Cuando Kristen Hudgins de TRC Events comenzó a planificar su espectáculo anual de arte y artesanía de Navidad en julio, estaba usando una aplicación gratuita que simplemente no era suficiente. Los constantes cortes y pegados, imprecisiones y dolores de cabeza la distraían de la planificación real del evento, obligándola a dedicar su tiempo a trabajar y reelaborar un mapa del sitio que no era perfecto.
Entonces Kristen descubrió OnePlan. Ahora ha planeado cuatro eventos separados en OnePlan con más de 5,000 asistentes. Aquí hay cinco cosas que se han destacado.
1. Infraestructura (¡especialmente tiendas de campaña!)
El evento de Navidad en julio de Kristen reúne a docenas de artistas en una granja local para un día de venta de sus productos. Esto requiere tiendas de campaña, ¡muchas!
"Tenemos más de 170 carpas y expositores durante el evento de Navidad en julio". compartió Kristen. “La capacidad de escalar las tiendas de campaña y asegurarse de que todo esté perfectamente colocado es un gran beneficio de OnePlan. Ha sido un gran ahorro de tiempo y me siento más seguro con el mapa de mi sitio”.
OnePlan le permite a Kristen crear maquetas de tamaños de carpas personalizados, asegurando que su mapa del sitio sea preciso al milímetro tanto en ubicación como en escala. Esto es esencial, porque un error de cálculo, aunque sea de unos pocos centímetros, puede significar bloquear una salida o abarrotarla. OnePlan es preciso. Ingrese medidas exactas (imperiales o métricas) para todos los elementos del evento en el OnePlan estudio.
2. Gestión de proveedores
Desde el alquiler de tiendas de campaña y los vendedores de comida hasta las docenas de artistas con los que Kristen trabaja en su evento de Navidad en julio, la gestión de proveedores es una parte importante de su proceso. Afortunadamente, OnePlan está configurado para la gestión de proveedores. Cada elemento colocado en un mapa tiene una sección de administración de proveedores donde los planificadores pueden rastrear información como el nombre del proveedor, el costo, la fecha de entrada y salida y el estado de disponibilidad. Obtenga más información sobre la gestión de proveedores en OnePlan.
Además de esto, la facilidad para colaborar en OnePlan facilita la participación de proveedores en cualquier etapa del proceso.
"Mis proveedores aprecian mucho cómo puedo involucrarlos en el proceso. OnePlan Hace que la gestión de proveedores sea mucho más fácil al tenerlo todo en un solo sistema”.
kristen hudgins
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3. Ahorro de tiempo
OnePlan ha simplificado muchos procesos, ahorrándole a Kristen toneladas de tiempo. Por ejemplo, OnePlanLa herramienta Lista de cantidades cuenta automáticamente los elementos colocados en el mapa de su sitio para que pueda ver qué infraestructura y elementos necesita, todo en un solo lugar. Calcula y muestra automáticamente los artículos que necesita obtener de los proveedores.
Seamos realistas, la planificación de eventos no es fácil y gestionar un millón de piezas móviles a la vez puede llevar mucho tiempo. Todos queremos dedicar nuestro tiempo a hacer lo que mejor sabemos hacer: ¡hacer que los eventos sean mágicos! Lo que no queremos es pasar horas preciosas creando mapas de mala calidad o lidiando con la logística de los proveedores porque no tenemos las herramientas para ahorrar tiempo y dinero a nuestros clientes. OnePlan elimina o simplifica tareas tediosas. Los planificadores de eventos ahorran tiempo, lo que les permite centrarse en los detalles más importantes.
4. Colaboración
Si bien Kristen es la única planificadora de eventos detrás de TRC Events, la colaboración y la facilidad para compartir siguen siendo una gran prioridad para ella. Tiene que mantener informados a sus clientes y proveedores. Ahí es donde OnePlanLas funcionalidades de colaboración de han resultado útiles.
Usar OnePlan hizo que la colaboración con las partes interesadas clave fuera más fácil que nunca. Antes OnePlan, sus métodos de planificación de eventos anteriores consistían en copiar y pegar cada elemento de su plan de evento para enviarlo a las partes interesadas para mantenerlos informados. OnePlan permite colaborar fácilmente y compartir con las partes interesadas. Compartir personas relevantes en el plan se realiza con solo un clic, y darles acceso de solo visualización significa que no podrán cambiar nada en el plan. También compartió su plan con los asistentes utilizando la función de captura de pantalla en OnePlan y publicar una foto de su plan en su sitio web. Los asistentes y proveedores pueden ver fácilmente el mapa del evento y saber exactamente adónde ir.
Kristen tiene una visión para sus eventos, pero a veces es difícil transferir esa visión a algo concreto para mostrárselo a los clientes y otras partes interesadas. Con mapas más detallados y varias formas de visualización, OnePlan ha ayudado a Kristen a ilustrar sus ideas de una manera más emocionante y vibrante, permitiendo una mayor colaboración en tiempo real.
5. Un mapa del sitio más preciso y detallado
Estacionamiento, baños, tiendas de campaña y vendedores son sólo algunos de los elementos que deben ilustrarse en el mapa del sitio Navidad en julio. Con OnePlan, los mapas del sitio de Kristen ahora son más precisos y detallados. No sólo por la planificación del lugar del evento que realizó en OnePlan pero también usando el OnePlanLa selección de mapas 2D, HD, aéreos y satelitales actualizados para planificar sus eventos. Kristen puede ver y alternar entre mapas e imágenes de alta resolución de ubicaciones globales con múltiples opciones que incluyen mapa, satélite y modo en blanco y negro.
El evento de Kristen también tiene elementos únicos que no se usan en todos los eventos, incluido un pozo de fuego, juegos de lanzamiento de anillos y un zoológico de mascotas; cada uno de estos elementos únicos tiene un ícono personalizado en OnePlan. "OnePlan significa que ahora puedo planificar mi evento navideño con precisión. Es súper preciso, lo que me da confianza cuando llego al sitio”, dijo Kristen.
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