Organiser un événement, grand ou petit, s'accompagne d'une liste de choses à faire longue et de nombreuses responsabilités qui peuvent être assez écrasantes. Peu importe ce qui est inclus dans l'événement, vous pouvez vous attendre à ce que la logistique de celui-ci vous apporte pas mal de défis tout au long du parcours.
Même si vous êtes un expert en planification d'événements, il y a généralement une équipe de personnes impliquées, et vous pouvez garantir que tout le monde reste sur la même longueur d'onde avec l'aide de OnePlan logiciel de studio. Dans cet article, nous allons nous concentrer sur les 5 choses que vous devez faire en premier OnePlan afin que vous puissiez vous assurer de tirer le meilleur parti de la plateforme de planification d'événements.
Quel est OnePlan?
Si vous recherchez une solution tout-en-un pour vous aider à planifier vos événements, OnePlan propose une solution intuitive qui vous permet de gérer chaque étape du processus au sein d'une interface utilisateur détaillée et fluide. Il vous permet de coopérer avec tous les partenaires, fournisseurs et collègues associés à l'événement, et vous pouvez facilement travailler ensemble dans le confort de votre ordinateur. Il est livré avec de nombreux outils de gestion et de planification d'événements tels que des cartes, des infrastructures, Importation CAO, et beaucoup plus. Que vous travailliez avec une petite salle ou une grande arène, OnePlan est en mesure de vous aider à tout gérer. Nous vous recommandons de commencer votre plan d'événement par 5 étapes pour vous assurer de tirer le meilleur parti de la plateforme et de planifier un grand événement.
1. Tracer les zones, les itinéraires et comment y accéder
Zones de parcelle
Une fois que vous avez créé votre événement dans OnePlan, votre tableau de bord contiendra de nombreux paramètres différents que vous pourrez renseigner à votre rythme. Pour que votre événement se déroule sans problème, il est essentiel que vous disposiez d'un plan d'événement indiquant les zones, les itinéraires et la manière dont vos participants y accéderont. Nous vous recommandons de commencer par marquer ces zones, telles que la zone dans laquelle l'ensemble de votre événement se déroulera, les zones de foule, les zones de restauration, etc.
Pour marquer une zone, cliquez sur « Zones, itinéraires et accès » dans la barre d'outils de gauche dans le OnePlan Studio, puis cliquez sur « Zones » et choisissez une zone colorée que vous souhaitez marquer. Tracez ensuite les coins de votre zone et double-cliquez sur le dernier point pour terminer de délimiter votre zone. Ta-da ! Vous avez tracé votre première zone dans OnePlan.
Placer des itinéraires
Il est indéniable qu'il est crucial de cartographier à l'avance l'infrastructure de votre événement sous plusieurs angles, mais vous devrez également tenir compte de la manière dont les participants arrivent et entrent dans l'événement. Beaucoup de gens ne voudront pas attendre trop longtemps si les files d'attente sont remplies juste pour entrer, et OnePlan est un excellent outil pour acheminer les parkings et les entrées.
Votre prochaine étape consiste donc à tracer vos itinéraires. Comment vos invités accéderont-ils à votre événement ? Quel sera leur itinéraire depuis le stationnement ou le transport en commun jusqu’à votre entrée ? OnePlan propose des itinéraires pour véhicules et piétons.
Pour tracer des itinéraires sur votre plan d'événement, ouvrez à nouveau l'onglet « Zones, itinéraires et accès » dans votre OnePlan studio, puis choisissez l'itinéraire que vous souhaitez tracer, puis cliquez facilement à l'endroit où vous souhaitez tracer l'itinéraire pour commencer, suivre et arrêter.
Mesurer les zones et les itinéraires
En plus de tracer ces itinéraires et ces zones, vous êtes également en mesure de recueillir des mesures précises du lieu, des vendeurs et des endroits où vous prévoyez avoir un trafic piétonnier constant. Obtenir des mesures appropriées de la zone avec laquelle vous travaillez est vital pour vos fournisseurs et pour la capacité attendue de votre événement. Connaître la superficie exacte dont vous disposez peut aider à contrôler les foules et permet simplement de minimiser le temps d'attente des participants et d'éviter les zones bondées.
Pour mesurer vos superficies, cliquez simplement sur une zone que vous avez tracée et vous verrez les mètres carrés (ou pieds carrés) exacts de l'espace. OnePlan vous donne également une estimation du nombre de personnes pouvant entrer dans cet espace et ce nombre variera en fonction de la densité de foule que vous souhaitez lors de votre événement.
Pour mesurer votre itinéraire, cliquez sur votre itinéraire et vous verrez OnePlan calcule automatiquement la longueur de cet itinéraire. Vous verrez également le temps de trajet en marchant ou en conduisant sur cet itinéraire en fonction de la vitesse moyenne que vous avez saisie.
Une fois que vous avez rassemblé toutes les mesures dont vous pourriez avoir besoin, vous pouvez facilement partager ces données avec toute personne qui en a besoin. Cela garantit que toutes les personnes impliquées savent à quoi s’attendre. Cela est également utile pour la sécurité de l'événement, car la police, les pompiers et les équipes médicales seront en mesure de fournir une réponse rapide si nécessaire.
In OnePlan, vous pouvez travailler sur ces paramètres en temps réel avec vos partenaires et collègues, ce qui vous permet de réfléchir à chaque étape du processus. OnePlan vous permet également de modéliser le flux de foule, ce qui vous donne une référence sur ce à quoi ressemblera la circulation piétonnière sous tous les angles. Non seulement les gens apprécieront vos efforts pour contrôler les foules, mais cela garantira également que votre événement progresse sans délai.
2. Placer les infrastructures
Un événement n'est rien sans son infrastructure et pour être pleinement préparé, votre plan d’événement doit être détaillé et précis avec la bonne infrastructure en place. Dans OnePlan, il existe des centaines d'éléments d'infrastructure allant des tentes à l'éclairage en passant par la nourriture et les boissons et l'assainissement. Votre prochaine étape OnePlan devrait être de tracer l'infrastructure sur votre plan d'événement et de donner à chaque élément un emplacement exact.
Pour tracer l'infrastructure, cliquez sur l'onglet « Infrastructure » dans le menu de gauche, à partir de là, vous verrez de nombreux menus déroulants de chacun des éléments d'infrastructure. OnePlan des offres.
L’un des éléments d’infrastructure les plus importants tracés sur votre carte est la clôture. Selon le lieu, certains événements nécessiteront une clôture afin que les participants ne se perdent pas ou ne soient pas mal orientés. Selon l'ampleur de votre événement, celui-ci peut devenir assez chaotique si vous attendez un grand nombre de visiteurs. Si l'événement est laissé trop ouvert, cela peut entraîner une désorganisation importante parmi les foules de personnes que la curiosité les pousse d'un vendeur ou d'une attraction à l'autre.
OnePlan vous permet de cartographier toutes les clôtures dont vous pourriez avoir besoin et comment les intégrer correctement dans l'espace qui vous est attribué. De plus, il vous fournira les données sur le nombre de panneaux requis, ce qui rendra la commande et la réservation de ces ressources d'autant plus efficaces. OnePlan propose de nombreux types de clôtures différents à l’intérieur du studio. Il existe des barrières de foule de différentes longueurs, des clôtures Heras/permiter, des barrières tensa, des bornes, des barrières mojo, et bien plus encore.
Pour tracer une clôture sur votre plan d'événement, cliquez sur l'onglet « Infrastructure », puis cliquez sur le menu déroulant « Barrières/Clôture » et choisissez la clôture que vous souhaitez pour votre événement. Cliquez ensuite sur l'emplacement de départ de votre clôture, cliquez sur chaque coin et double-cliquez pour terminer et placer votre clôture.
3. Ajoutez des outils spécifiques pour votre événement
Parmi les centaines d'objets et d'outils OnePlan offres, vous trouverez des articles uniques conçus pour votre événement spécifique. Avec les méthodes ou logiciels de planification d’événements précédents, le fait de ne pas avoir d’éléments personnalisés ou spécialisés permet des erreurs. Peut-être ne savez-vous pas exactement quelle taille une grande roue conviendrait à votre carte d'événement ou combien de temps il faudra pour installer une patinoire. Peut-être que l’article dont vous avez besoin est une barrière spécifique conçue pour protéger les foules lors d’événements cyclistes à grande vitesse ou le guichet d’un match de cricket.
OnePlan propose des packs d'événements spécialisés avec des éléments conçus pour des événements spécifiques. Certains des types d'événements spécialisés pour lesquels nous proposons des articles sont la course à pied, le cyclisme, le cricket, le triathlon, les foires et spectacles et les marchés de Noël.
Pour accéder aux packs d'événements spécialisés, cliquez sur l'onglet « Plus » dans le menu de gauche. Vous y trouverez une liste déroulante des différents packs de types d'événements.
4. Planifiez votre main-d'œuvre
Quel que soit l'événement, vous aurez besoin d'une main-d'œuvre sur laquelle vous pouvez compter, et celle-ci aura besoin d'une organisation adéquate pour accomplir efficacement les tâches qui lui sont assignées. Lorsque vous planifiez votre événement dans OnePlan, votre prochaine étape devrait être de plan par points votre personnel pour l'événement et où ils seront situés. OnePlan propose de nombreuses options de main-d'œuvre différentes, notamment les médecins, la police, la sécurité, le personnel, les bénévoles, etc. Vous pouvez fournir des noms pour chaque département et même inclure des panneaux, des tentes, des véhicules, des stations sanitaires et de nombreux autres paramètres relatifs à la main-d'œuvre pour l'événement.
Pour tracer votre main-d'œuvre sur votre carte, cliquez sur l'onglet « Main-d'œuvre » dans le menu de gauche. Vous y verrez les nombreuses options de points de main-d'œuvre. Cliquez sur le type de main-d'œuvre dont vous avez besoin et tracez leur emplacement où ils se trouveront pendant votre événement.
Si vous devez réduire ou augmenter la taille de votre effectif. Cliquez sur le point d'effectif qui a été tracé et sélectionnez l'échelle. Vous pouvez facilement planifier une mise à l'échelle parmi vos autres mesures, et le logiciel fournit plusieurs vues de votre événement, telles que des images satellite et aériennes qui offrent des détails de votre événement en haute définition. Encore une fois, toutes ces fonctionnalités peuvent être gérées grâce à un effort collaboratif, afin que rien ne soit oublié dans le processus de planification d'événements.
Bien que les participants soient principalement là pour les vendeurs et les attractions, une main-d'œuvre fluide est vitale pour tout événement, car elle joue un rôle important dans le maintien de l'ordre et dans les délais de l'événement. Pour aider vos collaborateurs à rester sur la bonne voie, accordez-leur un accès en lecture seule à votre plan afin que chacun sache où il est censé se trouver à chaque étape de l'événement.
5. Partagez votre plan d'événement
La collaboration est essentielle lors de la planification ! C'est vraiment ce qui fait la grande différence lors de la planification OnePlan. En utilisant OnePlan pour la planification, vous pouvez communiquer visuellement votre plan et collaborer avec tous les membres clés de l’équipe et les parties prenantes. Gardez une vue d’ensemble de l’ensemble du plan opérationnel du site et partagez-le avec les autorités locales et les services d’urgence afin qu’ils puissent vous fournir les permis et l’assistance dont vous avez besoin. De plus, il est basé sur le cloud et facilement partagé via un seul bouton, ce qui signifie que la collaboration est facile et que tout le monde pourra toujours accéder à la dernière version de votre forfait.
Pour partager votre plan d'événement, cliquez sur le bouton « Partager » dans le coin supérieur droit. Vous serez ensuite invité à une page où il vous sera demandé l'adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager votre plan d'événement. Vous décidez ensuite si vous souhaitez que cette personne soit un éditeur, un administrateur ou qu'elle ait uniquement un accès en lecture seule à votre plan. Pour votre équipe de planification d’événements ou vos collaborateurs, nous suggérons un accès administrateur et en modification. Pour les parties prenantes, les vendeurs et les fournisseurs, ils n'auront peut-être besoin que d'un accès en lecture seule pour se tenir au courant de votre planification.
Vous êtes désormais sur la bonne voie pour un événement réussi ! Vous avez défini vos zones et itinéraires, vous avez défini des points d'entrée et de sortie clairs, vous avez ajouté les outils spécifiques dont votre événement a besoin, vous avez tracé votre main d'œuvre et vous avez partagé votre plan avec les parties prenantes importantes. Il y a tellement de choses à faire pour planifier un événement réussi et nous sommes là pour vous aider dans votre voyage. Notre Plan professionnel permet un soutien administratif et une intégration complète des clients afin que nos experts en planification d'événements puissent vous aider à chaque étape du processus. Ne hésitez pas à réserver une démo avec nos experts pour commencer à mieux planifier avec OnePlan. Bonne planification !
