Die Organisation einer großen oder kleinen Veranstaltung bringt eine umfangreiche To-Do-Liste und zahlreiche Verantwortlichkeiten mit sich, die ziemlich überwältigend sein können. Unabhängig davon, was in der Veranstaltung enthalten ist, können Sie davon ausgehen, dass die Logistik auf dem Weg dorthin eine Menge Herausforderungen mit sich bringt.
Selbst wenn Sie ein Experte in der Planung von Veranstaltungen sind, ist in der Regel ein Team von Personen beteiligt, und mithilfe von können Sie sicherstellen, dass alle auf dem gleichen Stand bleiben OnePlan Studiosoftware. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die 5 Dinge, die Sie als Erstes tun sollten OnePlan So können Sie sicherstellen, dass Sie die Veranstaltungsplanungsplattform optimal nutzen.
Was ist OnePlan?
Wenn Sie nach einer Komplettlösung für die Planung Ihrer Veranstaltungen suchen, OnePlan bietet eine intuitive Lösung, mit der Sie jeden Schritt des Prozesses innerhalb einer detaillierten und flüssigen Benutzeroberfläche verwalten können. Es ermöglicht Ihnen die Zusammenarbeit mit allen Partnern, Lieferanten und Kollegen, die an der Veranstaltung beteiligt sind, und Sie können ganz einfach bequem von Ihrem Computer aus zusammenarbeiten. Im Lieferumfang sind zahlreiche Eventmanagement- und Planungstools wie Karten, Infrastruktur usw. enthalten. CAD-Import, und vieles mehr. Ganz gleich, ob Sie mit einem kleinen Veranstaltungsort oder einer großen Arena arbeiten, OnePlan ist in der Lage, Ihnen bei der Bewältigung all dessen zu helfen. Wir empfehlen, Ihren Veranstaltungsplan mit 5 Schritten zu beginnen, um sicherzustellen, dass Sie die Plattform optimal nutzen und eine großartige Veranstaltung planen.
1. Zeichnen Sie Bereiche, Routen und Zugangsmöglichkeiten auf
Handlungsgebiete
Sobald Sie Ihre Veranstaltung in erstellt haben OnePlanIhr Dashboard enthält viele verschiedene Parameter, die Sie in Ihrem eigenen Tempo ausfüllen können. Für einen reibungslosen Ablauf Ihrer Veranstaltung ist es wichtig, dass Sie über einen Veranstaltungsplan verfügen, der speziell markierte Bereiche, Routen und den Zugang Ihrer Teilnehmer zu diesen Bereichen aufzeigt. Wir empfehlen Ihnen, als ersten Schritt diese Bereiche zu markieren, z. B. den Bereich, in dem Ihre gesamte Veranstaltung stattfinden wird, Menschenansammlungen, Essensbereiche usw.
Um ein Gebiet zu markieren, klicken Sie in der linken Symbolleiste auf „Gebiete, Routen & Zugang“. OnePlan Studio, klicken Sie dann auf „Bereiche“ und wählen Sie einen farbigen Bereich aus, den Sie markieren möchten. Zeichnen Sie dann die Ecken Ihres Bereichs ein und doppelklicken Sie auf den letzten Punkt, um die Markierung Ihres Bereichs abzuschließen. Ta-da! Sie haben Ihr erstes Gebiet eingeplant OnePlan.
Routen platzieren
Es ist unbestreitbar, dass es von entscheidender Bedeutung ist, die Infrastruktur Ihrer Veranstaltung im Voraus aus verschiedenen Blickwinkeln zu planen. Sie müssen jedoch auch berücksichtigen, wie die Teilnehmer ankommen und die Veranstaltung betreten. Viele Menschen möchten nicht zu lange warten, wenn die Leitungen blockiert sind, nur um reinzukommen, und OnePlan ist ein hervorragendes Werkzeug zur Routenplanung von Parkplätzen und Einfahrten.
Ihr nächster Schritt besteht also darin, Ihre Routen zu planen. Wie erhalten Ihre Gäste Zugang zu Ihrer Veranstaltung? Wie verläuft ihr Weg vom Parkplatz oder öffentlichen Verkehrsmitteln bis zu Ihrem Eingang? OnePlan bietet Fahrzeug- und Fußgängerrouten an.
Um Routen in Ihren Veranstaltungsplan einzutragen, öffnen Sie erneut die Registerkarte „Bereiche, Routen und Zugang“ in Ihrem OnePlan Studio, wählen Sie dann die Route aus, die Sie planen möchten, und klicken Sie dann einfach darauf, wo die Route beginnen, folgen und enden soll.
Messen Sie Flächen und Routen
Neben dem Plotten dieser Routen und Bereiche können Sie auch genaue Messungen für den Veranstaltungsort, die Anbieter und Orte, von denen Sie einen konstanten Fußgängerverkehr erwarten, erfassen. Für Ihre Lieferanten und die erwartete Kapazität Ihrer Veranstaltung ist es von entscheidender Bedeutung, die Fläche, mit der Sie arbeiten, richtig zu vermessen. Die Kenntnis der genauen Fläche, die Ihnen zur Verfügung steht, kann bei der Kontrolle von Menschenansammlungen hilfreich sein und lediglich dazu beitragen, die Wartezeit der Teilnehmer zu minimieren und überfüllte Bereiche zu vermeiden.
Um Ihre Flächen zu messen, klicken Sie einfach auf eine Fläche, die Sie eingezeichnet haben, und Sie sehen die genauen Quadratmeter (oder Fuß im Quadrat) der Fläche. OnePlan Außerdem erhalten Sie eine Schätzung, wie viele Personen in diesen Raum passen. Diese Zahl hängt von der gewünschten Personendichte bei Ihrer Veranstaltung ab.
Um Ihre Route zu messen, klicken Sie auf Ihre Route und Sie werden sie sehen OnePlan berechnet automatisch die Länge dieser Route. Sie sehen außerdem die Reisezeit für das Gehen oder Fahren dieser Route basierend auf der von Ihnen eingegebenen Durchschnittsgeschwindigkeit.
Sobald Sie alle erforderlichen Messungen erfasst haben, können Sie diese Daten ganz einfach mit jedem teilen, der sie benötigt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten wissen, was sie erwartet. Dies ist auch hilfreich für die Sicherheit der Veranstaltung, da Polizei, Feuerwehr und medizinische Teams bei Bedarf schnell reagieren können.
In OnePlankönnen Sie diese Parameter in Echtzeit mit Ihren Partnern und Kollegen bearbeiten und so bei jedem Schritt ein Brainstorming durchführen. OnePlan Außerdem können Sie den Massenstrom modellieren, was Ihnen einen Anhaltspunkt dafür gibt, wie der Fußgängerverkehr aus allen Blickwinkeln aussehen wird. Die Menschen werden Ihre Bemühungen zur Massenkontrolle nicht nur zu schätzen wissen, sondern auch dafür sorgen, dass Ihre Veranstaltung ohne Verzögerung voranschreitet.
2. Platzieren Sie die Infrastruktur
Ein Ereignis ist nichts ohne es Infrastruktur Und um vollständig vorbereitet zu sein, muss Ihr Veranstaltungsplan detailliert und präzise sein und über die richtige Infrastruktur verfügen. In OnePlanEs gibt Hunderte von Infrastruktureinrichtungen, von Zelten über Beleuchtung und Lebensmittel und Getränke bis hin zu sanitären Einrichtungen. Ihr nächster Schritt OnePlan Es sollte darin bestehen, die Infrastruktur in Ihren Veranstaltungsplan einzuzeichnen und jedem Element einen genauen Standort zu geben.
Um die Infrastruktur darzustellen, klicken Sie im linken Menü auf die Registerkarte „Infrastruktur“. Von dort aus werden zahlreiche Dropdown-Menüs für die einzelnen Infrastrukturelemente angezeigt OnePlan bietet an.
Eines der wichtigsten auf Ihrer Karte eingezeichneten Infrastrukturelemente sind Zäune. Je nach Veranstaltungsort ist bei einigen Veranstaltungen eine Umzäunung erforderlich, damit die Teilnehmer nicht verloren gehen oder in die Irre geleitet werden. Abhängig von der Größe Ihrer Veranstaltung kann es ziemlich chaotisch werden, wenn Sie eine große Anzahl von Besuchern erwarten. Wenn die Veranstaltung zu offen bleibt, kann dies zu einer erheblichen Desorganisation unter den Menschenmassen führen, deren Neugier sie von einem Anbieter oder einer Attraktion zum nächsten treibt.
OnePlan ermöglicht es Ihnen, alle benötigten Zäune zu kartieren und sie richtig in den Ihnen zur Verfügung gestellten Raum zu integrieren. Darüber hinaus erhalten Sie die Daten zur Anzahl der benötigten Panels, was die Bestellung und Reservierung dieser Ressourcen noch effizienter macht. OnePlan bietet viele verschiedene Arten von Zäunen im Studio an. Es gibt Absperrungen unterschiedlicher Länge, Heras-/Permiter-Zäune, Tensa-Absperrungen, Poller, Mojo-Absperrungen und mehr.
Um Zäune in Ihren Veranstaltungsplan einzuplanen, klicken Sie auf die Registerkarte „Infrastruktur“, dann auf das Dropdown-Menü „Barrieren/Zäune“ und wählen Sie den Zaun aus, den Sie für Ihre Veranstaltung wünschen. Klicken Sie dann auf die Startposition Ihres Zauns, klicken Sie auf jede Ecke und doppelklicken Sie, um den Zaun fertigzustellen und zu platzieren.
3. Fügen Sie spezifische Tools für Ihre Veranstaltung hinzu
Unter den Hunderten von Gegenständen und Werkzeugen OnePlan In unseren Angeboten finden Sie einzigartige Artikel, die speziell für Ihre Veranstaltung entwickelt wurden. Bei früheren Eventplanungsmethoden oder -software kann es zu Fehlern kommen, wenn keine benutzerdefinierten oder speziellen Elemente vorhanden sind. Vielleicht wissen Sie nicht genau, wie groß ein Riesenrad auf Ihre Veranstaltungskarte passen würde oder wie lange es dauert, eine Eislaufbahn aufzubauen. Möglicherweise benötigen Sie eine spezielle Barriere zum Schutz von Menschenmengen bei Hochgeschwindigkeits-Radsportveranstaltungen oder das Wicket für ein Cricketspiel.
OnePlan verfügt über Spezial-Event-Pakete mit Artikeln, die für bestimmte Events entwickelt wurden. Zu den Spezialveranstaltungen, für die wir Artikel anbieten, gehören Laufen, Radfahren, Cricket, Triathlon, Messen und Shows sowie Weihnachtsmärkte.
Um auf Spezial-Event-Pakete zuzugreifen, klicken Sie im linken Menü auf die Registerkarte „Mehr“. Dort finden Sie ein Dropdown-Menü mit den verschiedenen Event-Typ-Paketen.
4. Planen Sie Ihre Belegschaft
Bei jeder Veranstaltung benötigen Sie eine Belegschaft, auf die Sie sich verlassen können, und diese benötigen eine ordnungsgemäße Organisation, um ihre zugewiesenen Aufgaben effektiv ausführen zu können. Während Sie Ihre Veranstaltung planen OnePlan, Ihr nächster Schritt sollte sein Punktplan Ihre Belegschaft für die Veranstaltung und deren Standort. OnePlan verfügt über viele verschiedene Personaloptionen, darunter Medizin, Polizei, Sicherheit, Personal, Freiwillige und mehr. Sie können Namen für jede Abteilung angeben und sogar Schilder, Zelte, Fahrzeuge, Sanitärstationen und viele andere Parameter angeben, die sich auf die Belegschaft der Veranstaltung beziehen.
Um Ihre Belegschaft auf Ihrer Karte darzustellen, klicken Sie im linken Menü auf die Registerkarte „Belegschaft“. Dort sehen Sie die vielfältigen Möglichkeiten von Workforce Dots. Klicken Sie auf die Art der Arbeitskräfte, die Sie benötigen, und zeichnen Sie deren Standort ein, an dem sie sich während Ihrer Veranstaltung aufhalten werden.
Wenn Sie die Größe Ihrer Belegschaft verkleinern oder vergrößern müssen. Klicken Sie auf den eingezeichneten Belegschaftspunkt und wählen Sie die Skala aus. Sie können problemlos eine Skalierung zwischen Ihren anderen Messungen planen und die Software bietet mehrere Ansichten Ihrer Veranstaltung, wie z. B. Satelliten- und Luftbilder, die Details Ihrer Veranstaltung in hoher Auflösung liefern. Auch hier können alle diese Funktionen gemeinsam verwaltet werden, sodass bei der Veranstaltungsplanung nichts übersehen wird.
Obwohl die Besucher in erster Linie wegen der Anbieter und Attraktionen da sind, ist ein reibungslos funktionierendes Personal für jede Veranstaltung von entscheidender Bedeutung, da es einen großen Anteil daran hat, die Veranstaltung in Ordnung zu halten und den Zeitplan einzuhalten. Um die Belegschaft auf dem Laufenden zu halten, geben Sie ihnen nur Lesezugriff auf Ihren Plan, damit jeder weiß, wo er sich in jeder Phase der Veranstaltung befinden soll.
5. Teilen Sie Ihren Veranstaltungsplan
Zusammenarbeit ist der Schlüssel bei der Planung! Das ist es, was den großen Unterschied bei der Planung ausmacht OnePlan. Mit OnePlan Für die Planung können Sie Ihren Plan visuell kommunizieren und mit allen wichtigen Teammitgliedern und Stakeholdern zusammenarbeiten. Behalten Sie den Überblick über den gesamten Betriebsstandortplan und teilen Sie ihn mit den örtlichen Behörden und Rettungsdiensten, damit diese die erforderlichen Genehmigungen und Unterstützung erteilen können. Darüber hinaus ist es cloudbasiert und lässt sich ganz einfach mit nur einer Taste teilen, sodass die Zusammenarbeit einfach ist und jeder immer auf die neueste Version Ihres Plans zugreifen kann.
Um Ihren Veranstaltungsplan zu teilen, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Teilen“. Anschließend werden Sie zu einer Seite weitergeleitet, auf der Sie nach der E-Mail-Adresse der Person gefragt werden, mit der Sie Ihren Veranstaltungsplan teilen möchten. Anschließend entscheiden Sie, ob diese Person Redakteur oder Administrator sein soll oder nur Lesezugriff auf Ihren Plan haben soll. Für Ihr Veranstaltungsplanungsteam oder Ihre Mitarbeiter empfehlen wir Administrator- und Bearbeitungszugriff. Stakeholder, Anbieter und Lieferanten benötigen möglicherweise nur einen Lesezugriff, um über Ihre Planung auf dem Laufenden zu bleiben.
Jetzt sind Sie auf dem Weg zu einer erfolgreichen Veranstaltung! Sie haben Ihre Bereiche und Routen definiert, Sie haben klare Ein- und Ausstiegspunkte definiert, Sie haben spezifische Tools hinzugefügt, die Ihre Veranstaltung benötigt, Sie haben Ihre Arbeitskräfte geplant und Sie haben Ihren Plan mit wichtigen Interessenvertretern geteilt. Bei der Planung einer erfolgreichen Veranstaltung gehört so viel dazu, und wir sind hier, um Sie auf Ihrem Weg zu unterstützen. Unser Berufsplan ermöglicht administrative Unterstützung und umfassendes Kunden-Onboarding, sodass unsere Veranstaltungsplanungsexperten Sie bei jedem Schritt unterstützen können. Fühlen sich frei Demo buchen mit unseren Experten, mit denen Sie besser planen können OnePlan. Viel Spaß beim Planen!
