Das Cheese and Chilli Festival veranstaltet jedes Jahr vier Food-Events mit bis zu 9,000 Teilnehmern, die eine genaue Veranstaltungsplanung erfordern. In Zusammenarbeit mit einem kleinen Kernteam von Planern, das an den Veranstaltungstagen von Subunternehmern unterstützt wird, muss sein Direktor Simon Stewart über 120 Lebensmittelverkäufer, lizenzierte Bars, Aktivitäten auf dem Messegelände und Live-Unterhaltungsbühnen verwalten.
Simon begann zu verwenden OnePlan diese Familienveranstaltungen zu planen, nachdem er die unmittelbaren Vorteile im Vergleich zu dem CAD-Paket, das er zuvor verwendet hatte, erkannte.
Käse und Chili vorher OnePlan
Vor der Verwendung OnePlan, Simon musste zwischen verschiedenen Programmen wechseln, um seinen Plan zu erstellen Käse- und Chilifest – eine Situation, die viele Veranstaltungsplaner erleben. Er nutzte eine separate Excel-Tabelle, um die für jede Veranstaltung benötigte Überlagerung zusammenzustellen, während Bilder aus Google Maps ausgeschnitten und eingefügt wurden, um einen Lageplan mit Formen in PowerPoint zu zeichnen. Dieser Prozess ermöglichte keine genaue Kartierung oder Datenerfassung, was bedeutete, dass seine Pläne nicht den professionellen Standards der Veranstaltungen entsprachen.
Simon sagt: „Mit der Software, die wir zuvor verwendet haben, war die Skalierbarkeit nicht besonders gut. Wir konnten uns nicht auf die Genauigkeit verlassen und kamen oft vor Ort an und mussten Änderungen am Layout vornehmen, weil die Pläne nicht maßstabsgetreu waren.“
Eine bessere Möglichkeit, Veranstaltungen zu planen
Jetzt nutzt Simon OnePlan alles zu planen, abzubilden und zu beschaffen, was er für die Organisation erfolgreicher Veranstaltungen benötigt. „OnePlan bietet eine maßstabsgetreue Karte und Hunderte von Elementen der Veranstaltungsinfrastruktur, die es mir ermöglichen, schnell einen Veranstaltungsort aufzubauen“, sagt er.
Zuerst wählt er eine Basiskarte aus OnePlan Um mit der Planung zu beginnen, muss er sicher sein, dass alle Elemente, die er auf dem Plan platziert, an der richtigen Stelle sind und die richtige Größe haben. Er zieht das Ereignis per Drag & Drop Infrastruktur wie Toiletten, Zelte, Zäune, Absperrungen, Ordner und Feuerwehrautos … diese Chilis sind scharf!
Mit einer genauen Veranstaltungsplanung kann Simon jedes Element der Infrastruktur in einer Mengenliste anzeigen und diese exportieren, um sie mit Lieferanten zu teilen. Es enthält alle Informationen, die er benötigt, einschließlich Artikelgröße, what3words Adresse, Kosten sowie Installationszeit und -datum.
"Benutzen OnePlan Ich erstelle genaue, detaillierte und professionell aussehende Veranstaltungsgeländepläne, ohne dass ein komplexes CAD-Paket erforderlich ist.“
Simon Stewart
Direktor, Cheese & Chilli Festival
OnePlan bietet einen umfassenden Katalog mit allem, was Simon für seine Veranstaltungen benötigt. Er war in der Lage, sofort nach der Anmeldung genaue und professionelle Pläne für den Veranstaltungsort zu erstellen.
"OnePlan ist einfach zu erlernen und zu verwenden, liefert professionell aussehende Pläne und gibt mir fortschrittliche Tools für das Eventmanagement an die Hand. Jetzt bin ich von der professionellen Optik meiner Lagepläne überzeugt und verfüge über die Details und Daten, um jede Frage zu beantworten.“
Gewährleistung der Sicherheit für Veranstaltungsteilnehmer
Die Sicherheit der Teilnehmer ist bei diesen Veranstaltungen im Vereinigten Königreich von größter Bedeutung. Benutzen OnePlan Toolkit zur sozialen DistanzierungSimon kann Menschenmengen, Warteschlangen und Evakuierungsrechner sowie Routen von Einsatzfahrzeugen messen. Dies ermöglicht ihm die einfache Darstellung der Daten in seinen Risikobewertungen und Managementplänen, was seinen Veranstaltungsplanungsprozess deutlich reibungsloser macht.
"OnePlan liefert uns zuverlässige Sicherheits- und Planungsinformationen, die unsere Planung, unseren Betrieb und unsere Interessengruppen unterstützen.“
Simon Stewart
Direktor, Cheese & Chilli Festival
Während er zuvor große Dateien an Interessengruppen und Lieferanten senden musste, kann Simon seinen Veranstaltungsplan jetzt mit einem Klick teilen und ihnen sofortigen Zugriff auf schreibgeschützte oder bearbeitbare Versionen der Pläne ermöglichen. Es ist eine große Zeitersparnis bei der Abwicklung von Notdiensten, Lizenzen und britischen Kommunalbehörden SAGs (Sicherheitsberatergruppen), Grundbesitzer und Lieferanten.
Simon sagt, „Sicherheit und das Vertrauen der Beteiligten sind von entscheidender Bedeutung, um Genehmigungen zu erhalten und 10,000 Menschen sicher unterzubringen. OnePlan liefert uns verlässliche Sicherheits- und Planungsinformationen, die unsere Planung unterstützen, Betrieb und Stakeholder.“
Eine Plattform für genaue Eventplanung
Letztendlich profitiert Simon davon, dass er jetzt gerade hat ein Plan für alles, was er braucht, um sichere und erfolgreiche Veranstaltungen durchzuführen. OnePlan ermöglicht eine genaue Veranstaltungsplanung für seine Stadt- und Stadtveranstaltungen. Und er kann uns Feedback geben, das uns dabei hilft, uns kontinuierlich zu verbessern OnePlan in der Zukunft. „Endlich ein System, das speziell für Veranstaltungsprofis entwickelt wurde.“
