Planificar un festival al aire libre es un proceso agotador y extremadamente detallado. Si actualmente estás usando capturas de pantalla en PowerPoint o diseñando el sitio de tu evento en la parte posterior de una servilleta, es probable que algo se te escape. Con cercas, barreras, control de multitudes, estacionamiento, baños, puntos de agua, carpas, escenarios, dotación de personal y mucho más, los organizadores de festivales necesitan una caja de herramientas sofisticada para garantizar que su evento sea un éxito. Afortunadamente, OnePlan te da control sobre cada aspecto de tu plan de festival. Antes de comenzar, aquí están Diez cosas que debes saber al planificar un festival al aire libre.
1. Permisos primero
Uno de los peores errores que puedes cometer es retrasar la solicitud de los permisos necesarios para tu festival al aire libre. En la mayoría de los casos, lo primero que debe hacer al planificar cualquier evento público es proporcionar a su gobierno local un plan de evento detallado, evaluaciones de riesgos y prueba de seguro de responsabilidad pública. Deje suficiente tiempo para que se procesen (recomendamos enviarlos varios meses antes del evento). Conéctese con su lugar y gobierno local para asegurarse de que todas las casillas estén marcadas.
Es posible que necesite ciertos permisos y licencias para realizar su evento, así que asegúrese de consultar con su gobierno local para averiguarlo. Los más comunes incluyen la aprobación del consejo/lugar, solicitudes de cierre de carreteras y aprobación de estructuras temporales. Encontrará una lista de verificación completa de permisos y licencias en el sitio gratuito OnePlan Formulario de gestión de eventos.
2. La colaboración es clave
Si todavía utilizas PowerPoint o una herramienta similar para mapear el sitio de tu festival, sabes lo difícil que puede ser la colaboración. La capacidad de compartir su trabajo con otros miembros de su equipo y viceversa es una herramienta poderosa. ¡El mapeo de sitios debería ser un deporte de equipo!
Usar OnePlanCon la herramienta de planificación de festivales, puede comunicar su plan visualmente y colaborar con todos los miembros clave del equipo y las partes interesadas. Mantenga una descripción general de todo el plano operativo del sitio y compártalo con las autoridades locales y los servicios de emergencia para que puedan brindarle los permisos y el apoyo que necesita.
3. Utilice perímetros y barreras para mantener seguras a las personas
Es una verdad desafortunada que los grandes eventos como los festivales al aire libre presenten varios riesgos para los asistentes y trabajadores. Los festivales han sido blanco de violencia en el pasado y las grandes reuniones pueden provocar hacinamiento y pisoteo. Ejemplos recientes, como el ataque al Manchester Arena en 2017 y el incidente de la multitud en Astroworld en 2021, sirven como un triste recordatorio de los riesgos que conllevan los grandes eventos.
Afortunadamente, los organizadores de eventos pueden tomar medidas para limitar los riesgos de las reuniones de grupos grandes. Mantener a los visitantes seguros requiere una ubicación precisa de vallas perimetrales, barreras contra multitudes y divisores de cuerda. OnePlanLa plataforma dinámica de le permite trazar con precisión el tipo y tamaño del sistema de control de multitudes directamente en el sitio de su festival. Luego podrá verlos en diferentes modos, incluidos mapas aéreos y satelitales.
4. Sea claro con el personal
Es una verdad desafortunada que los grandes eventos como los festivales al aire libre presenten varios riesgos para los asistentes y trabajadores. Los festivales han sido blanco de violencia en el pasado y las grandes reuniones pueden provocar hacinamiento y pisoteo. Ejemplos recientes, como el ataque al Manchester Arena en 2017 y el incidente de la multitud en Astroworld en 2021, sirven como un triste recordatorio de los riesgos que conllevan los grandes eventos.
Es una verdad desafortunada que los grandes eventos como los festivales al aire libre presenten varios riesgos para los asistentes y trabajadores. Los festivales han sido blanco de violencia en el pasado y las grandes reuniones pueden provocar hacinamiento y pisoteo. Ejemplos recientes, como el ataque al Manchester Arena en 2017 y el incidente de la multitud en Astroworld en 2021, sirven como un triste recordatorio de los riesgos que conllevan los grandes eventos.
Para la mayoría de los eventos grandes, tendrás un equipo de personas involucradas. Las partes interesadas clave pueden incluir un director de eventos, un director de producción, un coordinador de voluntarios, un coordinador de azafatas, un responsable de salud y seguridad, un responsable de gestión de residuos, un encargado de venta de entradas o un portavoz de los medios. También trabajará con varios contratistas, como concesiones de alimentos y bebidas, vendedores, proveedores temporales de electricidad y calefacción, equipos temporales de instalación de infraestructura y animadores.
Un festival seguro y exitoso depende de que el personal del evento comprenda sus funciones y responsabilidades y sepa dónde deben estar y a qué hora. Con OnePlanCon la herramienta de planificación fácil de usar, puede crear un plan detallado y delegar por función, ubicación, día y horario de turno, cumpliendo con sus requisitos de seguridad y gestión de riesgos sin la necesidad de múltiples documentos.
Asegúrese de haber identificado a todas las partes interesadas importantes al principio del proceso de planificación y de que todos conozcan sus funciones y responsabilidades. Mantenga una lista actualizada de todas las partes interesadas con su información de contacto cerca. Lo necesitarás a mano durante todo el proceso de planificación y durante el evento en sí.
5. Tener un mapa preciso y detallado del sitio
Al planificar un evento, necesita conocer el lugar por dentro y por fuera. Haga esto al principio del proceso de planificación para identificar cualquier desafío antes de que sea demasiado tarde para abordarlo. A Un mapa preciso y detallado del sitio de su festival al aire libre será su mejor amigo durante todo el proceso de planificación, permitiéndole determinar qué elementos requiere su evento y dónde debe colocarse todo en el sitio.
Al planificar un evento, necesita conocer el lugar por dentro y por fuera. Haga esto al principio del proceso de planificación para identificar cualquier desafío antes de que sea demasiado tarde para abordarlo. A Un mapa preciso y detallado del sitio de su festival al aire libre será su mejor amigo durante todo el proceso de planificación, permitiéndole determinar qué elementos requiere su evento y dónde debe colocarse todo en el sitio.
6. Evite el hacinamiento
Además de los riesgos de hacinamiento que siempre han existido, ahora vivimos en un mundo que se ha visto obligado a ser extremadamente consciente del espacio personal. OnePlanEl kit de herramientas de distanciamiento social de puede ayudar a garantizar la salud y la seguridad de los asistentes, incluso mostrando cuán largas pueden ser las colas y si las puertas de salida son suficientes para salir de manera segura de las multitudes. Nuestras herramientas de medición y modelado predictivo calculan automáticamente el número óptimo de visitantes para ayudarle a cumplir con las normas de salud y seguridad. También mapea rutas de acceso y salida en caso de emergencia.
7. No escatimes en baños
Nada arruina más una gran actuación musical que tener que alejarse mucho para encontrar un baño, perder a tus amigos y tu lugar entre la multitud. Luego, cuando llegas al baño, te enfrentas a una cola extremadamente larga. Planificadores de festivales, ¡no escatimen en baños! Tus invitados te lo agradecerán y será útil para el control de multitudes asegurarte de que haya suficientes baños en todo el recinto del festival.
Para obtener ayuda para conocer su lugar, consulte la sección dos del OnePlan Formulario de gestión de eventos.
8. La basura no debería ser una ocurrencia tardía
Al igual que ocurre con los baños, la eliminación de residuos no debería ser una ocurrencia tardía. Es necesario crear un plan de gestión y reciclaje de residuos. No importa cuán maravillosos sean la mayoría de los elementos de su evento, nadie se lo pasará bien si no puede encontrar un contenedor de basura o si ve (y huele) grandes montones de basura desbordándose del contenedor de basura que encuentra. Puedes trazar dónde irán los baños y los contenedores. OnePlan.
9. Cada centímetro cuenta
No es suficiente tener una idea general de dónde se colocarán todos los elementos (carpas, baños, escenario, vallas) alrededor del recinto del festival. Un error de cálculo, aunque sea de unos pocos centímetros, puede significar bloquear una salida o abarrotarla. ¡Cada centímetro cuenta! En OnePlan, puedes ser preciso. Ingrese medidas exactas (imperiales o métricas) para todos los elementos del evento en el OnePlan estudio.
También puedes utilizar OnePlanLa nueva herramienta Snap-to-Grid, que le permite espaciar perfectamente los elementos en el mapa. Puede ingresar el número de elementos necesarios, así como la distancia entre ellos y OnePlan generará un ajuste a la cuadrícula en el mapa del evento. La capacidad se encuentra actualmente en versión beta específicamente para Porta Potties, pero pronto podrá usarla para mapear otros elementos como carpas y hacer que el diseño de su evento sea más exacto y el proceso de planificación del sitio más conveniente.
10. Trabaje de manera más inteligente, no más difícil
Al final del día, sus herramientas marcarán la diferencia entre trabajar más duro y trabajar de manera más inteligente. OnePlan transforma muchas de las arduas tareas asociadas con la planificación de festivales al aire libre, simplificando cosas como la creación de informes, el mapeo del sitio y la colaboración. Esta herramienta le ahorrará tiempo y dinero, liberando su agenda para lo que importa. ¡Feliz planificación!
Comienza a planificar tu festival con OnePlan completamente gratis hoy.
