La mayoría de los grandes eventos al aire libre requieren carpas. Son útiles para dividir el evento en secciones, alojar a los vendedores, separar el espacio para el personal, proporcionar sombra y cobertura para la lluvia, y mucho más. Desafortunadamente, como ocurre con la mayoría de los elementos de la planificación de un gran evento, las carpas también presentan algunos desafíos importantes. Afortunadamente, existen formas de prepararse para el éxito cuando se trata de tiendas de campaña. A continuación se presentan cuatro desafíos principales al lidiar con tiendas de campaña al planificar un evento y algunos consejos sobre cómo superarlos.
1. Tamaño personalizado y ubicación del mapa
Las tiendas de campaña vienen en una infinidad de formas y tamaños. Incluso puedes encargar carpas a medida para tu evento. En general, esto es una gran cosa, ya que permite a los organizadores de eventos encontrar la carpa adecuada para sus necesidades, ya sea para vendedores, espectáculos, estaciones médicas o personal del evento. La parte complicada del tamaño personalizado es que debes poder tener en cuenta el tamaño único de tu tienda en el mapa de tu sitio. Colocar una tienda de campaña del tamaño estándar no siempre es suficiente y podría generar inconsistencias entre su mapa y su sitio.
Por suerte, OnePlan le permite crear maquetas de tamaños de carpas personalizados, lo que garantiza que el mapa de su sitio sea preciso al milímetro tanto en ubicación como en escala. No es suficiente tener una idea general de dónde se colocarán todos los elementos (especialmente las tiendas de campaña) alrededor del recinto del festival. Un error de cálculo, aunque sea de unos pocos centímetros, puede significar bloquear una salida o abarrotarla. ¡Cada centímetro cuenta! En OnePlan, puedes ser preciso. Ingrese medidas exactas (imperiales o métricas) para todos los elementos del evento en el OnePlan estudio.
También puedes utilizar OnePlan's Object Array, una herramienta de ajuste a la cuadrícula que te permite espaciar perfectamente tus tiendas de campaña en el mapa. Puede ingresar el número de tiendas de campaña necesarias, así como la distancia entre ellas y OnePlan los generará en el mapa del evento. Puede usarlo para trazar carpas y otros elementos y hacer que el diseño de su evento sea más exacto y el proceso de planificación del sitio más conveniente.
Si tu evento al aire libre incluye tiendas de campaña, hemos diseñado un lugar cómodo y seguro. calculadora para acampar. Desarrollado utilizando The Purple Guide, sirve como una guía valiosa para planificar campamentos en función del espacio que ocupan las tiendas de campaña y los niveles de densidad. Esta herramienta garantiza una utilización óptima del espacio, una navegación sencilla y el cumplimiento de las directrices de la industria.
2. Trabajar con proveedores
Vendedores, vendedores y más vendedores. Uno de los grandes desafíos de la planificación de eventos es gestionar la enorme cantidad de proveedores necesarios para organizar un evento importante. Desde técnicos de iluminación y personal de seguridad hasta médicos, vendedores de comida y, sí, ¡proveedores de tiendas de campaña!
Si todavía confías en PowerPoint o una herramienta similar para trazar el sitio de tu festival, sabes lo difícil que puede ser colaborar con los proveedores. OnePlan hace que todo esto sea mucho más fácil con sus funciones de colaboración. La capacidad de compartir su trabajo con otros miembros de su equipo, así como con proveedores que necesitan ver y comprender el mapa de su sitio, es una herramienta poderosa. Mantenga una descripción general de todo el plano operativo del sitio y compártalo (con capacidades de solo visualización o edición) con su proveedor de tiendas de campaña para facilitar el proceso de planificación.
OnePlan está configurado para la gestión de proveedores. Cada elemento que coloque en su mapa tiene una sección de administración de proveedores donde puede rastrear información como el nombre del proveedor, el costo, la fecha de entrada y salida y el estado de disponibilidad. Obtenga más información sobre la gestión de proveedores en OnePlan.
OnePlan, Cuenta de cantidades La herramienta también será útil cuando trate con sus proveedores y para la gestión de inventario. Todo lo que coloque en el mapa del sitio se incluye automáticamente en la lista de cantidades, para que pueda ver qué infraestructura y elementos necesita, todo en un solo lugar. Al diseñar el plano del lugar de su evento, incluida la colocación de las carpas, OnePlan calcula y muestra automáticamente los artículos que necesita obtener de los proveedores en la sección Lista de cantidades. Visite los informes del panel para ver todo el inventario que ha colocado en su plan y exporte una lista completa de cantidades a un archivo CSV.
3. Regulaciones locales para la planificación de eventos
La importante tarea de alinearse con las regulaciones locales, solicitar permisos y garantizar que su evento no sea interrumpido por autoridades descontentas es agotadora. Las tiendas de campaña son otro elemento que requiere este tipo de consideraciones, casi siempre requieren permisos.
Uno de los peores errores que puedes cometer es retrasar la solicitud de los permisos necesarios para tu evento. En la mayoría de los casos, lo primero que debe hacer al planificar cualquier evento público es proporcionar a su gobierno local un plan de evento detallado, evaluaciones de riesgos y prueba de seguro de responsabilidad pública. Deje suficiente tiempo para que se procesen (recomendamos enviarlos varios meses antes del evento). Conéctese con su lugar y gobierno local para asegurarse de que todas las casillas estén marcadas.
Es probable que necesites ciertos permisos y licencias para montar tiendas de campaña grandes, así que asegúrate de consultar con tu gobierno local para averiguarlo. Tu fácil de compartir OnePlan El mapa del sitio será útil para garantizar que sus carpas y el mapa del evento cumplan con las regulaciones. Puede encontrar una lista de verificación completa de permisos y licencias en el sitio gratuito OnePlan Formulario de gestión de eventos.
4. Iluminación y Electricidad en carpas en tu evento
Si su evento se prolonga hasta la noche o tiene proveedores o actividades que requerirán electricidad en sus tiendas de campaña, debe tenerlo en cuenta y asegurarse de haber planificado dónde obtendrá energía. Este es un desafío común al lidiar con carpas en eventos importantes, y es necesario prepararse con anticipación.
Deberá marcar todo esto en el mapa de su sitio en caso de que se necesiten elementos adicionales, como generadores. En la sección de gestión de proveedores de cualquier artículo de tu OnePlan En el mapa del sitio, puede incluir detalles de energía e información sobre WiFi/Internet, lo que garantiza un evento fluido y con la iluminación adecuada.
Para obtener más información sobre la planificación con tiendas de campaña en OnePlan, Reserve una demostración con uno de nuestros especialistas en planificación de eventos.
