier des événements
Maintenant Simon utilise OnePlan planifier, cartographier et se procurer tout ce dont il a besoin pour créer des événements réussis. "OnePlan fournit une carte précise à l'échelle et des centaines d'éléments d'infrastructure événementielle qui me permettent de construire rapidement un site événementiel », dit-il.
Tout d'abord, il choisit une carte de base dans OnePlan pour commencer à planifier, en étant sûr que tous les éléments qu'il place sur le plan sont au bon endroit et ont la bonne taille. Il glisse et dépose l'événement Infrastructure comme les toilettes, les tentes, les clôtures, les barrières, les stewards et les camions de pompiers… ces piments sont chauds !
Grâce à une planification précise des événements, Simon peut visualiser chaque élément d'infrastructure dans un devis quantitatif et l'exporter pour le partager avec les fournisseurs. Il contient toutes les informations dont il a besoin, y compris la taille de l'article, what3words adresse, coût, ainsi que l’heure et la date d’installation.
"En utilisant OnePlan Je crée des plans de sites d'événements précis, détaillés et d'aspect professionnel sans avoir besoin d'un logiciel de CAO complexe.
Simon Stewart
Directeur, Festival Fromage & Piment
OnePlan fournit un catalogue complet de tout ce dont Simon a besoin pour ses événements. Il a été capable de produire des plans de site d'événements précis et professionnels instantanément après son inscription.
"OnePlan est facile à apprendre et à utiliser, fournit des plans d'aspect professionnel et me donne des outils avancés pour la gestion d'événements. J'ai désormais confiance dans l'aspect professionnel de mes plans de site et je dispose des détails et des données nécessaires pour répondre à toutes vos questions.
Assurer la sécurité des participants à l'événement
La sécurité des participants est d'une importance primordiale lors de ces événements au Royaume-Uni. En utilisant OnePlan's Boîte à outils sur la distanciation sociale, Simon peut mesurer la zone de foule, les calculateurs de files d'attente et d'évacuation et les itinéraires des véhicules d'urgence. Cela lui permet de présenter facilement les données dans ses évaluations des risques et ses plans de gestion, ce qui rend son processus de planification d'événements considérablement plus fluide.
"OnePlan nous fournit des informations fiables sur la sécurité et la planification qui soutiennent notre planification, nos opérations et nos parties prenantes.
Simon Stewart
Directeur, Festival Fromage & Piment
Alors qu'auparavant il devait envoyer des fichiers volumineux aux parties prenantes et aux fournisseurs, Simon peut désormais partager son plan d'événement en un clic, leur donnant un accès instantané aux versions consultables ou modifiables des plans. C'est un gain de temps considérable lorsqu'il s'agit de gérer les services d'urgence, les licences et les autorités locales britanniques. SAG (Groupes consultatifs sur la sécurité), propriétaires fonciers et fournisseurs.
Simon dit, « La sécurité et la confiance des parties prenantes sont essentielles pour obtenir les autorisations et accueillir 10,000 XNUMX personnes en toute sécurité. OnePlan nous fournit des informations fiables sur la sécurité et la planification qui soutiennent notre planification, opérations et parties prenantes.
Une plateforme pour une planification précise des événements
En fin de compte, Simon bénéficie désormais du fait qu'il vient d'avoir un plan pour tout ce dont il a besoin pour organiser des événements sûrs et réussis. OnePlan permet une planification précise des événements pour sa ville et ses événements. Et il est capable de fournir des commentaires pour nous aider à nous améliorer continuellement OnePlan dans le futur. "Enfin, un système spécialement conçu pour les professionnels de l'événementiel."
