Planifier des événements majeurs n’est pas une tâche simple. Il y a une raison pour laquelle les gens sont prêts à dépenser beaucoup d’argent pour confier la responsabilité à un professionnel. Planifier un événement est un engagement sérieux qui nécessite beaucoup de personnes, de temps et d'organisation. Les événements en plein air comportent leur propre ensemble de défis, depuis la demande de permis et de licences jusqu'à la prise en compte de l'accessibilité et des nuisances sonores. Organiser un événement sans faille est plus facile à dire qu'à faire, et la plupart des gens n'ont ni le temps ni les connaissances nécessaires pour le faire correctement.
OnePlan facilite grandement la planification d'un événement. OnePlan est une plateforme collaborative en temps réel qui fournit une suite complète d'outils de planification, de conception et de gestion d'événements. Il combine les meilleures caractéristiques de la CAO avec une technologie de cartographie la plus récente dans une solution facile à utiliser.
Si vous commencez à planifier un événement ou si vous êtes à mi-chemin et complètement dépassé, OnePlan peut vous aider à créer un plan de gestion d’événements : la première étape la plus conséquente que vous puissiez franchir. Vous pouvez même accéder OnePlanFormulaire gratuit de gestion d'événements qui vous guidera à travers toutes les considérations majeures liées à la planification d’un grand événement. Cette ressource gratuite vous posera les bonnes questions pour vous aider à prioriser votre liste de tâches, à éviter les erreurs courantes et à planifier en toute confiance.
Avant de commencer, voici 10 étapes pour planifier un événement dont vous pourrez être fier.
Première étape - Soumettre un plan d'événement au gouvernement local et demander tous les permis nécessaires
Dans la plupart des cas, la première chose que vous devez faire lors de la planification d'un événement public est de fournir à votre gouvernement local un plan d'événement détaillé, des évaluations des risques et une preuve d'assurance responsabilité civile. Prévoyez suffisamment de temps pour leur traitement (nous vous recommandons de les soumettre plusieurs mois avant l'événement). Connectez-vous avec votre site et le gouvernement local pour vous assurer que toutes les cases sont cochées.
Vous aurez peut-être besoin de certains permis et licences pour organiser votre événement, alors assurez-vous de vérifier auprès de votre gouvernement local pour le savoir. Les plus courantes incluent l'approbation du conseil/du lieu, les demandes de fermeture de route et l'approbation de structures temporaires. Vous trouverez une liste de contrôle complète des permis et des licences dans le OnePlan Formulaire de gestion d'événements.
Deuxième étape : identifier les principales parties prenantes
Pour la plupart des grands événements, vous disposerez d’une équipe de personnes impliquées. Les principales parties prenantes peuvent inclure un gestionnaire d'événement, un directeur de production, un coordonnateur des bénévoles, un coordonnateur des stewards, un agent de santé et de sécurité, un responsable de la gestion des déchets, un responsable de la billetterie ou un porte-parole des médias.
Vous travaillerez également avec un certain nombre d'entrepreneurs, tels que des concessions de restauration, des vendeurs, des fournisseurs temporaires d'électricité et de chauffage, des équipes d'installation d'infrastructures temporaires et des animateurs.
Il est également essentiel que vous ayez identifié et disposiez des coordonnées nécessaires pour tous les services d'urgence (police, pompiers, premiers secours, urgence médicale).
Assurez-vous d'avoir identifié toutes les parties prenantes importantes dès le début du processus de planification et que chacun connaît son rôle et ses responsabilités. Gardez une liste courante de toutes les parties prenantes avec leurs coordonnées à proximité. Vous en aurez besoin à portée de main tout au long du processus de planification et pendant l'événement lui-même.
Troisième étape - Créer un calendrier de programme
Vous aurez besoin d'un calendrier de programme pour vous guider à travers les jours précédant votre événement, le jour même et toutes les tâches post-événement. Assurez-vous d'indiquer qui est en charge de chaque tâche et soyez aussi précis que possible avec le timing. Ce calendrier doit être aussi détaillé et précis que possible. Distribuez-le à toutes les parties prenantes, y compris le personnel et les fournisseurs, pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
Quatrième étape - Créer un plan et un calendrier de communication
Une bonne communication événementielle implique de tenir votre équipe interne et le monde extérieur au courant. Vous avez besoin d'un plan pour que votre équipe puisse communiquer tout au long de la journée, vous devez donc prévoir la technologie nécessaire. Vous devez également disposer d'un calendrier de communications internes avant l'événement pour vous assurer que chaque partie prenante est au courant des annonces et des attentes importantes. Si vous avez besoin de louer des téléphones portables, des radios ou d'autres outils de communication, assurez-vous que cela soit organisé à l'avance et que tous les membres de votre équipe sachent comment ils communiqueront le jour de l'événement. Vous devrez peut-être également préparer des communications prédéfinies à utiliser en cas d'intempéries, de retards de circulation ou d'autres avis de sécurité publique.
Votre plan de communication doit également inclure la communauté environnante. Vous avez besoin d’un plan pour informer les résidents et les entreprises voisines de votre prochain événement. Incluez des rappels de tout règlement ou extension concernant le bruit, des demandes de circulation ou de stationnement auprès de la ville et de la manière dont vous informerez la communauté de votre événement. Si vous envisagez d'inclure un avantage de bon voisinage, tel qu'une entrée gratuite, assurez-vous d'indiquer comment vous suivrez et validerez cet avantage.
Cinquième étape : Connaissez votre public
Il est essentiel d'avoir un profil général du public que vous servirez lors de votre événement. Les enfants seront-ils présents ? Y aura-t-il des animaux ? Combien de personnes seront présentes ? Avoir une solide compréhension du profil de votre public vous permettra de prendre de meilleures décisions dans tous les domaines de la planification de l'événement.
Il est également essentiel de considérer l'accessibilité. Selon La Banque mondiale, 15 % de la population mondiale vit avec un handicap. Vous devez vous assurer que votre site est accessible, non seulement pour satisfaire aux exigences légales, mais aussi pour accueillir une communauté souvent mal desservie. Veuillez consulter votre gouvernement local pour vous assurer que votre événement répond à toutes les exigences locales en matière d'accessibilité. Pour une liste de contrôle de haut niveau pour l'accessibilité des événements, reportez-vous au document de l'Université Cornell. Liste de contrôle des réunions et événements accessibles.
Sixième étape – Apprenez à connaître votre site/lieu
Lorsque vous planifiez un événement, vous devez connaître votre lieu de fond en comble. Faites-le dès le début du processus de planification pour identifier les défis avant qu'il ne soit trop tard pour les résoudre. Vous pouvez générer une carte de votre lieu dans OnePlan. Une carte appropriée vous permettra de déterminer les éléments dont votre événement a besoin et où ils doivent être placés sur le site. Par exemple, vous pouvez dessiner les sorties de secours, les générateurs et les sources d'énergie, ainsi que l'emplacement des structures temporaires. Quant aux installations moins glamour, vous devrez également connaître le nombre de toilettes disponibles lors de l'événement et créer un plan de gestion et de recyclage des déchets. Même si la plupart des éléments de votre événement sont merveilleux, personne ne passera un bon moment s'il ne trouve pas de toilettes ou de poubelles. Vous pouvez déterminer où entreront les toilettes et les poubelles OnePlan également.
Pour vous aider à connaître votre lieu, consultez la section deux du OnePlan Formulaire de gestion d'événements.
Septième étape : Considérez le bruit
Évidemment, les grands événements en plein air sont susceptibles de produire du bruit. C'est pourquoi une politique de gestion du bruit est indispensable lors de l'organisation d'un événement et du choix du lieu. Vous devrez peut-être faire appel à une équipe chargée de la pollution sonore ou à une entité similaire si votre événement est susceptible d'avoir un impact sur les zones environnantes. Dans votre politique, envisagez de fournir aux voisins un contact le jour de l'événement au cas où ils auraient besoin de déposer une plainte, d'employer un ingénieur du son professionnel et de documenter les plans que vous avez en place pour minimiser tout élément de votre événement susceptible de causer des nuisances sonores. Faites une liste de contrôle des emplacements sur et hors site pour mesurer les décibels et planifiez en conséquence.
Huitième étape : Rassemblez une équipe
Pour un événement réussi, vous devrez disposer de suffisamment de personnel et celui-ci devra être organisé. Déterminez le nombre de personnes dont vous aurez besoin pour planifier et organiser votre événement avec succès. Créez une structure organisationnelle simple qui permettra à tous les membres de votre équipe de comprendre qui est responsable de quoi.
Il est également recommandé de faire appel à du personnel de sécurité professionnel et agréé pour vous aider avec tous les éléments d'un grand rassemblement, tels que la sécurité de la scène/des artistes et le contrôle des foules. Le nombre de professionnels de la sécurité dont vous aurez besoin dépend de facteurs tels que l'emplacement, la démographie du public et le nombre de participants. Travaillez avec votre fournisseur de sécurité pour planifier en conséquence.
Plus l'équipe est nombreuse, plus il est important de former votre personnel et vos bénévoles et de les sensibiliser aux spécificités de votre événement. Ils doivent être pleinement conscients de ce que sont leurs devoirs – et de ce qu’ils ne sont pas.
Neuvième étape : Réfléchissez à la gestion des foules et du trafic
C'est là qu'une carte devient vraiment importante. Gestion des foules ainsi que gestion du trafic sont absolument essentiels pour garantir un événement sûr et réussi. Cartographier les voies de circulation publique et les voies restreintes dans OnePlan. Des véhicules seront-ils autorisés sur le site (pensez aux véhicules d'urgence et au stationnement) ? Si tel est le cas, vous devrez définir une politique relative aux véhicules et tous les itinéraires d'entrée et de sortie.
Vous devez également décrire tous les plans de circulation, de transport ou de stationnement pour votre événement. Comment votre public se déplacera-t-il vers et depuis votre événement ? Cartographiez les différentes liaisons de transport autour du site de l'événement et élaborez un plan pour les promouvoir auprès de votre public. C’est également le bon moment pour vérifier vos besoins en matière de fermeture de routes !
D’autres considérations incluent les effets spéciaux et les directives COVID-19. Il y a beaucoup de choses à penser en matière de sécurité, et ce n’est pas le lieu de lésiner sur les raccourcis. Utiliser le OnePlan Formulaire de gestion d'événements pour vous assurer de cocher toutes les cases.
Étape 10 - La sécurité d'abord (ou dans ce cas, dixième)
Rien n'est plus important que de garantir la sécurité de votre événement pour les participants. Suivre les lois et directives nationales en matière de santé et de sécurité est un bon début et fournira un guide pour répondre aux exigences pour que votre événement se déroule légalement et en toute sécurité. Tenez compte de la politique en matière de sécurité incendie, d’évacuation du site et d’enfants perdus. Vous pouvez travailler sur tout cela dans le OnePlan Formulaire de gestion d'événements et planifiez des choses comme un bureau d'information sur les enfants perdus dans votre OnePlan carte
Vous devrez également envisager la possibilité d’une annulation en cas de conditions météorologiques extrêmes. Comment informeriez-vous les gens si l'événement est annulé et comment votre équipe événementielle prendra-t-elle cette décision en premier lieu ?
La collecte de données doit également faire partie de votre plan de sécurité. Avec la technologie moderne, la plupart des gens s’inquiètent à juste titre de leur vie privée. Si votre événement collecte des données auprès des participants, vérifiez que votre événement est conforme aux dernières lois et directives sur la confidentialité des données.
D’autres considérations incluent les effets spéciaux et les directives COVID-19. Il y a beaucoup de choses à penser en matière de sécurité, et ce n’est pas le lieu de lésiner sur les raccourcis. Utiliser le OnePlan Formulaire de gestion d'événements pour vous assurer de cocher toutes les cases.
