El otoño es una época emocionante del año, llena de nuevos comienzos. Los niños regresan a la escuela, las familias retoman sus rutinas y todos comenzamos a prepararnos para otra temporada navideña.
En todo Estados Unidos, las escuelas, comunidades e iglesias celebran esta época del año con festivales de otoño, también conocidos como festivales de la cosecha. Los festivales de otoño se celebran tradicionalmente para expresar agradecimiento por la cosecha y desear una buena cosecha para el próximo año. Para las escuelas y centros comunitarios, un festival de otoño es una forma de recibir la nueva temporada y disfrutar de tradiciones como paseos en heno, laberintos de maíz y sidra de manzana.
Los festivales de la cosecha son divertidos para toda la familia, pero las tradiciones elaboradas conllevan desafíos complicados. A continuación se ofrecen algunos consejos para mantenerse organizado, superar errores comunes y organizando un maravilloso festival de otoño.
Aquí hay 9 pasos para planificar el Festival de Otoño perfecto
Basándonos en las ideas de nuestros usuarios, hemos creado estos 9 pasos para ayudarte a planificar tu Festival de Otoño.
1. Cree un mapa del sitio que muestre todo lo que necesita.
Planificar un evento es una hazaña de gestión de proyectos para cualquiera. Si tiene un presupuesto ajustado, contratar a un planificador de eventos profesional puede estar fuera de su alcance. La mayoría de las veces, los festivales de otoño los planifican maestros, personal de la iglesia o voluntarios.
Si planificar un evento importante es nuevo para usted, es muy importante tener un mapa detallado del sitio para ayudarlo a mantenerse organizado. En OnePlan, puede crear fácilmente un mapa del sitio, colocando todos los elementos (carpas, vendedores de comida, laberintos de maíz, letreros, baños, etc.) en el mapa.
Utilice su mapa para ilustrar su plan a las autoridades locales cuando solicite permisos o compártalo con voluntarios para que sepan dónde están destinados. OnePlan generará automáticamente un informe de gestión de inventario que facilitará ver cuánto de todo lo que necesita. También puede ayudarle a gestionar el personal.
OnePlan tiene todo lo que necesitas para mantenerte organizado y llevar tu festival de la cosecha al siguiente nivel.
2. Establecer un comité de planificación
Con tantos elementos importantes como comida, actividades, gestión de voluntarios y marketing, es fantástico establecer un comité de planificación para su festival de otoño. Tener un pequeño grupo de voluntarios dedicados, cada uno con su propio elemento del que cuidar, puede hacer que la planificación de un festival sea mucho más manejable.
Con OnePlan, cada miembro del comité puede editar el mapa del sitio para que lo vea todo el comité. El mapa será tu única fuente de información, siempre actualizado para que estés al tanto del progreso del comité de planificación en todos los elementos del festival.
Para compartir su plan con su equipo o partes interesadas, simplemente haga clic en el botón "Compartir" en la esquina superior derecha de su plan de evento.
Luego agregue la dirección de correo electrónico de la persona con la que desea compartir su plan de evento y concédale acceso de solo lectura o de edición. ¡Hecho! Su plan ahora está compartido.
3. Solicitar permisos
Cumplir con las regulaciones locales, solicitar permisos y garantizar que su evento no sea interrumpido por autoridades descontentas es una de las tareas más importantes (y más tediosas) de su lista. Hay permisos temporales para eventos, permisos para vendedores de comida y muchos más, dependiendo de dónde se celebre el festival.
Uno de los peores errores que puedes cometer es retrasar la solicitud de los permisos necesarios para tu evento. En la mayoría de los casos, lo primero que debe hacer al planificar cualquier evento público es proporcionar a su gobierno local un plan de evento detallado, evaluaciones de riesgos y prueba de seguro de responsabilidad pública. Deje suficiente tiempo para que se procesen (recomendamos enviarlos varios meses antes del evento). Conéctese con su lugar y gobierno local para asegurarse de que todas las casillas estén marcadas.
Tu fácil de compartir OnePlan El mapa del sitio será útil para garantizar que el mapa de su evento cumpla con las regulaciones.
Puede encontrar una lista de verificación completa de permisos y licencias en el sitio gratuito OnePlan Formulario de gestión de eventos. Para acceder a él dentro del OnePlan studio, haga clic en 'Plantillas' en el menú superior.
4.Tome decisiones críticas
Hay muchas decisiones que tomar antes de poder sumergirse realmente en la planificación de un festival de otoño. Aquí están algunos a considerar:
- ¿Las entradas serán todo incluido o los invitados pagarán por actividad?
- ¿La comida será solo en efectivo y estará incluida en la entrada, o necesitará un sistema para aceptar tarjetas de crédito?
- ¿Alquilarás juegos o pedirás voluntarios para construirlos?
- ¿Habrá personal remunerado o únicamente voluntarios para dirigir el evento?
- ¿A dónde irán las ganancias del evento?
- ¿Conseguirás patrocinadores para el evento?
- ¿Alquilarás tiendas de campaña y otros elementos? ¿Dónde los alquilarás?
- ¿Qué alimentos y bebidas servirás?
Tome estas decisiones e informe a las partes interesadas sobre cualquier actualización lo antes posible. Con OnePlan Compartir su plan de evento, que tendrá respuestas a todas estas preguntas, es fácil. Es tan simple como ingresar un correo electrónico y las partes interesadas o colegas pueden obtener acceso de edición o de solo visualización.
5. Adelántese al clima
Dado que los festivales de la cosecha casi siempre se llevan a cabo al aire libre, es importante estar atento al pronóstico del tiempo y decidir con anticipación la fecha de lluvia.
Con una fecha de lluvia decidida con anticipación, puedes preparar a los voluntarios, el personal y los patrocinadores para la posibilidad de trasladar el evento y asegurarte de que el festival aún atraiga a una multitud.
6. Reclute voluntarios con anticipación
Los festivales de otoño suelen estar integrados total o parcialmente por voluntarios. Ya sea que sea una escuela, una iglesia o un planificador independiente, comience a reclutar voluntarios lo antes posible. No es raro que los voluntarios se retiren sin tiempo suficiente para encontrar un reemplazo, así que asegúrese de tener voluntarios más que suficientes listos para ayudar.
También querrá asegurarse de que los voluntarios estén bien administrados. Si sienten que usted está desorganizado, ¡es posible que no vuelvan a ser voluntarios el próximo año! OnePlan, planificación de puntos La funcionalidad puede ayudarlo a crear un plan integral para manejar a todos, desde voluntarios hasta proveedores. A cada 'punto' se le puede asignar un código y agregar notas a su perfil para su función, equipo, horarios de turno y más. El informe se puede exportar para crear hojas de registro y documentos de salud y seguridad.
También es una gran idea planificar algo agradable para tus voluntarios. Permítales traer a su familia al festival de forma gratuita u ofrecerles una bolsa de regalos de otoño al final de su turno. Los felices voluntarios aportarán esa energía a su papel en el festival y es probable que vuelvan a dar un paso adelante en los próximos años.
7. Establecer medidas de seguridad
Los festivales de otoño suelen estar dirigidos a los niños, por lo que deberás tener en cuenta su salud y seguridad a la hora de planificarlos. Es importante tener suficientes voluntarios/personal para vigilar a los niños. Mientras sus padres estén allí, no es raro que un niño se aleje o se pierda en el laberinto de maíz. Prepare a los voluntarios con un proceso sobre cómo manejar a un niño perdido. También es esencial tener equipo de primeros auxilios en el lugar, los números de los servicios de emergencia locales a mano y asegurarse de que los voluntarios sepan qué hacer en caso de una emergencia.
Para mantener seguros a todos los invitados, incluidos los niños, necesitará un plan de gestión de multitudes. Una buena gestión de multitudes garantiza que haya suficiente espacio para que las multitudes se muevan, hagan cola o descansen, y que la experiencia y la seguridad del público estén respaldadas por el personal del evento. El resultado es un espacio cómodo y fluido, atendido por una fuerza laboral capacitada y receptiva.
OnePlan le permite planificar completamente el sitio de su evento en solo unos minutos gratis. Puede probar diferentes diseños de eventos y configuraciones de espacio, asegurándose de tener el espacio adecuado y el mejor diseño posible para una gestión de multitudes fluida y funcional. OnePlanLas funciones de gestión de multitudes incluyen calculadoras de capacidad donde puede trazar o trazar un mapa de un área precisa y calculará la capacidad permitida. Incluso podrás cambiar la densidad, de 1 persona por metro cuadrado a 5.
Cuando hay mucha gente, hay mucho tráfico, así que no olvides un plan de gestión del tráfico cualquiera. En OnePlan, puede crear un plan de gestión del tráfico que trace la ubicación precisa de las señales, azafatas, semáforos temporales, cierres de carreteras, contraflujos y rutas de desvío.
8. Desarrolle un plan de marketing
Comercializar su evento es la única manera de garantizar que sus esfuerzos no se desperdicien. No tiene por qué ser complicado, pero asegúrese de considerar todas las formas en que puede promocionar su evento y aprovechar tantas como sea posible. Publique en las redes sociales, cuelgue folletos en la comunidad, envíe folletos por correo y anime a los voluntarios y otras partes interesadas a correr la voz.
9. Solicitar patrocinios
Compense los costos del festival de la cosecha (y maximice las ganancias) identificando patrocinios. Las empresas locales suelen buscar formas de ganar exposición en eventos comunitarios. Con un programa de patrocinio, a cambio de dinero en efectivo o productos gratis, puede ofrecer a las empresas carteles con su logotipo o un stand donde puedan repartir productos y hablar con los miembros de la comunidad. ¡Es beneficioso para todos!
OnePlanEl software galardonado de hace que la planificación de festivales de otoño sea mucho más fácil. Reserve una demostración con nuestro equipo si desea saber cómo puede planificar eventos usando OnePlan!
