Pourquoi avez-vous besoin d'un plan de site d'événement
Planifier des événements à grande échelle est un travail minutieusement détaillé. Cela implique une logistique apparemment infinie : embaucher du personnel, organiser les locations, se coordonner avec les autorités locales, recruter des talents, tenir compte de la gestion des foules et du trafic, s'aligner avec les parties prenantes... la liste est longue.
Un élément essentiel pour tout organisateur d’événements est un plan du site de l’événement. Les plans du site servent de guide à votre événement, illustrant tous les éléments de votre événement en un seul endroit. Certains planificateurs utilisent des outils comme Powerpoint, Google Earth ou CAD, mais il existe également sur le marché des logiciels plus intuitifs et plus fonctionnels. Les plans de site peuvent être en 2D ou en 3D, et peuvent être plus ou moins détaillés pour être présentés aux différentes parties prenantes. Quels que soient les outils que vous utilisez, un plan de site est un élément non négociable pour la réussite de tout événement à grande échelle.
Un bon plan de site d’événement :
- être très détaillé et précis,
- aide à la gestion des fournisseurs
- être facilement modifié
- permettre la collaboration avec toutes les parties prenantes
- vous faire gagner du temps
- aider les clients et autres parties prenantes à visualiser vos idées
- fournir des outils spécifiques à votre type d'événement
Pour commencer le plan de votre site événementiel, il est important non seulement de choisir votre site événementiel, mais aussi de le visiter ! Obtenir un véritable « aperçu du terrain » vous aidera à visualiser votre événement et à identifier rapidement les défis potentiels.
Ensuite, vous devez décider comment vous allez créer votre plan de site. Allez-vous utiliser Photoshop et CAO ou opter pour un logiciel ? Il y a beaucoup de avantages de l'utilisation d'un logiciel de planification d'événements pour créer votre plan de situation.
Lorsque vous serez prêt à commencer à élaborer votre plan, vous aurez de nombreux éléments à considérer. Voici 9 éléments à inclure dans le plan de votre site événementiel.
Comment créer un plan de site d'événement
1. Structures temporaires (tentes, scène, etc.)
Tout grand événement – en particulier en plein air – nécessitera des structures temporaires. Les tentes, scènes et autres structures jouent un rôle important dans la vie de votre événement. Mais si vous ne planifiez pas leur emplacement, ils pourraient finir par perturber considérablement votre plan de site.
Assurez-vous de placer vos structures temporaires sur le plan du site de votre événement le plus précisément possible pour éviter les catastrophes le jour même. Dans OnePlan, vous pouvez modéliser des tailles de tente personnalisées pour garantir que votre carte est précise au pouce près, tant en termes d'emplacement que d'échelle. Vous pouvez également utiliser OnePlan's Object Array, un outil Snap-to-Grid qui vous permet d'espacer parfaitement vos structures sur la carte. Vous pouvez saisir le nombre de tentes nécessaires ainsi que la distance entre elles et OnePlan les générera sur la carte des événements. Vous pouvez l'utiliser pour cartographier les tentes, les scènes et autres structures.
2. Personnel
Un bon plan du site de l'événement tiendra compte du personnel. Dans OnePlan, placez des bénévoles, des machinistes, des agents de sécurité et bien plus encore sur votre carte. OnePlan's planification par points la fonctionnalité peut également vous aider à créer un plan complet pour gérer votre personnel. Chaque « point » peut se voir attribuer un code et des notes ajoutées à son profil pour son rôle, son équipement, ses horaires de travail et plus encore. Le rapport peut être exporté pour créer des feuilles de connexion et des documents de santé et de sécurité.
3. Salle de bain
Rien ne gâche l'expérience d'un événement majeur comme de devoir s'éloigner pour trouver des toilettes, tout en perdant ses amis et sa place dans la foule. Puis, lorsqu’ils trouvent enfin une salle de bain, ils se retrouvent confrontés à une file d’attente extrêmement longue. Lors de la création du plan de votre site événementiel, n’oubliez pas de prévoir de nombreuses salles de bains !
4. La gestion des déchets
Les déchets sont un autre élément peu glamour de votre événement à ne pas négliger. Vous devez créer un plan de gestion des déchets. Même si la plupart des éléments de votre événement sont merveilleux, personne ne passera un bon moment s'il ne trouve pas de poubelle ou s'il voit (et sent) de gros tas de déchets débordant de la poubelle qu'il trouve. Vous pouvez déterminer où iront les poubelles et les bacs de recyclage. OnePlan.
5. Parking
Une bonne gestion du trafic n’est peut-être pas la clé d’un grand événement, mais elle peut certainement être un élément majeur d’un événement qui tourne mal. Assurez-vous que votre plan de site inclut la gestion du trafic. In OnePlan, vous pouvez créer un plan de gestion du trafic qui trace l'emplacement précis de la signalisation, des stewards, des feux de circulation temporaires, des fermetures de routes, des sens de circulation et des itinéraires de déviation.
6. Contrôle des foules
Idéalement, votre événement attirera une foule, il est donc important que le plan de votre site événementiel comprenne la gestion des foules. Une bonne gestion des foules garantit qu'il y a suffisamment d'espace pour que les foules puissent se déplacer, faire la queue ou se reposer, et que l'expérience et la sécurité du public soient prises en charge par le personnel de l'événement. Le résultat est un espace fluide et confortable, doté d’une main-d’œuvre compétente et réactive. Assurez-vous que votre plan de site tient compte du contrôle des foules et vous permet de tester différentes dispositions et configurations d'espace.
7. Générateur / Sources d'énergie
Les générateurs et les sources d’énergie peuvent prendre beaucoup de place, alors assurez-vous d’en tenir compte dans votre plan de site.
8. Points de premiers secours
Les générateurs et les sources d’énergie peuvent prendre beaucoup de place, alors assurez-vous d’en tenir compte dans votre plan de site.
9. Entrées, existe et sorties de secours
Utilisez votre plan de site pour cartographier les entrées et sorties ainsi que les sorties de secours. Vous pouvez partager votre plan avec le personnel afin qu'il puisse guider correctement les invités et les vendeurs dans n'importe quelle situation.
« Très vite, j'ai vu les avantages de OnePlan par rapport à ce que nous utilisions auparavant. J'ai pu partager un document évolutif avec mon équipe et donner une belle image à toute personne travaillant sur ou consultant le plan. Cela nous a donné une plateforme pour discuter de tout. »
Gergely Markus
Directeur sportif, Triathlon mondial
Dans l’ensemble, le plan de votre site devrait rendre votre travail plus facile, et non plus difficile. Choisissez des outils qui rendent la création intuitive et amusante de quelque chose de détaillé et précis. OnePlan coche toutes les cases pour que vous puissiez vous concentrer sur les détails et faire de votre événement une réussite !
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