Jedes Jahr zu Thanksgiving veranstalten Gemeinden in den gesamten Vereinigten Staaten Turkey Trots – Laufveranstaltungen, die normalerweise dazu dienen, Spenden für wohltätige Zwecke zu sammeln und gleichzeitig vor dem größten Festtag des Jahres ein paar Kalorien zu verbrennen.
Festival Foods ist eine Lebensmittelkette, die 40 Filialen im gesamten Bundesstaat Wisconsin betreibt. Sie veranstalten jedes Jahr elf Truthahntrotte – alle gleichzeitig –, um die Menschen zu ermutigen, aktiv zu sein und gleichzeitig ihrer Gemeinde etwas zurückzugeben. Der Erlös geht an die Jungen- und Mädchenclubs und YMCAs in den Gemeinden, in denen die Veranstaltungen stattfinden. Bisher haben sie mit über 3.6 Teilnehmern über 138,000 Millionen Dollar gesammelt.
Die Komplexität der Planung von 11 Laufveranstaltungen am selben Tag
Die Festival Foods Turkey Trots sind ein riesiges Unterfangen, da Veranstaltungen an mehreren Standorten gleichzeitig stattfinden und das Team eine Menge Personal, Lieferanten und andere Interessengruppen verwalten muss. Laufveranstaltungen sind immer komplex. Sie erfordern eine umfassende Planung, um die Sicherheit sowohl der Teilnehmer als auch der Zuschauer zu gewährleisten, und erfordern häufig Straßensperrungen und die Zusammenarbeit mit den örtlichen Behörden. Das Crowd-Management stellt eine Herausforderung dar, da sowohl die Menge der Läufer als auch die der Zuschauer und des Personals berücksichtigt werden müssen. Elemente wie Check-in-Stationen, Absperrungen, Toiletten, Wasserstationen, Sanitäter und Verkehrsschilder müssen auf einer Lagekarte platziert werden, um sicherzustellen, dass das Team am Renntag über alles verfügt, was es braucht. Für Festival Foods wurden diese Herausforderungen mit den Rennen noch größer.
„Wir haben 2008 mit drei Rennorten begonnen“, sagte Brian Stenzel, Senior Director of Community Involvement bei Festival Foods. „Mittlerweile sind es elf, die alle gleichzeitig im ganzen Staat stattfinden.“
Jahrelang hat das Planungsteam Google Earth-Screenshots in PowerPoint eingefügt und Pins hinzugefügt, um Elemente auf ihren Veranstaltungsseiten zu platzieren. Es war schwierig, organisiert zu bleiben, vor allem, da die Veranstaltung auf elf gleichzeitige Veranstaltungen angewachsen war.
Discovering OnePlan
Als das Planungsteam an einem Workshop auf einer Running USA-Konferenz teilnahm, erfuhren sie davon OnePlan, eine Veranstaltungsplanungssoftware, die eine detaillierte und genaue Standortkartierung und eine nahtlose Zusammenarbeit mit über 130 veranstaltungsspezifischen Elementen ermöglicht. Die Idee, ein Konto für 11 Rennen zu haben, war eine aufregende Aussicht. Sie beschlossen, es zu versuchen.
Festival Foods verfügt über ein Kernteam von sechs Personen, die an den Turkey Trots arbeiten. „Zwei von uns erstellen und bearbeiten aktiv einen Plan“, teilte Brian mit. „Aber wir teilen es mit allen Rennleitern. Jeder der 11 Standorte hat einen lokalen Rennleiter in dieser Stadt. Wir haben die „Nur anzeigen“-Version sowohl mit ihnen als auch mit unseren Anbietern geteilt.“
Festival Foods Turkey Trab-Veranstaltungsplan
Vorteile der Verwendung von Festival Foods OnePlan
Die Möglichkeit, ihre Sitemap mit Stakeholdern zu teilen und ihre Ansichts- oder Bearbeitungsmöglichkeiten entsprechend ihrer Rolle und Bedürfnisse anzupassen, war für das Festival Foods-Team großartig. „Besonders für die Rennleiter war es wunderbar“, sagte Brian.
OnePlan hat sich auch aufgrund seiner laufspezifischen und anderen Elemente als äußerst nützlich erwiesen. Das Festival Foods-Team kann seine Routen, Start- und Zielbereiche, Leitkegel, Abbiege- und Geradeausschilder, Polizeistandorte, Freiwilligenstandorte, tragbare Töpfchen, Verpflegungsstationen, DJs, Lautsprecher, Generatoren, Parkplätze, Innengeländepläne, Zelte und Tische planen und so viel mehr. „Ich rufe einfach das Menü auf und gehe direkt zur Suchleiste, um nach dem zu suchen, was ich brauche. Es ist einfach“, sagte Brian.
Das Festival Foods-Team nutzt häufig OnePlanZu den Berechnungsfunktionen von gehört beispielsweise das Mengenverzeichnis-Tool, das automatisch die Mengen jedes benötigten Elements basierend auf der Sitemap berechnet. Dashboard-Berichte zeigen Ihnen den gesamten Bestand, der auf der Karte platziert wurde, und exportieren eine umfassende Mengenliste in eine CSV-Datei. „Als wir Google Earth verwendeten, musste man übergeordnete Ordner erstellen und alles darunter war sehr schwer zu finden“, sagte Brian. „In One Plan war das Dashboard sehr hilfreich. Selbst das bloße Zählen, wie viele Linksabbiegeschilder wir benötigen, ist in One Plan sehr einfach durchzuführen.“
Stevens Point – Veranstaltungsplan für Festival-Foods
OnePlan wurde im vergangenen Jahr wirklich auf die Probe gestellt, als das Festival Foods-Team ein zusätzliches Rennen bestritt. „Stevens Point war dieses Jahr ganz neu, daher war One Plan äußerst hilfreich, um dort alles einzurichten“, sagte Brian. Das Team konnte seine Sitemap mit dem örtlichen Rennleiter teilen, um sich über alle Renndetails abzustimmen.
Das Team spart damit sowohl Zeit als auch Geld OnePlan, und sie planen, das Programm auch in Zukunft für türkische Trabturniere zu nutzen. Sie hoffen, dass den Elementen im Laufpaket bald Meilenmarkierungen hinzugefügt werden, und arbeiten mit ihnen zusammen OnePlan Team, die Software mit ihrer eigenen Event-App zu integrieren.
Insgesamt OnePlan hat für das Team von Festival Foods eine Wende gebracht und es ihnen ermöglicht, sich auf die wichtige Arbeit zu konzentrieren, fantastische Veranstaltungen zu veranstalten und den Gemeinden, in denen sie tätig sind, etwas zurückzugeben.
Klicken Sie hier, um mehr über die Planung von Laufveranstaltungen mit zu erfahren OnePlan.
