Kostenlose Vorlage für die Veranstaltungsplanung von professionellen Veranstaltungsplanern
Eine benutzerfreundliche und genaue Vorlage für die Veranstaltungsplanung in Excel, Word und PDF
Erstellt von erfahrenen Veranstaltungsplanern OnePlan Die Vorlage für die Veranstaltungsplanung ist eine umfassende Checkliste für die Veranstaltungsplanung mit aufschlussreichen Tipps und einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltungen. Laden Sie diesen kostenlosen Leitfaden zur Veranstaltungsplanung herunter, der sich mit den Grundlagen der Veranstaltungsverwaltung befasst.
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Was enthält die Eventplanungsvorlage?
- Checkliste für Genehmigungen und Lizenzen
- Tipps zur Site-Verwaltung
- Crowd-Management-Know-how
- Sorgen Sie für die Sicherheit Ihrer Veranstaltung
- Hilft Veranstaltungsplanern, Veranstaltungsmeilensteine zu identifizieren
- Weisen Sie den Veranstaltungsabteilungen Aufgaben und Meilensteine zu
- Enthält Zeitpläne, Zeitpläne, Tagesordnungen und Beispiele
- Passen Sie das Blatt an die Bedürfnisse Ihrer Veranstaltung an
Wie kann ich zugreifen? OnePlan's Veranstaltungsplanungsdokument:
Für e-news registrieren OnePlan innerhalb von Sekunden kostenlos (keine Zahlungsangaben erforderlich) und dann:
- Klicken Sie in der oberen linken Ecke Ihres Dashboards auf „Template'
- Drücke den 'Formular für Veranstaltungsmanagement' um es herunterzuladen!
"Wir lieben OnePlan! Es hat uns geholfen, eine völlig andere Art der Nutzung unserer Website zu finden und den effizientesten Weg zu finden, die volle Kapazität zu erreichen.“
Amy Bertaut
Shrewsbury Volksfest
Schritt 1 Ihrer Event-Checkliste:
Füllen Sie Ihre Veranstaltungsübersicht aus
Tragen Sie die wesentlichen Details Ihrer Veranstaltung in die Planungsvorlage ein. Dazu gehören der Name Ihrer Organisation, der Veranstaltungsname, der Ort, das Datum und wichtige Kontaktinformationen. Dieser Abschnitt ist das Rückgrat Ihres Planungsprozesses und bietet einen klaren Überblick über die grundlegenden Details der Veranstaltung.
- Was sind Ihre Veranstaltungsziele?
- Wer ist Gastgeber der Veranstaltung?
- Wo und wann die Veranstaltung stattfinden wird
- Wer sind die wichtigsten Stakeholder, also die wichtigsten an der Veranstaltung beteiligten Personen, die über bestimmte oder alle Details auf dem Laufenden gehalten werden müssen?
Schritt 2: Auftragnehmer und Notfalldienste
Listen Sie wichtige Auftragnehmer für Dienstleistungen wie Lebensmittel und Getränke, temporäre Elektrizität und Infrastruktur auf. Vergessen Sie nicht, wichtige Notfalldienste-Kontakte in Ihre Veranstaltungsplanungsvorlage aufzunehmen, dazu gehören Feuerwehr, Polizei und medizinische Unterstützung. Diese Vorbereitung ist entscheidend für die Bewältigung unerwarteter Situationen während der Veranstaltung.
Schritt 3: Erstellen des Veranstaltungsplans
Der Veranstaltungsplan ist ein zentraler Bestandteil jedes Veranstaltungsplans. Er gibt einen Überblick über die Aufgaben, die im Vorfeld der Veranstaltung, am Veranstaltungstag und nach der Veranstaltung zu erledigen sind. Es gibt Auskunft darüber, wer für welche Aufgabe zuständig ist. Nutzen Sie das beigefügte Raster. Achten Sie darauf, so viele Details wie möglich anzugeben, und leiten Sie den Zeitplan an alle Mitarbeiter, Lieferanten und Stakeholder weiter.
Schritt 4: Definieren Sie Ihre Zielgruppe und stellen Sie sicher, dass sie für alle zugänglich ist
Definieren Sie Ihr Zielgruppenprofil und berücksichtigen Sie deren Bedürfnisse, einschließlich etwaiger Barrierefreiheitsanforderungen. Indem Sie Ihre Veranstaltung inklusiv gestalten, erfüllen Sie nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern heißen auch ein breiteres Publikum willkommen und bereichern so das Veranstaltungserlebnis für alle.
Schritt 5: Erstellen Sie einen Lageplan
Erstellen Sie einen detaillierten Lageplan mit OnePlanund markiert alles von temporären Bauten und Notausgängen bis hin zu Toiletten und Abfallentsorgungsstandorten. Ein gut durchdachter Geländeplan ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf und den Komfort der Teilnehmer.
Schritt 6: Sanitär- und Abfallmanagement verwalten
Nutzen Sie den Leitfaden zur Veranstaltungsplanungsvorlage, um sicherzustellen, dass Sie entsprechend Ihrer erwarteten Besucherzahl über angemessene Sanitäranlagen verfügen, und entwickeln Sie Strategien für eine effiziente Abfallsammlung und -verwertung, um Ihre Veranstaltung umweltfreundlich zu gestalten.
Schritt 7: Erstellen Sie einen Lärmschutzplan
Stellen Sie sicher, dass Ihre Veranstaltung über einen Plan zur Kommunikation mit Anwohnern in der Nähe verfügt und die örtlichen Schallschutzvorschriften einhält. Erwägen Sie bei größeren Veranstaltungen die Beauftragung eines Tontechnikers, um eine angemessene Lautstärke aufrechtzuerhalten. Ein klarer Plan zur Minimierung der Lärmbelastung, einschließlich der Überwachung und Anpassung des Tons nach Bedarf, wird sowohl die Teilnehmer als auch die örtliche Gemeinschaft glücklich machen.
Schritt 8: Planen Sie Ihr Veranstaltungspersonal
Von qualifiziertem Personal, das verschiedene Aspekte der Veranstaltung überwacht, bis hin zu engagierten Stewards, die die Menschenmengen verwalten, und professionellen Sicherheitskräften, die für Sicherheit sorgen, spielt jede Rolle eine wichtige Rolle. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team über seine Aufgaben gut informiert ist und Zugriff auf den Lageplan hat. Angemessene Schulungen und klare Richtlinien werden sie in die Lage versetzen, Situationen effizient zu bewältigen und so zu einem sicheren und angenehmen Erlebnis für alle Beteiligten beizutragen.
Schritt 9: Erstellen Sie einen Verkehrs- und Crowd-Management-Plan für Ihre Veranstaltung
Planen Sie, wie Sie die Veranstaltungskapazität und den Verkehr verwalten und so eine sichere und effiziente Fortbewegung der Teilnehmer gewährleisten. Berücksichtigen Sie öffentliche Verkehrswege und Fahrzeugrichtlinien, insbesondere in Notfällen.
Schritt 10: Planung einer sicheren Veranstaltung
Ihre Veranstaltung muss ein sicherer Ort für alle sein. Dazu gehören Brandschutzmaßnahmen, Evakuierungspläne und Richtlinien für verlorene Kinder. Verwenden Sie die Veranstaltungsvorlage, um für jede dieser Möglichkeiten einen Plan und eine Checkliste zu erstellen. Seien Sie immer auf Unwetter vorbereitet und halten Sie eine Stornierungsrichtlinie bereit.
Schritt 11: Bringen Sie alles zusammen und teilen Sie es mit den Stakeholdern
Überprüfen Sie Ihren vollständigen Veranstaltungsplan gründlich und stellen Sie sicher, dass jedes Detail berücksichtigt und berücksichtigt wurde. Teilen Sie es mit Stakeholdern. Denken Sie daran: Flexibilität ist der Schlüssel. Seien Sie bereit, Ihren Plan bis zum Veranstaltungstag bei Bedarf anzupassen.
