Planifier un festival en plein air est un processus épuisant et extrêmement détaillé. Si vous utilisez actuellement des captures d'écran dans PowerPoint ou si vous concevez votre site d'événement sur le dos d'une serviette, il est probable que quelque chose passe entre les mailles du filet. Clôtures, barrières, contrôle des foules, parkings, toilettes, points d'eau, tentes, scénographie, personnel et bien plus encore, les organisateurs de festivals ont besoin d'une boîte à outils sophistiquée pour garantir le succès de leur événement. Heureusement, OnePlan vous donne le contrôle sur tous les aspects de votre plan de festival. Avant de commencer, voici 10 choses à savoir lors de la planification d'un festival en plein air.
1. Permis d’abord
L’une des pires erreurs que vous puissiez commettre est de retarder la demande des permis nécessaires pour votre festival en plein air. Dans la plupart des cas, la première chose que vous devez faire lors de la planification d'un événement public est de fournir à votre gouvernement local un plan d'événement détaillé, des évaluations des risques et une preuve d'assurance responsabilité civile. Prévoyez suffisamment de temps pour leur traitement (nous vous recommandons de les soumettre plusieurs mois avant l'événement). Connectez-vous avec votre site et le gouvernement local pour vous assurer que toutes les cases sont cochées.
Vous aurez peut-être besoin de certains permis et licences pour organiser votre événement, alors assurez-vous de vérifier auprès de votre gouvernement local pour le savoir. Les plus courantes incluent l'approbation du conseil/du lieu, les demandes de fermeture de route et l'approbation de structures temporaires. Vous trouverez une liste de contrôle complète des permis et des licences dans le OnePlan Formulaire de gestion d'événements.
2. La collaboration est la clé
Si vous utilisez toujours PowerPoint ou un outil similaire pour cartographier le site de votre festival, vous savez à quel point la collaboration peut être difficile. La possibilité de partager votre travail avec d’autres membres de votre équipe et vice versa est un outil puissant. La cartographie du site devrait être un sport d'équipe !
En utilisant OnePlanAvec l'outil de planification de festival de, vous pouvez communiquer visuellement votre plan et collaborer avec tous les membres clés de l'équipe et les parties prenantes. Gardez une vue d’ensemble de l’ensemble du plan opérationnel du site et partagez-le avec les autorités locales et les services d’urgence afin qu’ils puissent vous fournir les permis et l’assistance dont vous avez besoin.
3. Utilisez des périmètres et des barrières pour assurer la sécurité des personnes
C'est une triste vérité : les grands événements comme les festivals en plein air présentent plusieurs risques pour les participants et les travailleurs. Les festivals ont été la cible de violences dans le passé et les grands rassemblements peuvent conduire à la surpopulation et au piétinement. Des exemples récents comme l’attaque de la Manchester Arena en 2017 et l’incident de l’affluence d’Astroworld en 2021 nous rappellent tristement les risques qui accompagnent les événements majeurs.
Heureusement, les organisateurs d’événements peuvent prendre des mesures pour limiter les risques liés aux grands rassemblements. Assurer la sécurité des visiteurs nécessite un emplacement précis des clôtures périmétriques, des barrières de foule et des séparateurs de corde. OnePlanLa plateforme dynamique de vous permet de tracer avec précision le type et la taille du système de contrôle des foules directement sur le site de votre festival. Vous pouvez ensuite les visualiser dans différents modes, notamment des cartes satellite et aériennes.
4. Soyez clair avec le personnel
C'est une triste vérité : les grands événements comme les festivals en plein air présentent plusieurs risques pour les participants et les travailleurs. Les festivals ont été la cible de violences dans le passé et les grands rassemblements peuvent conduire à la surpopulation et au piétinement. Des exemples récents comme l’attaque de la Manchester Arena en 2017 et l’incident de l’affluence d’Astroworld en 2021 nous rappellent tristement les risques qui accompagnent les événements majeurs.
C'est une triste vérité : les grands événements comme les festivals en plein air présentent plusieurs risques pour les participants et les travailleurs. Les festivals ont été la cible de violences dans le passé et les grands rassemblements peuvent conduire à la surpopulation et au piétinement. Des exemples récents comme l’attaque de la Manchester Arena en 2017 et l’incident de l’affluence d’Astroworld en 2021 nous rappellent tristement les risques qui accompagnent les événements majeurs.
Pour la plupart des grands événements, vous disposerez d’une équipe de personnes impliquées. Les principales parties prenantes peuvent inclure un gestionnaire d'événement, un directeur de production, un coordonnateur des bénévoles, un coordonnateur des stewards, un agent de santé et de sécurité, un responsable de la gestion des déchets, un responsable de la billetterie ou un porte-parole des médias. Vous travaillerez également avec plusieurs entrepreneurs, tels que des concessions de restauration, des vendeurs, des fournisseurs temporaires d'électricité et de chauffage, des équipes d'installation d'infrastructures temporaires et des animateurs.
Un festival sûr et réussi repose sur le fait que le personnel événementiel comprend ses rôles et responsabilités et sait où il doit être et à quelle heure. Avec OnePlanGrâce à l'outil de planification facile à utiliser de, vous pouvez créer un plan détaillé et déléguer par rôle, lieu, jour et heure de travail, répondant ainsi à vos exigences en matière de sécurité et de gestion des risques sans avoir besoin de plusieurs documents.
Assurez-vous d'avoir identifié toutes les parties prenantes importantes dès le début du processus de planification et que chacun connaît son rôle et ses responsabilités. Gardez une liste courante de toutes les parties prenantes avec leurs coordonnées à proximité. Vous en aurez besoin à portée de main tout au long du processus de planification et pendant l'événement lui-même.
5. Avoir une carte précise et détaillée du site
Lorsque vous planifiez un événement, vous devez connaître votre lieu de fond en comble. Faites-le dès le début du processus de planification pour identifier les défis avant qu'il ne soit trop tard pour les résoudre. UN Une carte précise et détaillée du site de votre festival en plein air sera votre meilleur ami tout au long du processus de planification, vous permettant de déterminer les éléments dont votre événement a besoin et où tout doit être placé sur le site.
Lorsque vous planifiez un événement, vous devez connaître votre lieu de fond en comble. Faites-le dès le début du processus de planification pour identifier les défis avant qu'il ne soit trop tard pour les résoudre. UN Une carte précise et détaillée du site de votre festival en plein air sera votre meilleur ami tout au long du processus de planification, vous permettant de déterminer les éléments dont votre événement a besoin et où tout doit être placé sur le site.
6. Évitez la surpopulation
Outre les risques de surpeuplement qui ont toujours existé, nous vivons désormais dans un monde qui a été contraint d'être extrêmement conscient de l'espace personnel. OnePlanLa boîte à outils de distanciation sociale peut aider à garantir la santé et la sécurité des participants, notamment en montrant la longueur des files d'attente et si les portes de sortie sont suffisantes pour évacuer les foules en toute sécurité. Nos outils de modélisation et de mesure prédictifs calculent automatiquement le nombre optimal de visiteurs pour vous aider à respecter les réglementations en matière de santé et de sécurité. Il cartographie également les voies d'accès et de sortie en cas d'urgence.
7. Ne lésinez pas sur les salles de bains
Rien ne gâche autant une bonne performance musicale que de devoir s'éloigner pour trouver des toilettes, perdant ainsi vos amis et votre place dans la foule. Ensuite, lorsque vous arrivez aux toilettes, vous êtes confronté à une file d’attente extrêmement longue. Organisateurs de festivals, ne lésinez pas sur les salles de bains ! Vos invités vous remercieront et cela aidera au contrôle des foules en s'assurant qu'il y a suffisamment de toilettes sur tout le site du festival.
Pour vous aider à connaître votre lieu, consultez la section deux du OnePlan Formulaire de gestion d'événements.
8. Les déchets ne devraient pas être une réflexion après coup
Tout comme pour les salles de bains, l’élimination des déchets ne devrait pas être une réflexion secondaire. Vous devez créer un plan de gestion et de recyclage des déchets. Même si la plupart des éléments de votre événement sont merveilleux, personne ne passera un bon moment s'il ne trouve pas de poubelle ou s'il voit (et sent) de gros tas de déchets débordant de la poubelle qu'il trouve. Vous pouvez déterminer où entreront les toilettes et les poubelles OnePlan.
9. Chaque centimètre compte
Il ne suffit pas d'avoir une idée générale de l'endroit où tous vos éléments (tentes, toilettes, scène, clôtures) seront placés autour du site du festival. Une erreur de calcul, même de quelques centimètres, peut entraîner le blocage d’une sortie ou une surpopulation. Chaque centimètre compte ! Dans OnePlan, vous pouvez être précis. Entrez les mesures exactes (impériales ou métriques) pour tous les éléments d'événement dans le OnePlan studio.
Vous pouvez également utiliser OnePlanLe nouvel outil Snap-to-Grid de, qui vous permet d'espacer parfaitement les éléments sur la carte. Vous pouvez saisir le nombre d'éléments nécessaires ainsi que la distance entre eux et OnePlan générera et Snap-to-Grid sur la carte des événements. La fonctionnalité est actuellement en version bêta spécifiquement pour Porta Potties, mais vous pourrez bientôt l'utiliser pour cartographier d'autres éléments comme des tentes et rendre l'ensemble de votre événement plus précis et le processus de planification du site plus pratique.
10. Travaillez plus intelligemment, pas plus dur
En fin de compte, vos outils feront la différence entre travailler plus dur et travailler plus intelligemment. OnePlan transforme bon nombre des tâches exténuantes associées à la planification de festivals en plein air, en simplifiant des tâches telles que la création de rapports, la cartographie du site et la collaboration. Cet outil vous fera gagner du temps et de l'argent, libérant ainsi votre emploi du temps pour ce qui compte. Bonne planification !
Commencez à planifier votre festival avec OnePlan totalement gratuit aujourd'hui.
