No todos los planificadores pueden diseñar eventos de ruta con participación masiva entre algunos de los lugares más emblemáticos del mundo. Eso es lo que Pont3, una empresa de gestión de eventos, tiene el privilegio de hacer para la carrera de 10 km del Puerto de Sídney, un evento anual entre la Ópera de Sídney y el Puente del Puerto que atrae a 7,000 asistentes.
Hablamos con Simon Bryan, Director de Operaciones de Pont3, sobre cómo utiliza su agencia de eventos OnePlan diseñar y organizar el evento que contará con carreras de 10k y 5k.
Fácil de usar, con mayor colaboración
Antes OnePlan, Pont 3 enfrentó los mismos problemas que muchos profesionales de eventos que tuvieron que confiar en herramientas no especializadas para armar sus planes de eventos. Es un enfoque obsoleto: intentar elaborar un plan de evento sin un especialista o una solución colaborativa.
Simon dice: “Durante años tuvimos que tomar capturas de pantalla de mapas de Google Earth, luego colocarlas en un documento de PowerPoint y agregar formas y líneas para la infraestructura y las rutas de los cursos, con una clave para que la gente intentara comprenderla. Y, por supuesto, no estaban a escala”.
Con OnePlanGracias a la plataforma fácil de usar, la carrera de 10 km del puerto de Sídney ya está prevista para un sistema diseñado para eventos en carretera. “La herramienta de mapeo es fácil de usar y el OnePlan Ha sido fantástico tratar con el equipo”, añade Simon.
Para Simon y su equipo en Australia, la colaboración es clave. El equipo incluye una amplia variedad de roles que incluyen director de carrera, gerente general, gerentes de operaciones, así como gerentes de patrocinio, servicio al cliente y voluntarios. Tienen socios de marca, así como partes interesadas del gobierno local. Usando OnePlan significa que todas las partes interesadas pueden acceder al plan del evento las 24 horas del día, los 7 días de la semana, ver los cambios en tiempo real y tener la confianza de que todos están trabajando según el mismo plan.
“El elemento colaborativo de OnePlan es genial. Significa que tenemos una mejor comunicación con nuestros socios al compartir planes fácilmente digeribles a escala”.
Simón Bryan
Director de Operaciones, Pont3
Simon continúa: “El elemento colaborativo de OnePlan es genial. Permite una mayor colaboración en equipo. OnePlan agiliza nuestro proceso de una manera que antes no habíamos imaginado que fuera posible. Significa que podemos tener una mejor comunicación con nuestros socios al compartir planes fácilmente digeribles a escala”.
Un conjunto de funciones para mejorar la eficiencia
puente3 tiene una sólida trayectoria en la producción de eventos de ruta con participación masiva. Incluyen RunWest Festival, Father's Day Run, Wellness Walk y Spirit of Tasmania Running Festival, además de Sydney Harbour 10k.
Los sitios de sus eventos generalmente contienen una serie de marquesinas que incluyen inscripción, información, voluntarios, entrega de equipaje, patrocinadores, alimentos y bebidas y/o camiones de comida, así como las líneas de salida y meta. Su infraestructura tiene que hacer frente a las demandas de un evento de participación masiva y, por lo tanto, consta de cercas de 6 pies, baños, generadores, cobertizos, torres de iluminación, salas frías, escenarios, tapetes, pórticos y más.
Usar OnePlan El equipo de Pont3 puede agregar fácilmente los elementos que necesita en un evento a los planes que crea. El director de operaciones, Simon Bryan, cree que esto ofrece una forma de trabajar más productiva que, en última instancia, ayuda al resultado financiero de sus eventos. “Las herramientas y funciones son muy fáciles de usar: tiene todo lo que necesitamos. OnePlan aumenta nuestra eficiencia, lo que nos ayuda a crear eventos más rentables”.
Las herramientas y funciones son muy fáciles de usar: tiene todo lo que necesitamos. OnePlan aumenta nuestra eficiencia, lo que nos ayuda a crear eventos más rentables”.
Simón Bryan
Director de Operaciones, Pont3
A medida que la pandemia de covid afecta la forma en que se planifican y gestionan los eventos, la Kit de herramientas de distanciamiento social ha sido particularmente beneficioso. "La medición del distanciamiento social es realmente útil", afirma Simon. “Uno de los beneficios de usar OnePlan es que ahora podemos proporcionar a los lugares y a las partes interesadas borradores de planes de lugares rápidos y a escala”.
Aprovechando la integración de Nearmaps
El evento de carretera de 10 km del Puerto de Sídney recorre una ruta entre el Puente del Puerto y la Ópera de Sídney, por lo que mapear con precisión el evento es fundamental para todo lo que sigue en el plan del evento. El equipo Pont3 aprovecha OnePlanLa integración de Nearmaps, que garantiza mapas locales de la más alta calidad, les da confianza para crear planos con precisión centimétrica.
OnePlan ha supuesto una enorme mejora en la calidad de nuestros planes”.
Simón Bryan
Director de Operaciones, Pont3
“Poder acceder a Nearmaps es una verdadera ventaja. Significa que podemos diseñar nuestro evento en OnePlan utilizando mapas de alta precisión y se alinea con nuestra estrategia de entrega de eventos premium”, continúa Simon.
Con otros eventos de participación masiva planeados, el equipo Pont3 espera avanzar en su nueva solución. “OnePlan ha supuesto una enorme mejora en la calidad de nuestros planes”, afirma Simon.
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