Por qué necesitas un plano del lugar del evento
La planificación de eventos a gran escala es un trabajo minuciosamente detallado. Implica una logística aparentemente interminable: contratar personal, organizar alquileres, coordinar con las autoridades locales, contratar talentos, tener en cuenta la gestión del tráfico y las multitudes, alinearse con las partes interesadas… la lista sigue y sigue.
Un elemento esencial para cualquier organizador de eventos es el plano del lugar del evento. Los planos del sitio sirven como guía para su evento, ilustrando todos los elementos de su evento en un solo lugar. Algunos planificadores utilizan herramientas como Powerpoint, Google Earth o CAD, pero también existen en el mercado softwares más intuitivos y altamente funcionales. Los planos del sitio pueden ser 2D o 3D y pueden ser más o menos detallados para presentarlos a las diferentes partes interesadas. No importa qué herramientas utilice, un plano del sitio es un elemento no negociable para cualquier evento exitoso a gran escala.
Un gran plan de sitio para eventos:
- ser muy detallado y preciso,
- ayuda con la gestión de proveedores
- ser fácilmente alterado
- permitir la colaboración con todas las partes interesadas
- ahorra tiempo
- ayudar a los clientes y otras partes interesadas a visualizar sus ideas
- proporcionar herramientas específicas para su tipo de evento
Para comenzar con el plan del sitio de su evento, es importante no solo elegir el sitio de su evento, ¡sino también visitarlo! Obtener una verdadera “presentación del terreno” lo ayudará a visualizar su evento e identificar posibles desafíos con anticipación.
A continuación, debe decidir cómo va a crear el mapa de su sitio. ¿Usarás Photoshop y CAD o optarás por un software? Hay una gran cantidad de Beneficios de utilizar un software de planificación de eventos. para crear su plano del sitio.
Cuando esté listo para comenzar a elaborar su plan, tendrá mucho que considerar. Aquí hay 9 elementos para incluir en el plan del sitio de su evento.
Cómo construir un plano del sitio del evento
1. Estructuras Temporales (carpas, escenario, etc.)
Cualquier evento grande, especialmente los al aire libre, requerirá estructuras temporales. Las carpas, los escenarios y otras estructuras son una parte importante para darle vida a su evento. Pero, si no planifica dónde encajarán, podrían terminar alterando significativamente el plano de su sitio.
Asegúrese de colocar sus estructuras temporales en el plano del lugar de su evento con la mayor precisión posible para evitar catástrofes en el día. En OnePlan, puede crear maquetas de tamaños de carpas personalizados para asegurarse de que su mapa sea preciso al milímetro tanto en ubicación como en escala. También puedes utilizar OnePlan's Object Array, una herramienta de ajuste a cuadrícula que le permite espaciar perfectamente sus estructuras en el mapa. Puede ingresar el número de tiendas de campaña necesarias, así como la distancia entre ellas y OnePlan los generará en el mapa del evento. Puede usarlo para trazar carpas, escenarios y otras estructuras.
2. Personal
Un buen plan del lugar del evento tendrá en cuenta el personal. En OnePlan, coloque voluntarios, tramoyistas, seguridad y más en su mapa. OnePlan, planificación de puntos La funcionalidad también puede ayudarle a crear un plan integral para manejar a su personal. A cada 'punto' se le puede asignar un código y agregar notas a su perfil para su función, equipo, horarios de turno y más. El informe se puede exportar para crear hojas de registro y documentos de salud y seguridad.
3. Los baños
Nada arruina más la experiencia de alguien en un evento importante que tener que alejarse mucho para encontrar un baño y, mientras tanto, perder a sus amigos y su lugar entre la multitud. Luego, cuando finalmente encuentran un baño, se enfrentan a una cola extremadamente larga. Al crear el plano del lugar de su evento, ¡no olvide planificar baños amplios!
4. Gestión de residuos
La basura es otro elemento poco glamoroso de su evento que no debe pasarse por alto. Es necesario crear un plan de gestión de residuos. No importa cuán maravillosos sean la mayoría de los elementos de su evento, nadie se lo pasará bien si no puede encontrar un contenedor de basura o si ve (y huele) grandes montones de basura desbordándose del contenedor de basura que encuentra. Puedes trazar dónde irán los contenedores de basura y reciclaje. OnePlan.
5. Estacionamiento
Una gestión adecuada del tráfico puede no ser la clave para un gran evento, pero definitivamente puede ser una parte importante de un evento que sale mal. Asegúrese de que el plan de su sitio incluya la gestión del tráfico. In OnePlan, puede crear un plan de gestión del tráfico que trace la ubicación precisa de las señales, azafatas, semáforos temporales, cierres de carreteras, contraflujos y rutas de desvío.
6. Control de multitudes
Lo ideal es que su evento atraiga a una multitud, por lo que es importante que el plan del lugar del evento incluya la gestión de multitudes. Una buena gestión de multitudes garantiza que haya suficiente espacio para que las multitudes se muevan, hagan cola o descansen, y que la experiencia y la seguridad del público estén respaldadas por el personal del evento. El resultado es un espacio cómodo y fluido, atendido por una fuerza laboral capacitada y receptiva. Asegúrese de que el plano de su sitio tenga en cuenta el control de multitudes y le permita probar diferentes diseños y configuraciones de espacio.
7. Generador/fuentes de energía
Los generadores y las fuentes de energía pueden ocupar mucho espacio, así que asegúrese de tenerlos en cuenta en el plano de su sitio.
8. Puntos de primeros auxilios
Los generadores y las fuentes de energía pueden ocupar mucho espacio, así que asegúrese de tenerlos en cuenta en el plano de su sitio.
9. Entradas, Existencias y Salidas de Emergencia
Utilice el plano de su sitio para trazar entradas y salidas, así como salidas de emergencia. Puede compartir su plan con el personal para que puedan guiar adecuadamente a los huéspedes y proveedores en cualquier situación.
"Muy rápidamente vi las ventajas de OnePlan sobre lo que estábamos usando antes. Pude compartir un documento en evolución con mi equipo y brindar una excelente imagen a cualquiera que trabaje en el plan o lo vea. Nos dio una plataforma para discutir todo".
Gergely Markus
Director deportivo, Triatlón Mundial
En general, el mapa de su sitio debería facilitar su trabajo, no dificultarlo. Elija herramientas que hagan que sea intuitivo y divertido crear algo detallado y preciso. OnePlan ¡Cumple todos los requisitos para que puedas concentrarte en los detalles y hacer que tu evento sea un éxito!
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