Les façons de planifier un événement ne manquent pas. Chaque organisateur a son propre processus, mais quelle que soit l'apparence de ce processus, il est très probable qu'un logiciel de planification d'événements puisse le rendre plus facile et plus rapide tout en fournissant des résultats supérieurs. OnePlan fait exactement cela, rendant le processus de planification plus rationalisé et plus précis afin que vous puissiez vous concentrer sur la planification d'un événement incroyable. Voici neuf avantages de l'utilisation d'un logiciel de planification d'événements comme OnePlan.
1. Carte des événements plus précise et détaillée
Aucun planificateur d'événements ne peut fonctionner sans une carte des événements, mais la CAO et Photoshop ne suffisent pas toujours. L’utilisation d’un logiciel de planification d’événements permettra d’obtenir une carte des événements plus précise et détaillée. OnePlan est livré avec la meilleure sélection au monde de cartes 2D, HD, aériennes et satellite à jour pour planifier vos événements. Votre carte doit être flexible. Avec OnePlan, vous pouvez afficher et basculer entre des cartes et des images haute résolution de lieux mondiaux avec plusieurs options, notamment les modes carte, satellite et noir et blanc.
Êtes-vous déjà plongé dans les fichiers CAO ? Aucun problème. Avec un OnePlan Abonnement professionnel, vos dessins CAO peuvent être importés et placés avec précision dans le studio événementiel. Vous pouvez placer OnePlan objets sur votre dessin CAO, puis modifiez-les et éditez-les afin qu'ils fassent partie intégrante de votre plan de site. Il existe également une sélection de centaines d'éléments que vous pouvez placer directement sur vos dessins CAO, depuis les meubles et la signalisation jusqu'aux salles de bains et aux fournisseurs.
OnePlan ne vous permet pas seulement de créer une carte plus détaillée, mais aussi plus précise. Grâce à un partenariat avec What3Words, OnePlan attribue un emplacement précis à un point sur votre carte d'événement. Placez n'importe quel élément sur votre plan d'événement (panneau, barrière, personnel ou barricade de foule) et vous verrez une adresse What3Words unique. Cela rend la planification plus précise et vous permet de donner au personnel des instructions très précises avant, pendant et après l'événement. Votre équipe saura exactement où se trouve l’infrastructure, car vous pouvez partager le plan avec elle afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
2. Tout ce dont vous avez besoin au même endroit
Un logiciel de planification d’événements aidera à consolider tous les éléments de planification d’événements en un seul endroit. Avec l'outil de métré, la gestion des fournisseurs, la cartographie SIG et bien plus encore, OnePlan rendra le nombre d’onglets ouverts beaucoup plus gérable. Avec OnePlanest gratuit Formulaire de gestion d'événements, vous pouvez vous lancer dans tous les éléments de la planification d'un événement, de la demande de permis à la comptabilité des principales parties prenantes, en passant par le contrôle des foules et la gestion des déchets.
"Pour nous, OnePlan est cette source unique de vérité – elle est toujours à jour et permet une collaboration instantanée, en particulier dans notre cas avec les fournisseurs. »
Jacalyn Morgan
Gestionnaire d'événements principal
3. Gestion des fournisseurs
L’un des grands défis de la planification d’événements est de gérer le nombre massif de fournisseurs nécessaires à l’organisation d’un événement majeur. Si vous avez affaire à tout le monde, des techniciens d'éclairage au personnel de sécurité en passant par les médecins et les vendeurs de nourriture, un logiciel de planification d'événements comme OnePlan peut aider.
Si vous utilisez toujours PowerPoint ou un outil similaire pour cartographier le site de votre festival, vous savez à quel point la collaboration avec les fournisseurs peut être difficile. OnePlan rend tout cela beaucoup plus facile grâce à ses fonctionnalités de collaboration. La possibilité de partager votre travail avec d’autres membres de votre équipe ainsi qu’avec les fournisseurs qui ont besoin de voir et de comprendre le plan de votre site est un outil puissant. Gardez une vue d'ensemble de l'ensemble du plan de site opérationnel et partagez-le (avec des fonctionnalités de visualisation seule ou de modification) avec votre fournisseur pour faciliter le processus de planification.
OnePlan est configuré pour la gestion des fournisseurs. Chaque élément que vous placez sur votre carte comporte une section de gestion des fournisseurs dans laquelle vous pouvez suivre des informations telles que le nom du fournisseur, le coût, la date d'entrée et de sortie et l'état de disponibilité. En savoir plus sur la gestion des fournisseurs dans OnePlan.
OnePlanL'outil Devis quantitatif de s'avérera également utile lorsque vous traiterez avec vos fournisseurs. Tout ce que vous placez sur le plan du site est automatiquement intégré au devis quantitatif, afin que vous puissiez voir de quelle infrastructure et quels éléments vous avez besoin en un seul endroit. Lorsque vous concevez le plan du site de votre événement, OnePlan calcule et affiche automatiquement les articles dont vous avez besoin auprès des fournisseurs dans la section Devis quantitatif. Consultez les rapports du tableau de bord pour afficher tout l'inventaire que vous avez placé sur votre plan et exporter un devis quantitatif complet vers un fichier CSV.
4. Facilité de collaboration
Un logiciel de planification d'événements facilite plus que jamais la collaboration avec votre équipe de planification d'événements et d'autres parties prenantes clés. OnePlan offre une gestion des événements à 360 degrés en temps réel, vous permettant de superviser l'intégralité de la carte et du plan opérationnel à partir d'une source unique à tout moment – depuis un bureau, dans une salle de contrôle d'événement ou en déplacement.
La plateforme offre une visibilité de bout en bout du personnel événementiel sur le terrain, vous permettant de suivre les membres clés de l'équipe, d'évaluer les situations, de coordonner les ressources et de prendre des décisions éclairées avec rapidité et précision totale, le tout sur une plateforme où vous pouvez partager et collaborer. en appuyant simplement sur un bouton.
OnePlanLa plateforme dynamique et facile à utiliser de permet aux différentes parties prenantes de collaborer efficacement en temps réel. En travaillant à partir d'un seul plan en direct partagé, différents éléments de l'événement peuvent être ajoutés, partagés, coordonnés, analysés, visualisés et compris sous tous les aspects et points de vue.
5. Économisez du temps et de l'argent
Soyons réalistes, les bons organisateurs d'événements coûtent cher, et nous voulons tous passer notre temps à faire ce que nous faisons le mieux : créer de la magie lors d'événements ! Ce que nous ne voulons pas, c'est passer des heures précieuses à créer des cartes de qualité inférieure ou à gérer la logistique des fournisseurs, car nous n'avons pas les outils nécessaires pour gagner du temps et économiser l'argent de nos clients. Un logiciel gratuit comme OnePlan élimine ou simplifie des tonnes de tâches fastidieuses. Les organisateurs d’événements gagnent du temps, leur permettant de se concentrer sur les détails les plus importants.
Vous devrez marquer tout cela sur le plan de votre site au cas où des éléments supplémentaires, comme des générateurs, seraient nécessaires. Dans le menu objet de n'importe quel élément de votre OnePlan sur le plan du site, vous pouvez inclure des détails sur l'alimentation et des informations sur le WiFi/Internet, garantissant ainsi un événement fluide – et correctement éclairé.
"OnePlan est pour nous la solution tout-en-un idéale. Cela nous fait gagner du temps et de l'argent, réduit les risques et améliore la façon dont nous gérons nos parties prenantes événementielles.
Andras Palinkas
Directeur de Production
6. Aidez votre client à visualiser vos idées
Les organisateurs d'événements ont une vision de l'événement qu'ils souhaitent donner vie, mais il est parfois difficile de traduire cette vision en quelque chose de concret à montrer à vos clients, partenaires et autres parties prenantes. Avec des cartes plus détaillées et différentes manières de visualiser, un logiciel de planification d'événements comme OnePlan visualisera vos idées d’une manière plus excitante et dynamique.
7. Utilisez des outils spécifiques à votre type d'événement
Le mappage d’événements n’est pas une solution universelle. Différents types d'événements nécessitent de placer différents objets sur votre carte, de demander différents permis et de travailler avec différents fournisseurs. OnePlan a pensé à tout, avec des ressources et des outils spécialisés pour des dizaines de types d'événements. Des festivals de musique et événements cyclistes aux marchés et compétitions de vacances, des logiciels comme OnePlan veillera à ce que vous disposiez des outils dont vous avez besoin pour réussir votre événement.
Des outils spécialisés pour planifier n’importe quel site événementiel
Des centaines d'objets parmi lesquels choisir, et d'autres sont ajoutés régulièrement. Développé par des experts événementiels de chaque secteur.
8. Découvrez les avantages de la technologie avancée
Un bon logiciel de planification d’événements n’améliore pas seulement ce que vous faisiez déjà. Au lieu de cela, il vous donne accès à davantage d’outils et de technologies, vous permettant d’innover et de planifier des événements encore meilleurs. OnePlan offre de nombreuses fonctionnalités étonnantes, notamment la cartographie du système d'information géographique (SIG). En fait, OnePlan est le logiciel officiel de cartographie SIG et de jumeau numérique des Jeux Olympiques et Paralympiques de 2024 à Paris !
La cartographie SIG est une méthode de cartographie plus sophistiquée qui permet une meilleure gestion et un meilleur partage de votre carte. Le SIG rassemble et partage des informations géographiques/spatiales et propose des analyses utiles telles que le temps de trajet entre différents emplacements. La cartographie SIG est accessible à tous via OnePlan, permettant une cartographie et une planification d'événements extrêmement précises et détaillées.
La technologie passionnante émergeant du monde des logiciels de planification d’événements ne s’arrête pas là. Le logiciel de jumeau numérique est également disponible auprès des fabricants de OnePlan. LieuTwin permet une version numérique hyper réaliste, entièrement interactive et personnalisable de votre lieu, permettant une planification extrêmement précise, un marketing créatif et bien plus encore.
9. Accédez au soutien de planificateurs expérimentés
Besoin d'aide pour utiliser votre logiciel de planification d'événements ? Vous souhaitez accéder à des trucs et astuces pour en tirer le meilleur parti ? Besoin de résoudre un problème ou de vous renseigner sur un outil ? En investissant dans un logiciel de gestion d'événements, vous avez accès à un formidable système de support client avec des personnes qui savent comment tirer le meilleur parti du logiciel. Avec OnePlan, vous pouvez accéder aux blogs, didacticiels vidéo, des webinaires et des tonnes d'autres ressources pour vous donner un coup de pouce lors de la planification de votre événement majeur.
Pour en savoir plus sur la planification avec un logiciel de planification d'événements comme OnePlan, réservez une démo avec l’un de nos spécialistes en planification d’événements.
