Sobre el evento:
- Propietario del evento: Mundial de Rugby
- Recinto: Estadio Allianz, también conocido como Estadio de Fútbol de Sydney, Sydney
- Organizadores locales: Rugby australia
- Fechas: Ene-27 29
- Asistencia: ~80,000 en 3 días
- El Tiempo: 20 grados centígrados con alta humedad, lluvias y posibilidad de relámpagos
Expertos en mecánica y logística para que todo funcione sin problemas
Este corresponsal nerd de eventos ha estado involucrado en muchos tipos diferentes de eventos. Múltiples deportes, múltiples equipos, múltiples sedes, múltiples días, pero nunca había visto un desafío tan grande como el de 28 equipos diferentes jugando varios partidos el mismo día compartiendo la misma sede.
Para aquellos que no están familiarizados con el Rugby Sevens… y esta versión:
- Un torneo de 3 días
- Hasta 30 partidos al día en el mismo campo
- 2 mitades de 7 minutos
- 2 minutos de descanso
- Partidos consecutivos cada 22 minutos
- 16 equipos masculinos y 12 equipos femeninos
- 7 jugadores sobre el terreno de juego en todo momento.
- 5 sustitutos y 3 jugadores adicionales del equipo
- 7 entrenadores y personal de apoyo
- Oficiales de partido: 1 árbitro principal y 2 asistentes en el campo, suplentes, oficiales de partido por televisión y citaciones.
Espacios dedicados para el equipo
Cada equipo participante debe seguir una hoja de ruta y un camino muy específicos y ajustados para garantizar que todo el torneo se desarrolle sin problemas. Para apoyar a cada equipo, se proporcionan 2 voluntarios asistentes de equipo a cada equipo para apoyarlos las 24 horas del día, los 7 días de la semana durante su estadía en la ciudad anfitriona.
A cada equipo se le asigna un espacio exclusivo en el estadio. Por eso, los organizadores tuvieron que encontrar 28 espacios separados con llave de al menos 6 x 4 metros para que los equipos se cambiaran y prepararan sus partidos. Ningún estadio en el mundo tiene 28 vestuarios; normalmente, son entre 2 y 4 como máximo.
Los organizadores aquí utilizaron particiones de pared temporales para subdividir salas más grandes para lograr esto, logrando mantener todos los equipos femeninos cerca en el nivel del suelo en el estadio principal y todos los equipos masculinos en la planta baja en el SCG adyacente.
Usar OnePlan Hizo que estas estructuras y habitaciones temporales sean más fáciles de planificar y comunicar con todas las partes interesadas y partes relevantes detalles sobre sus habitaciones o instalaciones.
Otros requisitos interesantes de planificación y espacio incluyen:
- Registro de equipos – Los equipos deben confirmar aquí 20 minutos antes del inicio de las alineaciones de sus equipos.
- Niños con pelotas – Todos los niños se encargan de recoger las pelotas de repuesto.
- Oficiales del partido
- Comedor – ¡Con más de 600 atletas de alto rendimiento de todo el mundo, restricciones dietéticas, consideraciones culturales y horarios, proporcionan suficiente combustible! – Cenar jugadores no es algo sencillo.
- Zona de trabajo de medios y tribunas – Los periodistas necesitan un buen espacio para trabajar y una buena vista del campo de juego para llevar sus historias al mundo.
- Sala de jugadores – Los jugadores necesitan un espacio para relajarse entre juegos cuando sus equipos no lo requieren.
- Áreas de recuperación – (Asignación rotativa para los equipos que salen del terreno de juego) – Con duchas, aseos, zonas de masajes y fisio, baños de hielo
- Celebración del equipo – El último espacio para los equipos antes de ingresar al Campo de Juego. Es importante tener baños cerca aquí para el “pipí nervioso” de último momento.
- Espacios de transmisión – Anfitrión de la transmisión para proporcionar la transmisión y el área de titulares de derechos para
- Sala de estadísticas – Cada vez más utilizado por equipos y retransmisiones mediante el seguimiento de los datos GPS de las camisetas de los jugadores.
- Oficiales de partidos televisivos – Trabajar en estrecha colaboración con la transmisión para mostrar la repetición de los ángulos de cámara correctos en la pantalla grande para el árbitro en el campo si lo solicita.
- Citando a funcionarios – Sala especial para los árbitros que analizan las imágenes y deciden las penalizaciones para los jugadores.
- Sala de comunicaciones – PARA organizar todas las radios, canales de baterías y registro/cierre de sesión
- Control de dopaje – Administrado de forma independiente por las autoridades mundiales de dopaje, necesita espacio para recolectar muestras del torneo.
- Presentación deportiva – a cargo del entretenimiento, anuncios en tierra, música, presentación de equipos, premios y trofeos.
Tiempo
Casi todos los planificadores de eventos verifican constantemente el pronóstico antes y durante su evento y operaciones. Esperaba con ansias el clima cálido del verano de Sydney durante mi estadía allí. Desafortunadamente, me olvidé de la humedad. Aunque la temperatura era de solo 27 grados, se sentía mucho más cálida y menos cómoda para los jugadores.
Tanto es así, que incluso con el aire acondicionado del estadio funcionando a todo trapo, hacía demasiado calor cuando se colocaban tantos jugadores en un espacio pequeño. Entonces, el operador del evento tuvo que ir rápidamente a la ferretería y comprar otros 30 ventiladores y unidades de aire acondicionado portátiles para mantener el aire circulando en las áreas del equipo y la comodidad de los jugadores aceptable.
El increíble equipo de operaciones aquí también estaba atento a los rayos utilizando las aplicaciones móviles de última tecnología. Una de las pocas condiciones de los jugadores de rugby que están acostumbrados a jugar bajo la lluvia, el granizo o la nieve es detener el juego cuando cae un rayo.
Curiosamente, el torneo HSBC Sevens se juega casi exclusivamente en condiciones de verano en todo el mundo y, a menudo, en condiciones tropicales como Singapur y Hong Kong, por lo que este sería un factor importante a considerar.
Todos los eventos pueden verse afectados por el clima, incluida la temperatura, la humedad, las precipitaciones, el viento y los rayos. Nos encantaría saber de diferentes organizadores de eventos qué factores afectan su evento y cómo los mitigan. Ponte en contacto con nosotros y envíanos un mensaje aquí.
In LugarTwin, OnePlanCon la plataforma de planificación hiperrealista 3D de puede simular diferentes condiciones climáticas en su entorno virtual, preparándose para una variedad de escenarios diferentes.
Señalización virtual para difusión
¿Notas algo gracioso en estas 2 imágenes?
Seguí mirando el campo y luego la transmisión y me di cuenta de que faltaba algo.
No había marcas de patrocinadores pintadas en el campo. Todo está caído prácticamente. Sorprendentemente, la tecnología ahora permite que la transmisión cambie las bases del tono y los carteles del patrocinador para una transmisión específica. Por ejemplo, anuncia una marca local en cada país. Me sorprendió lo bien que se veían las marcas de tono: tan naturales y reales. Los gráficos de transmisión para cada deporte y estadio se han vuelto más avanzados cada año.
Marca y señalización de eventos
Encontrar el lugar puede ser muy complicado. Cada lugar puede crear un nuevo caso de uso específico para diferentes salas y espacios. Por lo tanto, no podemos confiar en la señalización del lugar existente. Diferentes actores. Diferentes caminos incluso dentro de estos actores. En este caso, 28 equipos con trayectorias de clientes ligeramente diferentes. La señalización interna no tiene por qué ser sofisticada. Lo más importante es que está ahí y la gente puede verlo. Siempre he dicho que la máquina laminadora es posiblemente la herramienta de operaciones de eventos más importante.
Así podrás realizar señalización de última hora a todos tus interesados para encontrar sus destinos.
Cada equipo tiene un recorrido guiado de familiarización con el lugar antes del evento, pero aún así debe recibir orientación con mapas y rutas de las partes interesadas.
Uno de los socios más cercanos. CSM en vivo es especialista en Branding y Señalización de Eventos. Han trabajado en todos los eventos importantes del mundo y tienen un gran conocimiento de la importancia de una buena señalización y del valor de una buena marca para los patrocinadores.
En resumen, encontré que este era un evento brillantemente organizado y planificado de manera experta para los 28 equipos diferentes que jugaron múltiples partidos, lo que se hizo aún más fácil con señalización clara y orientación trazada con precisión en todo el estadio.
¡Gracias al equipo de Sydney por invitarme!
