El Festival del Queso y el Chile organiza cuatro eventos gastronómicos cada año, a los que asisten hasta 9,000 personas, lo que requiere una planificación precisa del evento. Trabajando con un pequeño equipo central de planificadores, apoyados por subcontratistas para los días del evento, su director Simon Stewart tiene que gestionar más de 120 vendedores de comida, bares autorizados, actividades de feria y escenarios de entretenimiento en vivo.
Simón empezó a usar OnePlan planificar estos eventos familiares después de darse cuenta de sus beneficios instantáneos en comparación con el paquete CAD que había estado usando anteriormente.
Queso y Chile Antes OnePlan
Antes de utilizar OnePlan, Simon tuvo que cambiar entre diferentes programas para crear su plan para el Festival del Queso y el Chile – una situación que experimentan muchos organizadores de eventos. Utilizó una hoja de cálculo de Excel separada para recopilar la superposición necesaria para cada evento, mientras cortaba y pegaba imágenes de Google Maps para dibujar un plano del sitio con formas en PowerPoint. Este proceso no permitió realizar mapas ni capturar datos con precisión, lo que significa que sus planes no cumplían con los estándares profesionales de los eventos.
Simon dice: “Con el software que usábamos antes, la capacidad de escalar no era muy buena. No podíamos confiar en que fuera preciso y, a menudo, llegábamos al sitio y teníamos que hacer cambios en el diseño debido a que los planos no estaban a escala".
Una mejor manera de planificar eventos
Ahora Simón usa OnePlan planificar, mapear y adquirir todo lo que necesita para crear eventos exitosos. “OnePlan "Proporciona un mapa preciso a escala y cientos de elementos de infraestructura para eventos que me permiten construir rápidamente un sitio para eventos", dice.
Primero, elige un mapa base en OnePlan para comenzar a planificar, confiando en que todos los elementos que coloca en el plano están en la ubicación correcta y tienen el tamaño correcto. Arrastra y suelta evento. EN LA MINA como baños, tiendas de campaña, vallas, barreras, azafatas y camiones de bomberos... ¡esos chiles están picantes!
Con una planificación precisa de eventos, Simon puede ver cada elemento de infraestructura en una lista de cantidades y exportarlo para compartirlo con los proveedores. Tiene toda la información que necesita, incluido el tamaño del artículo, lo que3words dirección, costo, además de hora y fecha de instalación.
"Utilizando OnePlan Creo planos precisos, detallados y de apariencia profesional para el lugar de eventos sin la necesidad de un paquete CAD complejo".
Simon Stewart
Director, Festival del Queso y el Chile
OnePlan proporciona un catálogo completo de todo lo que Simón necesita para sus eventos. Ha podido producir planos precisos y profesionales del lugar de eventos inmediatamente después de registrarse.
"OnePlan es fácil de aprender y usar, ofrece planes de apariencia profesional y me brinda herramientas avanzadas para la gestión de eventos. Ahora tengo confianza en el aspecto profesional de los planos de mi sitio y tengo los detalles y los datos para responder cualquier pregunta”.
Garantizar la seguridad de los asistentes al evento
La seguridad de los asistentes es de suma importancia en estos eventos del Reino Unido. Usando OnePlan, Kit de herramientas de distanciamiento social, Simon puede medir áreas de multitud, calculadoras de colas y evacuación y rutas de vehículos de emergencia. Esto le permite presentar fácilmente los datos en sus evaluaciones de riesgos y planes de gestión, lo que hace que su proceso de planificación de eventos sea mucho más fluido.
"OnePlan nos brinda información confiable de seguridad y planificación que respalda nuestra planificación, operaciones y partes interesadas".
Simon Stewart
Director, Festival del Queso y el Chile
Mientras que antes tenía que enviar archivos grandes a las partes interesadas y proveedores, Simon ahora puede compartir su plan de evento con un solo clic, brindándoles acceso instantáneo a versiones de los planes editables o de solo lectura. Es un gran ahorro de tiempo cuando se trata de servicios de emergencia, licencias y autoridades locales del Reino Unido. SAG (Grupos Asesores de Seguridad), propietarios de terrenos y proveedores.
Simón dice, “La seguridad y la confianza de las partes interesadas son esenciales para obtener permisos y alojar a 10,000 personas de forma segura. OnePlan nos brinda información confiable de seguridad y planificación que respalda nuestra planificación, operaciones y partes interesadas”.
Una plataforma para una planificación precisa de eventos
En última instancia, Simon se beneficia de tener ahora un plan todo lo que necesita para realizar eventos seguros y exitosos. OnePlan permite una planificación precisa de eventos para los eventos de su ciudad y pueblo. Y puede brindarnos comentarios para ayudarnos a mejorar continuamente. OnePlan en el futuro. "Finalmente, un sistema creado específicamente para que lo utilicen los profesionales de eventos".
