SoulFest planifica su festival de forma más eficiente utilizando OnePlan
Planificación del festival de música cristiana más grande de Nueva Inglaterra
fiesta del alma es el festival de música cristiana más grande de Nueva Inglaterra. Cada verano, el evento de tres días reúne a más de 75 artistas y oradores para presentaciones musicales, talleres y paneles de discusión a gran escala. El evento también incluye una gran cantidad de vendedores, desde ministerios y escuelas cristianas hasta vendedores de alimentos y ropa.
La planificación de SoulFest es una tarea importante y, con un pequeño equipo de planificación de eventos y un presupuesto limitado, sus productores deben confiar en herramientas y plataformas inteligentes para hacerlo realidad. Ahí es donde OnePlan entra en juego.
Antes de utilizar OnePlan, la organizadora Renna dice que la planificación del evento tomó 2 semanas, de 3 a 4 horas por día, además de muchas noches hasta altas horas de la noche. Desde que uso OnePlan, ahora sólo se necesita 1 hora al día durante 1 semana. ¡Esto supone un enorme ahorro de tiempo del 85 %!
Y le ahorra dinero a SoulFest, ya que ofrece un retorno de la inversión (ROI) 21 veces mayor según su suscripción mensual. Ha sido un punto de inflexión para Renna y su equipo: mire el vídeo y siga leyendo para conocer los detalles.
La plataforma todo en uno que reemplazó a los sistemas antiguos
Renna Muhieddin es productora asociada de SoulFest. Durante años, el equipo de SoulFest utilizó una combinación de Google Maps y Photoshop para la planificación del sitio y hojas de cálculo para todo lo demás. El proceso de usar Photoshop para planificar el sitio y luego ampliar ese archivo para carteles, mapas de producción y todas las partes interesadas del evento fue una molestia.
“Ese era el viejo sistema y era horrible”, compartió Renna. "Era muy tedioso y normalmente esperábamos hasta el último minuto para hacerlo porque las cosas cambian mucho día a día con el festival".
A pesar de sus desafíos, Renna y su equipo se habían acostumbrado al antiguo sistema. No conocían ningún programa que fuera lo suficientemente inteligente como para planificar un evento tan grande y complejo como SoulFest. Se mostró escéptica de que una plataforma pudiera satisfacer las amplias necesidades del festival, pero OnePlan Prometió ser una plataforma todo en uno, así que Renna la intentó.
Ella no estaba decepcionada. Cuando Renna comenzó a planificar el SoulFest, tenía OnePlan a su lado. “Tenía casi todos los elementos de nuestro mapa en el OnePlan plataforma en dos días. Fue increíble."
Las 6 características que marcaron la diferencia
Cambiar a OnePlan Tuvo un impacto enorme en el equipo de SoulFest. Aquí hay seis herramientas y capacidades que se destacaron.
1. Facilidad de uso
OnePlan Es fácil de usar y fácil de enseñar. Renna se dio cuenta rápidamente de la plataforma y su equipo también. Su funcionalidad es excelente incluso en un iPad, lo que le permite a Renna tener su mapa del sitio a mano en el evento y realizar cambios en tiempo real.
2. Ahorre tiempo y dinero
OnePlan le ha ahorrado mucho tiempo al pequeño equipo de SoulFest a un costo asequible. El método Photoshop consumía muchísimo tiempo. OnePlan ha hecho que cosas que antes llevaban horas fueran más fáciles de lo que podrían haber imaginado. “Los 70 dólares al mes para poder desarrollar un sitio como este son invaluables”. dijo Renna.
3. Cree un mapa del sitio con facilidad
La mejora más grande e inmediata fue poder colocar elementos en el mapa del sitio a escala. La simplicidad de mapear objetos supuso un gran ahorro de tiempo. Renna podría simplemente escribir las dimensiones de una tienda de campaña y colocarla en el mapa al instante. OnePlanLas calculadoras inteligentes de le brindan información sobre objetos en tiempo real y en el momento. Así que para las 54 tiendas de campaña de Renna, esto supuso un verdadero ahorro de tiempo.
4. Cree informes útiles
Los informes de la lista de cantidades también cambiaron las reglas del juego para el equipo de SoulFest. Renna pudo generar informes sobre cuánto inventario pedir. Por ejemplo, podría determinar cuánta cerca ordenar en función de los elementos que había colocado en el mapa y la cantidad de carpas que se instalarían alrededor del festival usando OnePlan sistema de gestión de inventario.
SoulFest es un festival anual, por lo que sus proveedores envían al equipo de planificación una lista de lo que se pidió el año anterior. Con OnePlanCon la herramienta de lista de cantidades, el equipo puede verificar esa lista para asegurarse de pedir la cantidad correcta de cada elemento, asegurándose de no pedir demasiado o, peor aún, no lo suficiente.
5. Operar en medidas métricas o imperiales
OnePlan Recientemente se agregó la capacidad de hacer clic en un botón y cambiar de medidas métricas a imperiales. Renna dijo: "¡Finalmente tenemos medidas imperiales, lo cual es muy emocionante!"
6. Facilidad de colaboración
La facilidad de colaborar a través del OnePlan La plataforma fue otro gran beneficio para el equipo de SoulFest. En el pasado, no era posible entregar un archivo de Photoshop: Renna tenía que hacer todas las adiciones y cambios ella misma. En 2021, los compañeros de equipo de Renna pudieron realizar las adiciones necesarias directamente al OnePlan mapa. “Nuestro coordinador de terrenos simplemente se subió a la plataforma y comenzó a agregar todas las cercas”, dijo Renna.
"No podía dejar de hablar efusivamente sobre OnePlan a la gente de mi campo en el festival. Yo estaba como, 'Tenemos un nuevo software'. Es maravilloso. Tienes que comprobar esto."'
Renna Muhieddin
Productor asociado, SoulFest
Una parte esencial del funcionamiento del SoulFest
Renna ya está inmersa en la planificación del próximo SoulFest. Ella y su equipo están buscando cambiar el diseño del festival y comercializar algo completamente nuevo. Con sólo dos empleados de tiempo completo trabajando en el proyecto, OnePlan se ha convertido en una parte esencial de la operación.
As OnePlan continúa desarrollándose, Renna está entusiasmada con las nuevas herramientas y capacidades. Por ejemplo, la nueva herramienta de matriz de objetos permitirá al equipo de Renna espaciar perfectamente las tiendas de campaña en el mapa del sitio. Pueden ingresar cuántas tiendas de campaña se necesitan, así como la distancia entre ellas y OnePlan se generará y se ajustará a la cuadrícula en el mapa de eventos.
La capacidad se encuentra actualmente en versión beta, pero Renna espera poder usarla para trazar carpas y hacer que el diseño completo del evento sea más exacto y el proceso de planificación del sitio más conveniente. “Realmente es de vital importancia marcar el espacio entre los objetos”, compartió Renna.
Esta herramienta Array ya está disponible OnePlan, gracias a los comentarios de Renna y otros organizadores. Puede ver las últimas funciones que hemos agregado en Página de actualizaciones de productos.
¿Estás planeando un sitio para un festival como Renna? Comience a usar OnePlan .
