Als Kristen Hudgins von TRC Events mit der Planung ihrer jährlichen Kunst- und Handwerksmesse zu Weihnachten im Juli begann, nutzte sie eine kostenlose Anwendung, die einfach nicht ausreichte. Das ständige Ausschneiden und Einfügen, Ungenauigkeiten und Kopfschmerzen lenkten sie von der eigentlichen Planung der Veranstaltung ab und zwangen sie, ihre Zeit mit der Arbeit und Überarbeitung einer nicht ganz perfekten Sitemap zu verbringen.
Dann entdeckte Kristen es OnePlan. Sie hat jetzt vier separate Veranstaltungen in geplant OnePlan mit über 5,000 Teilnehmern. Hier sind fünf Dinge, die aufgefallen sind.
1. Infrastruktur (insbesondere Zelte!)
Kristens Weihnachtsveranstaltung im Juli bringt Dutzende Künstler auf einem örtlichen Bauernhof zusammen, um einen Tag lang ihre Waren zu verkaufen. Dafür braucht es Zelte – und zwar jede Menge!
„Wir haben über 170 Zelte und Aussteller während der Weihnachtsveranstaltung im Juli“ teilte Kristen mit. „Die Möglichkeit, die Zelte zu skalieren und sicherzustellen, dass alles perfekt platziert ist, ist ein großer Vorteil von OnePlan. Es hat eine enorme Zeitersparnis bedeutet und ich fühle mich in meiner Sitemap sicherer.“
OnePlan ermöglicht es Kristen, benutzerdefinierte Zeltgrößen zu modellieren, um sicherzustellen, dass ihre Lagekarte in Bezug auf Standort und Maßstab auf den Zentimeter genau ist. Dies ist unerlässlich, denn schon eine Fehleinschätzung um ein paar Zentimeter kann dazu führen, dass ein Ausgang blockiert wird oder es zu einer Überfüllung kommt. OnePlan ist präzise. Geben Sie genaue Maße (imperial oder metrisch) für alle Veranstaltungselemente im ein OnePlan Studio.
2. Lieferantenverwaltung
Vom Zeltverleih über Lebensmittelverkäufer bis hin zu den Dutzenden Künstlern, mit denen Kristen bei ihrer Weihnachtsveranstaltung im Juli zusammenarbeitet, ist das Lieferantenmanagement ein wichtiger Teil ihres Prozesses. Glücklicherweise, OnePlan ist für die Lieferantenverwaltung eingerichtet. Jeder auf einer Karte platzierte Artikel verfügt über einen Abschnitt zur Lieferantenverwaltung, in dem Planer Informationen wie Lieferantennamen, Kosten, Ein- und Ausreisedatum und Verfügbarkeitsstatus verfolgen können. Erfahren Sie mehr über die Verwaltung von Lieferanten in OnePlan.
Hinzu kommt die einfache Zusammenarbeit OnePlan erleichtert die Einbindung von Anbietern in jeder Phase des Prozesses.
„Meine Lieferanten schätzen es sehr, dass ich sie in den Prozess einbeziehen kann. OnePlan macht die Verwaltung von Anbietern viel einfacher, da alles in einem System verfügbar ist.“
Kristen Hudgins
TRC-Veranstaltungen
3. Zeitersparnis
OnePlan hat viele Prozesse rationalisiert und Kristen jede Menge Zeit gespart. Zum Beispiel, OnePlanDas Mengenlisten-Tool zählt automatisch die auf ihrer Sitemap platzierten Artikel, sodass sie an einem Ort sehen kann, welche Infrastruktur und Artikel sie benötigt. Es berechnet automatisch die Artikel, die sie von Lieferanten beziehen muss, und zeigt sie an.
Seien wir ehrlich: Die Planung von Veranstaltungen ist nicht einfach und die gleichzeitige Verwaltung einer Million beweglicher Teile kann zeitaufwändig sein. Wir alle möchten unsere Zeit damit verbringen, das zu tun, was wir am besten können: Veranstaltungen magisch zu gestalten! Was wir nicht wollen, ist, wertvolle Stunden damit zu verbringen, minderwertige Karten zu erstellen oder uns mit der Lieferantenlogistik zu befassen, weil wir nicht über die Tools verfügen, um unsere Zeit und das Geld unserer Kunden zu sparen. OnePlan eliminiert oder vereinfacht mühsame Aufgaben. Veranstaltungsplaner sparen Zeit und können sich auf die wichtigeren Details konzentrieren.
4. Collaboration
Obwohl Kristen die alleinige Veranstaltungsplanerin hinter TRC Events ist, haben für sie Zusammenarbeit und einfacher Austausch immer noch große Priorität. Sie muss ihre Kunden und Lieferanten auf dem Laufenden halten. Das ist wo OnePlanDie Kollaborationsfunktionen von haben sich als praktisch erwiesen.
Die richtigen OnePlan machte die Zusammenarbeit mit wichtigen Stakeholdern einfacher als je zuvor. Vor OnePlanBei ihren früheren Methoden zur Veranstaltungsplanung musste sie jedes Element ihres Veranstaltungsplans kopieren und einfügen, um sie an die Beteiligten zu senden und diese auf dem Laufenden zu halten. OnePlan ermöglicht eine einfache Zusammenarbeit und den Austausch mit Stakeholdern. Das Teilen relevanter Personen im Plan erfolgt mit nur einem Klick, und wenn ihnen nur Lesezugriff gewährt wird, können sie nichts am Plan ändern. Sie hat ihren Plan auch mit den Teilnehmern geteilt, indem sie die Screengrab-Funktion in verwendet hat OnePlan und postet ein Bild ihres Plans auf ihrer Website. Teilnehmer und Anbieter können die Veranstaltungskarte leicht sehen und wissen genau, wohin sie gehen müssen.
Kristen hat eine Vision für ihre Veranstaltungen, aber es ist manchmal schwierig, diese Vision in etwas Konkretes zu übertragen, um es Kunden und anderen Interessengruppen zu zeigen. Mit detaillierteren Karten und verschiedenen Anzeigemöglichkeiten, OnePlan hat Kristen dabei geholfen, ihre Ideen spannender und lebendiger zu veranschaulichen, was eine intensivere Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht.
5. Eine genauere und detailliertere Sitemap
Parkplätze, Toiletten, Zelte und Verkäufer sind nur einige der Elemente, die auf der Sitemap für Weihnachten im Juli dargestellt werden müssen. Mit OnePlan, Kristens Lagepläne sind jetzt genauer und detaillierter. Nicht nur wegen ihrer Veranstaltungsortplanung ist sie fertig OnePlan aber auch mit der OnePlanbietet eine Auswahl an aktuellen 2D-, HD-, Luft- und Satellitenkarten für die Planung Ihrer Veranstaltungen. Kristen kann hochauflösende Karten und Bilder globaler Standorte mit mehreren Optionen anzeigen und zwischen ihnen wechseln, darunter Karten-, Satelliten- und Schwarzweißmodus.
Bei Kristens Veranstaltung gibt es auch einzigartige Gegenstände, die nicht bei jeder Veranstaltung verwendet werden, darunter eine Feuerstelle, Ringwurfspiele und einen Streichelzoo – in jedem dieser einzigartigen Gegenstände befindet sich ein maßgeschneidertes Symbol OnePlan. "OnePlan So kann ich mein Weihnachtsevent nun präzise planen. Es ist supergenau, was mir Selbstvertrauen gibt, wenn ich vor Ort bin“, sagte Kristen.
Beginnen Sie mit der Verwendung OnePlan kostenlos registrieren, oder Buchen Sie eine 15-minütige Demo mit einem unserer Eventplanungsspezialisten, um Ihre Veranstaltung zu starten OnePlan Reise.
