Planificar grandes eventos no es una tarea sencilla. Hay una razón por la que la gente está dispuesta a gastar mucho dinero para traspasar la responsabilidad a un profesional. Planificar un evento es un compromiso serio que requiere mucha gente, tiempo y organización. Los eventos al aire libre conllevan su propio conjunto de desafíos, desde solicitar permisos y licencias hasta considerar la accesibilidad y las molestias acústicas. Organizar un evento impecable es más fácil de decir que de hacer, y la mayoría de las personas no tienen el tiempo ni los conocimientos para hacerlo bien.
OnePlan hace que la planificación de un evento sea mucho más fácil. OnePlan es una plataforma colaborativa en tiempo real que proporciona un conjunto completo de herramientas de planificación, diseño y gestión de eventos. Combina las mejores características de CAD con tecnología cartográfica actualizada en una solución fácil de usar.
Si estás empezando a planificar un evento o estás a mitad de camino y completamente abrumado, OnePlan puede ayudarle a crear un plan de gestión de eventos: el primer paso más importante que puede dar. Incluso puedes acceder OnePlanFormulario gratuito de gestión de eventos que lo guiará a través de cada consideración importante al planificar un gran evento. Este recurso gratuito le hará las preguntas correctas para ayudarle a priorizar su lista de tareas pendientes, evitar errores comunes y planificar con confianza.
Antes de comenzar, aquí hay 10 pasos para planificar un evento del que pueda estar orgulloso.
Paso uno: presentar un plan de evento al gobierno local y solicitar todos los permisos necesarios
En la mayoría de los casos, lo primero que debe hacer al planificar cualquier evento público es proporcionar a su gobierno local un plan de evento detallado, evaluaciones de riesgos y prueba de seguro de responsabilidad pública. Deje suficiente tiempo para que se procesen (recomendamos enviarlos varios meses antes del evento). Conéctese con su sede y gobierno local para asegurarse de que todas las casillas estén marcadas.
Es posible que necesite ciertos permisos y licencias para realizar su evento, así que asegúrese de consultar con su gobierno local para averiguarlo. Los más comunes incluyen la aprobación del consejo/lugar, solicitudes de cierre de carreteras y aprobación de estructuras temporales. Encontrará una lista de verificación completa de permisos y licencias en el sitio gratuito OnePlan Formulario de gestión de eventos.
Paso dos: identificar las partes interesadas clave
Para la mayoría de los eventos grandes, tendrás un equipo de personas involucradas. Las partes interesadas clave pueden incluir un director de eventos, un director de producción, un coordinador de voluntarios, un coordinador de delegados, un responsable de salud y seguridad, un responsable de gestión de residuos, un encargado de venta de entradas o un portavoz de los medios.
También trabajará con una serie de contratistas, como concesiones de alimentos y bebidas, vendedores, proveedores temporales de electricidad y calefacción, equipos temporales de instalación de infraestructura y animadores.
También es fundamental que haya identificado y tenga la información de contacto necesaria para todos los servicios de emergencia (policía, bomberos, primeros auxilios, emergencia médica).
Asegúrese de haber identificado a todas las partes interesadas importantes al principio del proceso de planificación y de que todos conozcan sus funciones y responsabilidades. Mantenga una lista actualizada de todas las partes interesadas con su información de contacto cerca. Lo necesitarás a mano durante todo el proceso de planificación y durante el evento en sí.
Paso tres: cree un cronograma del programa
Necesitará un cronograma del programa que lo guíe a través de los días previos a su evento, el día del evento y cualquier tarea posterior al evento. Asegúrate de indicar quién está a cargo de cada tarea y sé lo más exacto posible con el tiempo. Este cronograma debe ser lo más detallado y preciso posible. Distribuyalo a todas las partes interesadas, incluido el personal y los proveedores, para garantizar que todos estén en sintonía.
Paso cuatro: cree un plan y un cronograma de comunicaciones
La comunicación adecuada del evento incluye mantener informados a su equipo interno y al mundo exterior. Necesitas un plan para que tu equipo se comunique a lo largo del día, por lo que debes disponer de la tecnología necesaria. También debe tener un calendario de comunicaciones internas previas al evento para garantizar que todas las partes interesadas estén al tanto de los anuncios y expectativas importantes. Si necesita alquilar teléfonos móviles, radios u otras herramientas de comunicación, asegúrese de concertarlo con antelación y de que todos los miembros de su equipo sepan cómo se comunicarán el día del evento. También es posible que deba preparar comunicaciones escritas previamente para utilizarlas en caso de inclemencias del tiempo, retrasos en el tráfico u otros avisos de seguridad pública.
Su plan de comunicaciones también debe incluir a la comunidad circundante. Necesita un plan para informar a los residentes y empresas vecinas sobre su próximo evento. Incluya recordatorios de cualquier ordenanza o extensión sobre ruido, solicitudes de tráfico o estacionamiento con la ciudad y cómo informará a la comunidad sobre su evento. Si incluirá un beneficio de Buen Vecino, como la entrada gratuita, asegúrese de describir cómo realizará el seguimiento y validará ese beneficio.
Paso cinco: conozca a su audiencia
Es esencial tener un perfil general de la audiencia a la que atenderás en tu evento. ¿Estarán presentes los niños? ¿Habrá animales? ¿Cuántas personas asistirán? Tener un conocimiento sólido del perfil de tu audiencia te permitirá tomar mejores decisiones en todas las áreas de la planificación del evento.
También es esencial considerar la accesibilidad. De acuerdo a El Banco Mundial, el 15% de la población mundial vive con una discapacidad. Debe asegurarse de que su sitio sea accesible, no sólo para satisfacer los requisitos legales, sino también para dar la bienvenida a una comunidad que a menudo está desatendida. Consulte con su gobierno local para asegurarse de que su evento cumpla con todos los requisitos de accesibilidad locales. Para obtener una lista de verificación de alto nivel para la accesibilidad a eventos, consulte la Universidad de Cornell. Lista de verificación accesible para reuniones y eventos.
Paso seis: conozca su sitio/lugar
Al planificar un evento, necesita conocer el lugar por dentro y por fuera. Haga esto al principio del proceso de planificación para identificar cualquier desafío antes de que sea demasiado tarde para abordarlo. Puedes generar un mapa de tu local en OnePlan. Un mapa adecuado le permitirá determinar qué elementos requiere su evento y dónde deben colocarse en el lugar. Por ejemplo, puede dibujar salidas de emergencia, generadores y fuentes de energía, y la ubicación de estructuras temporales. En cuanto a las instalaciones menos glamurosas, también necesitarás saber cuántos baños hay disponibles en el evento y crear un plan de gestión y reciclaje de residuos. No importa cuán maravillosos sean la mayoría de los elementos de su evento, nadie se lo pasará bien si no puede encontrar un baño o un contenedor de basura. Puedes trazar dónde irán los baños y los contenedores. OnePlan .
Para obtener ayuda para conocer su lugar, consulte la sección dos del OnePlan Formulario de gestión de eventos.
Paso siete: considere el ruido
Obviamente, es probable que los grandes eventos al aire libre produzcan algo de ruido. Por eso, una política de gestión del ruido es imprescindible a la hora de organizar un evento y elegir el lugar. Es posible que tengas que colaborar con un equipo de contaminación acústica o una entidad similar si es probable que tu evento afecte las áreas circundantes. En su política, considere proporcionar a los vecinos un contacto el día del evento en caso de que necesiten presentar una queja, contratar a un ingeniero de sonido profesional y documentar los planes que tenga implementados para minimizar cualquier elemento de su evento que pueda causar molestias por ruido. Haga una lista de verificación de ubicaciones dentro y fuera del sitio para medir los decibelios y planifique en consecuencia.
Paso ocho: formar un equipo
Para que un evento sea exitoso, necesitará suficiente personal y será necesario organizarlo. Calcule cuántas personas necesitará para planificar y ejecutar su evento con éxito. Cree una estructura organizativa sencilla que permita a todos los miembros de su equipo comprender quién es responsable de qué.
También se recomienda contar con personal de seguridad profesional y autorizado para ayudar con todos los elementos de una reunión grande, como la seguridad del escenario/artistas y el control de multitudes. La cantidad de profesionales de seguridad que necesitará depende de factores como la ubicación, la demografía de la audiencia y la cantidad de asistentes. Trabaje con su proveedor de seguridad para planificar en consecuencia.
Cuanto más grande sea el equipo, más importante será capacitar a su personal y a sus voluntarios, y hacerles conscientes de los estándares específicos de su evento. Deben ser plenamente conscientes de cuáles son sus deberes y de cuáles no.
Paso nueve: piense en la gestión de multitudes y tráfico
Aquí es donde un mapa se vuelve realmente importante. Gestión del aforo y la gestión del tráfico son absolutamente esenciales para garantizar un evento seguro y exitoso. Trazar rutas de circulación pública y rutas restringidas en OnePlan. ¿Se permitirá la entrada de vehículos al lugar (piense en vehículos de emergencia y estacionamiento)? Si es así, deberá delinear una política de vehículos y todas las rutas de entrada y salida.
También debe describir los planes de tráfico, transporte o estacionamiento para su evento. ¿Cómo viajará su audiencia hacia y desde su evento? Trace los distintos enlaces de transporte alrededor del sitio del evento y haga un plan para promocionarlos entre su audiencia. ¡Este también es un buen momento para verificar sus necesidades de cierre de carreteras!
Otras consideraciones incluyen efectos especiales y pautas de COVID-19. Hay mucho en qué pensar cuando se trata de seguridad y no es el lugar para tomar atajos. Utilice el OnePlan Formulario de gestión de eventos para asegurarse de marcar todas las casillas.
Paso 10: La seguridad es lo primero (o en este caso, décimo)
Nada es más importante que garantizar que su evento sea seguro para los participantes. Seguir las leyes y pautas nacionales de salud y seguridad es un gran comienzo y ofrecerá una guía para cumplir con los requisitos para que su evento se lleve a cabo de manera legal y segura. Considere la política de seguridad contra incendios, evacuación del sitio y niños perdidos. Puedes resolver todo esto en el OnePlan Formulario de gestión de eventos y planifique cosas como un mostrador de información sobre Niños Perdidos en su OnePlan mapa.
También deberá considerar la posibilidad de cancelación por condiciones climáticas adversas. ¿Cómo avisarías a la gente si el evento se cancela y cómo tomará esa decisión el equipo del evento en primer lugar?
La recopilación de datos también debe ser parte de su plan de seguridad. Con la tecnología moderna, la mayoría de las personas están legítimamente preocupadas por su privacidad. Si su evento recopila datos de los asistentes, verifique que cumpla con las leyes y pautas de privacidad de datos más recientes.
Otras consideraciones incluyen efectos especiales y pautas de COVID-19. Hay mucho en qué pensar cuando se trata de seguridad y no es el lugar para tomar atajos. Utilice el OnePlan Formulario de gestión de eventos para asegurarse de marcar todas las casillas.
