Organizar un evento, grande o pequeño, conlleva una importante lista de tareas pendientes y numerosas responsabilidades que pueden resultar bastante abrumadoras. No importa lo que esté incluido en el evento, puedes esperar que su logística te presente una buena cantidad de desafíos a lo largo del camino.
Incluso si eres un experto en la planificación de eventos, generalmente hay un equipo de personas involucradas y puedes garantizar que todos permanezcan en sintonía con la ayuda de OnePlan software de estudio. En este artículo, nos centraremos en las 5 cosas que debes hacer primero en OnePlan para que pueda asegurarse de aprovechar al máximo la plataforma de planificación de eventos.
Que es OnePlan?
Si está buscando una solución todo en uno que le ayude a planificar sus eventos, OnePlan ofrece una solución intuitiva que le permite gestionar cada paso del proceso dentro de una interfaz de usuario detallada y fluida. Le permite cooperar con todos los socios, proveedores y colegas asociados con el evento, y pueden trabajar juntos fácilmente desde la comodidad de su computadora. Viene con muchas herramientas de planificación y gestión de eventos, como mapas, infraestructura, importación CAD, y mucho más. Ya sea que esté trabajando en un lugar pequeño o en un estadio grande, OnePlan es capaz de ayudarle a gestionarlo todo. Recomendamos comenzar su plan de evento con 5 pasos para asegurarse de aprovechar al máximo la plataforma y planificar un gran evento.
1. Trazar áreas, rutas y cómo acceder
Áreas de parcela
Una vez que hayas creado tu evento en OnePlan, su panel contendrá muchos parámetros diferentes que podrá completar a su propio ritmo. Para que su evento se desarrolle sin problemas, es vital que tenga un plan de evento que muestre áreas y rutas específicamente marcadas y cómo los asistentes accederán a cada una. Le recomendamos que su primer paso sea marcar esas áreas, como el área en la que se llevará a cabo todo su evento, áreas de multitud, áreas de comida, etc.
Para marcar un área, haga clic en "Áreas, rutas y acceso" en la barra de herramientas de la izquierda en el OnePlan Studio, luego haga clic en "Áreas" y elija el área coloreada que desee marcar. Luego, traza las esquinas de tu área y haz doble clic en el último punto para terminar de marcar tu área. ¡Ta-da! Has trazado tu primera área en OnePlan.
Colocar rutas
Es innegable que es crucial trazar la infraestructura de su evento desde múltiples ángulos con anticipación, pero también deberá considerar cómo llegan los asistentes y cómo ingresan al evento. Muchas personas no querrán esperar demasiado si las colas se amontonan sólo para entrar, y OnePlan es una excelente herramienta para enrutar estacionamientos y entradas por igual.
Entonces tu siguiente paso es trazar tus rutas. ¿Cómo accederán tus invitados a tu evento? ¿Cuál será su ruta desde el estacionamiento o el transporte público hasta su entrada? OnePlan Ofrece rutas para vehículos y peatones.
Para trazar rutas en su plan de evento, abra nuevamente la pestaña "Áreas, rutas y acceso" en su OnePlan Studio, luego elija la ruta que desea trazar y luego haga clic fácilmente en el lugar donde desea iniciar la ruta, seguirla y detenerla.
Medir áreas y rutas
Además de trazar estas rutas y áreas, también puede recopilar mediciones precisas del lugar, los proveedores y el lugar donde espera tener un tráfico peatonal constante. Obtener mediciones adecuadas del área con la que está trabajando es vital para sus proveedores y la capacidad esperada para su evento. Saber la cantidad exacta de área que tiene puede ayudar con el control de multitudes y simplemente ayuda a minimizar el tiempo de espera de los asistentes y evitar áreas concurridas.
Para medir sus áreas, simplemente haga clic en un área que haya trazado y verá los metros cuadrados exactos (o pies cuadrados) del espacio. OnePlan también le brinda una estimación de cuántas personas caben dentro de ese espacio y ese número variará según la densidad de público que le gustaría en su evento.
Para medir tu ruta, haz clic en tu ruta y verás OnePlan calcula automáticamente la longitud de esa ruta. También verá el tiempo de viaje caminando o conduciendo esa ruta según la velocidad promedio que ingrese.
Una vez que haya recopilado todas las mediciones que pueda necesitar, podrá compartir fácilmente estos datos con cualquiera que los necesite. Esto garantiza que todos los involucrados sepan qué esperar. También es útil para la seguridad del evento, ya que la policía, los bomberos y los equipos médicos podrán brindar una respuesta rápida si es necesario.
In OnePlan, puede trabajar en estos parámetros en tiempo real con sus socios y colegas, lo que le permitirá realizar una lluvia de ideas en cada paso del camino. OnePlan También le permite modelar el flujo de multitudes, lo que le brinda una referencia de cómo se verá el tráfico peatonal desde todos los ángulos. La gente no sólo apreciará sus esfuerzos por controlar la multitud, sino que también garantizará que su evento avance sin demora.
2. Infraestructura del lugar
Un evento no es nada sin su infraestructura y para estar completamente preparado, el plan de su evento debe ser detallado y preciso con la infraestructura adecuada. En OnePlan, hay cientos de elementos de infraestructura, desde tiendas de campaña hasta iluminación, alimentos y bebidas y saneamiento. Tu próximo paso en OnePlan debería ser trazar la infraestructura en su plan de evento y darle a cada elemento una ubicación exacta.
Para trazar la infraestructura, haga clic en la pestaña "Infraestructura" en el menú de la izquierda; desde allí verá muchos menús desplegables de cada uno de los elementos de infraestructura. OnePlan ofrece.
Uno de los elementos de infraestructura más importantes trazados en su mapa son las cercas. Dependiendo de la ubicación, algunos eventos requerirán vallas para que los asistentes no se pierdan o se desvíen. Dependiendo de la escala de su evento, puede volverse bastante caótico si espera una gran cantidad de visitantes. Si el evento se deja demasiado abierto, puede generar una gran desorganización entre la multitud de personas cuya curiosidad los lleva de un proveedor o atracción a otro.
OnePlan le permite mapear todas las cercas que pueda necesitar y cómo incorporarlas adecuadamente dentro del espacio que se le ha asignado. Además, te dará los datos del número de paneles necesarios, haciendo que ordenar y reservar estos recursos sea mucho más eficiente. OnePlan Ofrece muchos tipos diferentes de vallas dentro del estudio. Hay barreras contra multitudes de diferentes longitudes, cercas Heras/permiter, barreras tensa, bolardos, barreras mojo y más.
Para trazar cercas en el plan de su evento, haga clic en la pestaña "Infraestructura", luego haga clic en el menú desplegable "Barreras/cercas" y elija las cercas que desea para su evento. Luego haga clic en la ubicación inicial de su cerca, haga clic en cada esquina y haga doble clic para terminar y colocar su cerca.
3. Agregue herramientas específicas para su evento
Entre los cientos de artículos y herramientas OnePlan En nuestras ofertas encontrará artículos únicos diseñados para su evento específico. Con métodos o software de planificación de eventos anteriores, no tener elementos personalizados o especializados permite cometer errores. Quizás no sepas exactamente qué tamaño ocuparía una noria en el mapa de tu evento o el tiempo que lleva montar una pista de patinaje sobre hielo. Tal vez el elemento que necesita sea una barrera específica diseñada para proteger a las multitudes en eventos de ciclismo de alta velocidad o el portillo de un juego de cricket.
OnePlan tiene paquetes de eventos especiales con artículos diseñados para eventos específicos. Algunos de los tipos de eventos especializados para los que ofrecemos artículos son carreras, ciclismo, cricket, triatlón, ferias y espectáculos y mercados navideños.
Para acceder a paquetes de eventos especiales, haga clic en la pestaña "Más" en el menú de la izquierda. Allí encontrarás un menú desplegable de los diferentes paquetes de tipos de eventos.
4. Planifique su fuerza laboral
En cualquier evento, necesitará una fuerza laboral en la que pueda confiar, y ellos necesitarán una organización adecuada para realizar sus trabajos designados de manera efectiva. Mientras planifica su evento en OnePlan, su próximo paso debería ser plan de puntos su fuerza laboral para el evento y dónde estarán ubicadas. OnePlan tiene muchas opciones diferentes de fuerza laboral, incluidas médicas, policiales, de seguridad, personal, voluntarios y más. Puede proporcionar nombres para cada departamento e incluso incluir letreros, carpas, vehículos, estaciones sanitarias y muchos otros parámetros relacionados con la fuerza laboral para el evento.
Para trazar su fuerza laboral en su mapa, haga clic en la pestaña "Fuerza laboral" en el menú de la izquierda. Allí verás las muchas opciones de puntos de fuerza laboral. Haga clic en el tipo de fuerza laboral que necesita y trace su ubicación durante su evento.
Si necesita reducir o ampliar el tamaño de su fuerza laboral. Haga clic en el punto de la fuerza laboral que se trazó y seleccione la escala. Puede planificar fácilmente la escala entre sus otras mediciones y el software proporciona múltiples vistas de su evento, como imágenes aéreas y satelitales que ofrecen detalles de su evento en alta definición. Una vez más, todas estas funciones se pueden gestionar con un esfuerzo colaborativo, para que no se pierda nada en el proceso de planificación del evento.
Aunque los asistentes están ahí principalmente para los vendedores y las atracciones, una fuerza laboral que opere con fluidez es vital para cualquier evento, ya que son una parte importante para mantener el evento en orden y a tiempo. Para ayudar a mantener a la fuerza laboral encaminada, bríndeles acceso de solo visualización a su plan para que todos sepan dónde se supone que deben estar en cada etapa del evento.
5. Comparte tu plan de eventos
¡La colaboración es clave a la hora de planificar! Eso es realmente lo que marca la gran diferencia a la hora de planificar OnePlan. Utilizando OnePlan para la planificación, puede comunicar su plan visualmente y colaborar con todos los miembros clave del equipo y las partes interesadas. Mantenga una descripción general de todo el plano operativo del sitio y compártalo con las autoridades locales y los servicios de emergencia para que puedan brindarle los permisos y el apoyo que necesita. Además, está basado en la nube y se comparte fácilmente con un solo botón, lo que significa que la colaboración es sencilla y todos siempre podrán acceder a la última versión de su plan.
Para compartir su plan de evento, haga clic en el botón "Compartir" en la esquina superior derecha. Luego se le dirigirá a una página donde se le solicitará la dirección de correo electrónico de la persona con la que desea compartir su plan de evento. Luego, usted decide si desea que esta persona sea editor, administrador o solo tenga acceso de solo lectura a su plan. Para su equipo de planificación de eventos o sus colaboradores, sugerimos acceso de administración y edición. Para las partes interesadas, vendedores y proveedores, es posible que solo necesiten acceso de solo lectura para mantenerse actualizados sobre su planificación.
¡Ya estás en camino a un evento exitoso! Ha definido sus áreas y rutas, ha definido puntos claros de entrada y salida, ha agregado herramientas específicas que su evento necesita, ha trazado su fuerza laboral y ha compartido su plan con partes interesadas importantes. Hay muchas cosas involucradas en la planificación de un evento exitoso y estamos aquí para ayudarlo en su viaje. Nuestro Plan profesional permite soporte administrativo e incorporación completa de clientes para que nuestros expertos en planificación de eventos puedan ayudarlo en cada paso del camino. No dude en RESERVAR UNA DEMOSTRACIÓN con nuestros expertos para empezar a planificar mejor con OnePlan. ¡Feliz planificación!
