Chaque automne, des marchés de Noël apparaissent dans tous les pays du monde, réunissant des vendeurs locaux vendant leurs produits, des animations festives et la joie de Noël aux communautés pendant des mois. Depuis la fête de l'Avent à la basilique de Budapest jusqu'aux marchés de la vieille ville de Prague et Venceslas, il existe d'innombrables marchés de Noël éblouissants à travers l'Europe qui attirent des millions de visiteurs du monde entier.
Ces marchés présentent un certain nombre de défis uniques à leurs planificateurs. Ils avoir lieu dans des zones très fréquentées, durer des semaines, appel à une excellente coordination avec les responsables locaux et à une collaboration avec de nombreuses parties prenanteset inclure une vaste gamme d'éléments. La logistique est vraiment infinie.
Ces défis sont intimidants, mais il existe des moyens de les surmonter et de planifier un marché de Noël incroyable plus facilement que jamais. OnePlan peut vous aider – le seul logiciel conçu pour Marchés de Noël.
Voici 5 défis liés à l'organisation d'un marché de Noël et comment OnePlan aide
1. Les marchés de Noël ont lieu dans les zones très fréquentées
Les marchés de Noël ont lieu dans les centres-villes et d'autres zones très fréquentées. Ils attirent des foules immenses au milieu des villes à forte circulation. Gestion des foules et du trafic constituent un enjeu majeur de sécurité. Une bonne gestion des foules garantit qu'il y a suffisamment d'espace pour les foules et que l'expérience et la sécurité du public sont prises en charge par le personnel de l'événement.
Le résultat est un espace fluide et confortable, doté d’une main-d’œuvre compétente et réactive.
Bon gestion du trafic nécessite une collaboration avec le gouvernement local, une communication claire avec le personnel et la sécurité, ainsi que des barrières, des itinéraires et des points d'accès, qui peuvent tous être placés sur un plan du site et traduits en événements réels avec le personnel approprié en place pour maintenir l'ordre.
Rien de tout cela n’est facile. La gestion des foules et du trafic nécessite une planification, une collaboration et un suivi approfondis. Un événement d’une telle durée nécessite également une attention continue.
OnePlan vous permet de planifier entièrement votre site événementiel gratuitement. Vous pouvez tester différentes dispositions d'événements et configurations d'espace, en vous assurant de disposer d'un espace adéquat et de la meilleure disposition possible pour une gestion des foules fluide et fonctionnelle. OnePlanLes fonctionnalités de gestion des foules de incluent calculateurs de capacité où vous pouvez tracer ou cartographier une zone précise et il calculera la capacité autorisée. Vous pouvez même modifier la densité, d'une personne par mètre carré à cinq.
Vous pouvez également créer un plan de gestion du trafic dans OnePlan qui trace l'emplacement précis de la signalisation, des stewards, des feux de circulation temporaires, des fermetures de routes, des sens de circulation et des itinéraires de déviation. Vous pouvez également vous assurer d’avoir affecté un nombre approprié de personnel pour gérer le trafic et guider les invités vers le marché.
2. Les marchés de Noël durent plusieurs semaines
Les marchés de Noël ne se construisent pas en un jour – et ils ne se terminent pas non plus en un jour ! De nombreux marchés de Noël ouvrent en novembre et se poursuivent jusqu'à la nouvelle année.
En raison de la longévité du marché, la communication avec les vendeurs est importante, afin de garantir qu'ils sachent où et quand se trouver pendant des semaines. OnePlan est mis en place pour gestion des fournisseurs. Chaque élément que vous placez sur votre carte comporte une section de gestion des fournisseurs dans laquelle vous pouvez suivre des informations telles que le nom du fournisseur, le coût, la date d'entrée et de sortie et l'état de disponibilité.
Vous gérerez également les horaires du personnel. OnePlanla fonctionnalité de planification par points de peut vous aider à créer un plan complet pour gérer tout le monde, de la sécurité aux agents en passant par les fournisseurs. Chaque « point » peut se voir attribuer un code et des notes ajoutées à son profil pour son rôle, son équipement, ses horaires de travail et plus encore. Le rapport peut être exporté pour créer des feuilles de connexion et des documents de santé et de sécurité.
Les marchés de Noël sont ouverts jour et nuit, nécessitant un éclairage et un chauffage appropriés. Placez ces éléments sur votre plan événementiel pour être bien préparé tout au long de votre événement.
3. Les marchés de Noël nécessitent une coordination avec les autorités locales
Les marchés de Noël doivent être planifiés en coordination avec les réglementations locales et nécessitent donc une collaboration étroite avec les autorités locales et les forces de l’ordre. OnePlanLes outils de collaboration de rendent cela plus facile que jamais, vous permettant de partager le plan de votre site avec les autorités locales pour vous aider à obtenir les permis, à planifier la circulation et la gestion des foules, et à placer les autorités locales comme les policiers sur votre marché.
Pour partager votre plan avec votre équipe ou vos parties prenantes, cliquez simplement sur le bouton « Partager » dans le coin supérieur droit de votre plan d'événement.
Ajoutez ensuite l'adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager votre plan d'événement et accordez-lui un accès en lecture seule ou en modification. Fait! Votre forfait est désormais partagé.
Vos clients, votre personnel, vos fournisseurs et vos collègues adoreront la facilité de collaboration et de partage OnePlan. Donner modifier l'accès à vos collègues afin qu'ils puissent compléter le plan du site et apporter des modifications. Vous verrez toujours la dernière version lorsque vous ouvrirez le plan de votre site, ce qui permettra à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde.
Partagez la carte avec votre client dans lecture seule pour une manière créative de présenter vos idées et de recueillir des commentaires, ou partagez la carte avec les vendeurs pour leur montrer où ils se trouveront lors de l'événement. La collaboration n'a jamais été aussi simple !
4. Les marchés de Noël nécessitent un plan du site détaillé avec des éléments uniques
Les marchés de Noël nécessitent un plan du site très détaillé avec des éléments uniques. En tant qu'organisateur d'événements, votre plan de site est votre meilleur outil. Si vous utilisez des outils non spécialisés tels que CAO, PowerPoint ou Photoshop pour créer le plan de votre marché de Noël, vous ne tirez pas le meilleur parti de votre plan.
Les marchés sont généralement animés et regorgent de choses à faire, à voir et à acheter. Ils nécessitent beaucoup d’éléments et de personnel – donc un plan du site qui peut tout intégrer avec précision et stocker les informations essentielles pour gérer les fournisseurs et collaborer avec les parties prenantes change la donne. OnePlan vous permet de créer un plan de site détaillé et très précis qui peut être facilement partagé avec les partenaires et les parties prenantes.
Entre les tentes, la décoration, la nourriture et bien plus encore, il y a beaucoup de commandes à faire. Vous devez savoir ce dont vous avez besoin et quelle quantité pour commander longtemps à l’avance. Lorsque vous placez des éléments sur votre OnePlan plan du site, un devis quantitatif est automatiquement généré pour vous permettre de gérer l'inventaire.
Cela signifie que lorsque vous aurez terminé la cartographie et que vous effectuerez des mises à jour, vous disposerez d'un devis quantitatif pour vous aider à commander exactement ce dont vous avez besoin. Ceci est également utile lorsque vous traitez avec des fournisseurs, vous permettant d'être précis sur ce que vous voulez et les quantités nécessaires.
OnePlan's Pack de Noël vous aide à être précis. Il s'agit d'un groupe d'objets personnalisés spécifiques aux événements sur le thème de Noël.
Vous pouvez placer des éléments tels que des chalets, des étals de marché, des patinoires, des vêtements de ville et des banderoles, et lors de la planification de votre personnel, nous avons même inclus des icônes pour le Père Noël et ses lutins à placer sur votre carte.
Outre les risques de surpeuplement qui ont toujours existé, nous vivons désormais dans un monde qui a été contraint d'être extrêmement conscient de l'espace personnel. OnePlanLa boîte à outils de distanciation sociale peut aider à garantir la santé et la sécurité des participants, notamment en montrant la longueur des files d'attente et si les portes de sortie sont suffisantes pour évacuer les foules en toute sécurité. Nos outils de modélisation et de mesure prédictifs calculent automatiquement le nombre optimal de visiteurs pour vous aider à respecter les réglementations en matière de santé et de sécurité. Il cartographie également les voies d'accès et de sortie en cas d'urgence.
5. Les marchés de Noël nécessitent un plan du site détaillé avec des éléments uniques
Il faudra tout refaire l’année prochaine. Les marchés de Noël ont tendance à être annuels. Dès que vous avez bouclé le marché d’une année, il est temps de commencer à planifier le prochain.
En utilisant OnePlanAvec l'outil de duplication de, vous pouvez dupliquer l'intégralité de votre événement, le renommer pour l'année suivante et apporter les petites modifications nécessaires. OnePlan facilite cela et vous fait gagner du temps, vous permettant de dupliquer votre carte existante afin de ne pas avoir à repartir de zéro.
OnePlanLe pack Marché de Noël est un logiciel unique conçu spécifiquement pour les organisateurs de marchés de Noël. Inscrivez vous pour OnePlan gratuitement dès aujourd'hui, et n'hésitez pas à contacter notre équipe si vous souhaitez une démo détaillée du pack Marché de Noël !
