Plantilla gratuita de planificación de eventos realizada por planificadores de eventos profesionales
Una plantilla de planificación de eventos precisa y fácil de usar en Excel, Word y PDF
Creado por experimentados planificadores de eventos, el OnePlan La plantilla de planificación de eventos es una lista de verificación integral para la planificación de eventos con consejos interesantes y una guía paso a paso para planificar y ejecutar sus eventos. Descargue esta guía gratuita sobre planificación de eventos, que profundiza en los conceptos básicos de la gestión de un evento.
Descargue su plantilla de planificación de eventos gratuita
¿Qué hay en la plantilla de planificación de eventos?
- Lista de verificación de permisos y licencias
- Consejos para la gestión del sitio
- Conocimientos en gestión de multitudes
- Manteniendo tu evento seguro
- Ayuda a los planificadores de eventos a identificar los hitos del evento.
- Asignar tareas e hitos a los departamentos de eventos.
- Incluye cronogramas, cronogramas, agendas y ejemplos.
- Personaliza la hoja según las necesidades de tu evento.
Cómo acceder OnePlanDocumento de planificación de eventos:
REGÍSTRATE para OnePlan gratis en segundos (no se requieren detalles de pago) y luego:
- En la esquina superior izquierda de su panel, haga clic en 'Plantillas"
- Haga clic en el 'Formulario de gestión de eventos' para descargarlo!
"Nos encanta OnePlan! Nos ha ayudado a identificar una forma completamente diferente de utilizar nuestro sitio y la forma más eficiente de obtener capacidad total”.
Amy Bertaut
Festival Folclórico de Shrewsbury
Paso 1 en su lista de verificación de eventos:
Complete la descripción general de su evento
Ingrese los detalles esenciales de su evento en la plantilla de planificación. Esto incluye el nombre de su organización, el nombre del evento, la ubicación, la fecha y la información de contacto clave. Esta sección es la columna vertebral de su proceso de planificación y proporciona una descripción clara de los detalles fundamentales del evento.
- Cuáles son las metas y objetivos de su evento
- ¿Quién organiza el evento?
- Dónde y cuándo se llevará a cabo el evento
- ¿Quiénes son las partes interesadas clave, es decir, las principales personas involucradas en el evento que deben mantenerse actualizadas con algunos o todos los detalles?
Paso 2: contratistas y servicios de emergencia
Enumere los contratistas clave para servicios como alimentos y bebidas, electricidad temporal e infraestructura. No olvide incluir contactos de servicios de emergencia esenciales en su plantilla de planificación de eventos, esto incluye bomberos, policía y apoyo médico. Esta preparación es crucial para abordar cualquier situación inesperada durante el evento.
Paso 3: crear el cronograma del evento
El calendario del evento es una parte clave de cualquier plan de evento, ya que brinda una descripción general de las tareas que se llevarán a cabo en el período previo al evento, el día del evento y después del evento. Proporciona información sobre quién está asignado a cada tarea. Utilice la cuadrícula adjunta. Asegúrese de incluir tantos detalles como sea posible y haga circular el cronograma entre todo el personal, proveedores y partes interesadas.
Paso 4: Defina su audiencia y garantice la accesibilidad para todos
Defina el perfil de su audiencia y considere sus necesidades, incluidos los requisitos de accesibilidad. Hacer que su evento sea inclusivo no solo cumple con los requisitos legales sino que también da la bienvenida a una audiencia más amplia, enriqueciendo la experiencia del evento para todos.
Paso 5: cree un plano del sitio
Cree un plano detallado del sitio utilizando OnePlan, marcando todo, desde estructuras temporales y salidas de emergencia hasta baños y lugares de gestión de residuos. Un plan de sitio bien pensado es crucial para el buen funcionamiento y la comodidad de los asistentes.
Paso 6: Gestionar el saneamiento y la gestión de residuos
Utilice la guía de la plantilla de planificación de eventos para asegurarse de tener instalaciones de baño adecuadas según la asistencia esperada y elabore estrategias para la recolección y el reciclaje eficientes de residuos para mantener su evento respetuoso con el medio ambiente.
Paso 7: cree un plan de gestión del ruido
Asegúrese de que su evento tenga un plan para comunicarse con los residentes cercanos y cumpla con las normas locales. Considere contratar a un ingeniero de sonido para eventos más grandes para mantener los niveles de volumen adecuados. Un plan claro para minimizar el impacto del ruido, que incluya monitorear y ajustar el sonido según sea necesario, mantendrá contentos tanto a los asistentes como a la comunidad local.
Paso 8: Planificación de la fuerza laboral de su evento
Desde personal capacitado que supervisa diversos aspectos del evento hasta azafatas dedicadas que manejan multitudes y seguridad profesional que garantiza la seguridad, cada rol juega un papel importante. Asegúrese de que su equipo esté bien informado sobre sus funciones y tenga acceso al plano del sitio. Una formación adecuada y directrices claras les permitirán manejar situaciones de manera eficiente, contribuyendo a una experiencia segura y agradable para todos los involucrados.
Paso 9: cree un plan de gestión de tráfico y multitudes para su evento
Planifique cómo gestionará la capacidad y el tráfico del evento, garantizando un movimiento seguro y eficiente para los asistentes. Considerar rutas de circulación pública y políticas vehiculares, especialmente en caso de emergencias.
Paso 10: Planificación de un evento seguro
Tu evento debe ser un espacio seguro para todos. Esto incluye medidas de seguridad contra incendios, planes de evacuación y políticas para niños perdidos. Utilice la plantilla de evento para revisar y crear un plan y una lista de verificación para cada una de estas posibilidades. Esté siempre preparado para condiciones climáticas adversas y tenga establecida una política de cancelación.
Paso 11: Reúnalo todo y compártalo con las partes interesadas
Revise minuciosamente el plan de su evento completo, asegurándose de que se haya considerado y abordado cada detalle. Compartir con las partes interesadas. Recuerde, la flexibilidad es clave. Esté preparado para adaptar su plan según sea necesario, hasta el día del evento.
