Cada año, en el Día de Acción de Gracias, las comunidades de todo Estados Unidos celebran Turkey Trots, eventos que normalmente se llevan a cabo para recaudar fondos para organizaciones benéficas y al mismo tiempo quemar algunas calorías antes del día de banquete más importante del año.
Festival Foods es una cadena de supermercados que opera 40 tiendas en todo el estado de Wisconsin. Organizan once trotes de pavo al año, todos al mismo tiempo, para alentar a las personas a ser activas y al mismo tiempo contribuir a su comunidad, y las ganancias se destinan a Boys & Girls Clubs y YMCA en las comunidades donde se llevan a cabo los eventos. Hasta ahora han recaudado más de 3.6 millones de dólares con más de 138,000 participantes.
Las complejidades de planificar 11 eventos de carrera el mismo día
Los Festival Foods Turkey Trots son una tarea enorme, con eventos que se llevan a cabo al mismo tiempo en varias ubicaciones, el equipo tiene que gestionar una gran cantidad de personal, proveedores y otras partes interesadas. Los eventos de carrera siempre son complejos. Requieren una planificación significativa para garantizar la seguridad tanto de los participantes como de los espectadores, y a menudo exigen el cierre de carreteras y la colaboración con los funcionarios locales. La gestión de multitudes presenta un desafío porque hay que tener en cuenta la multitud de corredores, así como los espectadores y el personal. Elementos como estaciones de check-in, barreras, baños, estaciones de agua, médicos y señales de tráfico deben colocarse en un mapa del sitio para garantizar que el equipo tenga todo lo que necesita el día de la carrera. Para Festival Foods, estos desafíos se amplificaron a medida que lo hicieron sus carreras.
"Comenzamos en 2008 con tres lugares para la carrera", compartió Brian Stenzel, director senior de participación comunitaria de Festival Foods. "Ahora somos once y todos se llevan a cabo al mismo tiempo en todo el estado".
Durante años, el equipo de planificación colocó capturas de pantalla de Google Earth en PowerPoint y agregó pines para colocar elementos en los sitios de sus eventos. Fue difícil mantenerse organizado, especialmente porque crecieron hasta once eventos simultáneos.
Descubrir OnePlan
Cuando el equipo de planificación asistió a un taller en una conferencia de Running USA, aprendieron sobre OnePlan, un software de planificación de eventos que permite un mapeo detallado y preciso del sitio y una colaboración perfecta con más de 130 elementos específicos de eventos en ejecución. La idea de tener una cuenta para 11 carreras era una perspectiva apasionante. Decidieron intentarlo.
Festival Foods tiene un equipo central de seis personas que trabajan en Turkey Trots. "Somos dos de nosotros construyendo y editando activamente en One Plan", compartió Brian. “Pero lo compartiremos con todos los directores de carrera. Cada una de las 11 localidades cuenta con un director de carrera local en esa ciudad. Hemos estado compartiendo la versión 'Solo visualización' con ellos y con nuestros proveedores”.
Plan de eventos del trote de pavo de Festival Foods
Beneficios del uso de alimentos festivos OnePlan
La capacidad de compartir el mapa de su sitio con las partes interesadas y ajustar su capacidad de ver o editar según su función y necesidades ha sido excelente para el equipo de Festival Foods. “Ha sido maravilloso especialmente para los directores de carrera”, dijo Brian.
OnePlan También ha sido extremadamente útil debido a sus elementos específicos de ejecución y otros. El equipo de Festival Foods puede trazar sus rutas, áreas de salida y llegada, conos, señales de giro y recta, ubicaciones de la policía, ubicaciones de voluntarios, orinales portátiles, estaciones de avituallamiento, DJ, parlantes, generadores, áreas de estacionamiento, planos del sitio interior, carpas y mesas. y mucho más. “Simplemente abro el menú y voy directamente a la barra de búsqueda para buscar lo que necesito. Es fácil”, dijo Brian.
El equipo de Festival Foods utiliza con frecuencia OnePlanEntre las funciones de cálculo se encuentra la herramienta de cálculo de cantidades, que calcula automáticamente las cantidades de cada elemento necesario en función del mapa del sitio. Los informes del panel le muestran todo el inventario que se ha colocado en el mapa y exportan una lista completa de cantidades a un archivo CSV. "Cuando usábamos Google Earth, había que crear carpetas principales y todo lo que había debajo era muy difícil de encontrar", dijo Brian. “En One Plan, el panel ha sido muy útil. Incluso contar cuántas señales de giro a la izquierda necesitamos es muy fácil de hacer en One Plan”.
Stevens Point - Plan de eventos de comidas del festival
OnePlan realmente se puso a prueba el año pasado cuando el equipo de Festival Foods participó en una carrera adicional. "Stevens Point era nuevo este año, por lo que One Plan fue de gran ayuda para instalar todo allí", dijo Brian. El equipo pudo compartir el mapa de su sitio con el director de carrera local para alinear todos los detalles de la carrera.
El equipo está ahorrando tiempo y dinero con OnePlan, y planean seguir usando el programa para futuros Turkey Trots. Esperan ver pronto agregados marcadores de millas a los elementos del paquete para correr y están trabajando con el OnePlan equipo para integrar el software con su propia aplicación de eventos.
En general, OnePlan ha cambiado las reglas del juego para el equipo de Festival Foods, permitiéndoles concentrarse en el importante trabajo de organizar eventos fantásticos y retribuir a las comunidades donde operan.
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