Die Planung von Großveranstaltungen ist keine einfache Aufgabe. Es gibt einen Grund dafür, dass Menschen bereit sind, viel Geld auszugeben, um die Verantwortung an einen Fachmann zu übergeben. Die Planung einer Veranstaltung ist eine ernsthafte Verpflichtung, die viele Menschen, Zeit und Organisation erfordert. Outdoor-Veranstaltungen bringen ihre ganz eigenen Herausforderungen mit sich – von der Beantragung von Genehmigungen und Lizenzen bis hin zur Berücksichtigung von Zugänglichkeit und Lärmbelästigung. Eine perfekte Veranstaltung auf die Beine zu stellen, ist leichter gesagt als getan, und die meisten Leute haben weder die Zeit noch das Wissen, es richtig zu machen.
OnePlan erleichtert die Planung einer Veranstaltung erheblich. OnePlan ist eine kollaborative Echtzeitplattform, die die gesamte Palette an Tools für die Planung, Gestaltung und Verwaltung von Veranstaltungen bietet. Es vereint die besten Eigenschaften von CAD mit modernster Mapping-Technologie in einer benutzerfreundlichen Lösung.
Wenn Sie mit der Planung einer Veranstaltung beginnen oder mittendrin sind und völlig überfordert sind, OnePlan kann Ihnen bei der Erstellung eines Event-Management-Plans helfen – dem folgenreichsten ersten Schritt, den Sie unternehmen können. Sie können sogar darauf zugreifen OnePlanKostenloses Event-Management-Formular Das führt Sie durch alle wichtigen Überlegungen zur Planung einer Großveranstaltung. Diese kostenlose Ressource stellt Ihnen die richtigen Fragen, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre To-Do-Liste zu priorisieren, häufige Fehler zu vermeiden und mit Zuversicht zu planen.
Bevor Sie beginnen, finden Sie hier 10 Schritte zur Planung einer Veranstaltung, auf die Sie stolz sein können.
Schritt eins: Reichen Sie einen Veranstaltungsplan bei der lokalen Regierung ein und fordern Sie alle erforderlichen Genehmigungen an
In den meisten Fällen müssen Sie bei der Planung einer öffentlichen Veranstaltung zunächst Ihrer Kommunalverwaltung einen detaillierten Veranstaltungsplan, Risikobewertungen und den Nachweis einer Haftpflichtversicherung vorlegen. Planen Sie ausreichend Zeit für die Bearbeitung ein (wir empfehlen, diese mehrere Monate vor der Veranstaltung einzureichen). Wenden Sie sich an Ihren Veranstaltungsort und die lokale Regierung, um sicherzustellen, dass alle Kästchen angekreuzt sind.
Für die Durchführung Ihrer Veranstaltung benötigen Sie möglicherweise bestimmte Genehmigungen und Lizenzen. Erkundigen Sie sich daher unbedingt bei Ihrer örtlichen Behörde. Zu den häufigsten gehören die Genehmigung durch den Gemeinderat/Veranstaltungsort, Anträge auf Straßensperrung und die Genehmigung vorläufiger Bauwerke. Eine vollständige Genehmigungs- und Lizenzierungs-Checkliste finden Sie im kostenlosen OnePlan Formular für Veranstaltungsmanagement.
Schritt zwei – Identifizieren Sie die wichtigsten Stakeholder
Bei den meisten Großveranstaltungen ist ein Team beteiligt. Zu den wichtigsten Stakeholdern können ein Veranstaltungsmanager, ein Produktionsleiter, ein Freiwilligenkoordinator, ein Steward-Koordinator, ein Gesundheits- und Sicherheitsbeauftragter, ein Abfallentsorgungsbeauftragter, ein Ticketverkaufsbeauftragter oder ein Mediensprecher gehören.
Sie werden auch mit einer Reihe von Auftragnehmern zusammenarbeiten, beispielsweise Lebensmittel- und Getränkekonzessionären, Verkäufern, temporären Strom- und Wärmelieferanten, temporären Infrastrukturinstallationsteams und Animatoren.
Es ist außerdem wichtig, dass Sie alle Notfalldienste (Polizei, Feuerwehr, Erste Hilfe, medizinischer Notfall) identifiziert haben und über die erforderlichen Kontaktinformationen verfügen.
Stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Stakeholder frühzeitig im Planungsprozess identifiziert haben und dass jeder seine Rollen und Verantwortlichkeiten kennt. Führen Sie eine laufende Liste aller Stakeholder mit deren Kontaktinformationen. Sie benötigen es während des gesamten Planungsprozesses und während der Veranstaltung selbst griffbereit.
Schritt drei – Erstellen Sie einen Programmplan
Sie benötigen einen Programmplan, der Sie durch die Tage vor Ihrer Veranstaltung, den Tag der Veranstaltung und alle Aufgaben nach der Veranstaltung führt. Stellen Sie sicher, dass Sie angeben, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist, und gehen Sie bei der Zeitplanung so genau wie möglich vor. Dieser Zeitplan sollte so detailliert und genau wie möglich sein. Verteilen Sie es an alle Beteiligten, einschließlich Mitarbeiter und Lieferanten, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Schritt vier – Erstellen Sie einen Kommunikationsplan und einen Zeitplan
Zur richtigen Event-Kommunikation gehört es, Ihr internes Team und die Außenwelt auf dem Laufenden zu halten. Sie benötigen einen Plan für die Kommunikation Ihres Teams im Laufe des Tages und sollten daher für die erforderliche Technologie sorgen. Sie sollten auch einen Zeitplan für die interne Kommunikation im Vorfeld der Veranstaltung haben, um sicherzustellen, dass jeder Stakeholder über wichtige Ankündigungen und Erwartungen informiert ist. Wenn Sie Mobiltelefone, Radios oder andere Kommunikationsmittel mieten müssen, stellen Sie sicher, dass dies im Voraus vereinbart wird und alle Mitglieder Ihres Teams wissen, wie sie am Tag der Veranstaltung kommunizieren werden. Möglicherweise müssen Sie auch vorab festgelegte Mitteilungen vorbereiten, die bei schlechtem Wetter, Verkehrsverzögerungen oder anderen Hinweisen zur öffentlichen Sicherheit verwendet werden.
Ihr Kommunikationsplan sollte auch die umliegende Gemeinde einbeziehen. Sie benötigen einen Plan, um Anwohner und Unternehmen in der Nachbarschaft über Ihre bevorstehende Veranstaltung zu informieren. Fügen Sie Erinnerungen an etwaige Lärmschutzbestimmungen oder -erweiterungen, Verkehrs- oder Parkanträge bei der Stadt hinzu und geben Sie an, wie Sie die Gemeinde über Ihre Veranstaltung informieren werden. Wenn Sie einen Gute-Nachbarn-Vorteil, wie z. B. kostenlosen Eintritt, einbeziehen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie darlegen, wie Sie diesen Vorteil verfolgen und validieren.
Schritt fünf – Kennen Sie Ihr Publikum
Es ist wichtig, ein allgemeines Profil des Publikums zu haben, das Sie bei Ihrer Veranstaltung bedienen werden. Werden Kinder anwesend sein? Wird es Tiere geben? Wie viele Personen werden anwesend sein? Wenn Sie Ihr Publikumsprofil genau kennen, können Sie in allen Bereichen der Veranstaltungsplanung bessere Entscheidungen treffen.
Es ist auch wichtig, die Barrierefreiheit zu berücksichtigen. Entsprechend Die Weltbank15 % der Weltbevölkerung leben mit einer Behinderung. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Website barrierefrei ist, nicht nur um rechtliche Anforderungen zu erfüllen, sondern auch um eine oft unterversorgte Community willkommen zu heißen. Bitte wenden Sie sich an Ihre lokale Regierung, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung alle lokalen Barrierefreiheitsanforderungen erfüllt. Eine umfassende Checkliste für die Zugänglichkeit von Veranstaltungen finden Sie in der der Cornell University Checkliste für barrierefreie Meetings und Veranstaltungen.
Schritt sechs – Lernen Sie Ihren Standort/Veranstaltungsort kennen
Wenn Sie eine Veranstaltung planen, müssen Sie Ihren Veranstaltungsort in- und auswendig kennen. Tun Sie dies zu Beginn des Planungsprozesses, um etwaige Herausforderungen zu erkennen, bevor es zu spät ist, sie anzugehen. Sie können eine Karte Ihres Veranstaltungsortes erstellen OnePlan. Mithilfe einer geeigneten Karte können Sie bestimmen, welche Gegenstände für Ihre Veranstaltung benötigt werden und wo diese am Veranstaltungsort platziert werden sollten. Sie können beispielsweise Notausgänge, Generatoren und Stromquellen sowie die Platzierung temporärer Strukturen skizzieren. Was die weniger glamourösen Einrichtungen betrifft, müssen Sie auch wissen, wie viele Toiletten auf der Veranstaltung verfügbar sind, und einen Abfallmanagement- und Recyclingplan erstellen. Egal wie wunderbar die meisten Elemente Ihrer Veranstaltung sind, niemand wird eine gute Zeit haben, wenn er keine Toilette oder einen Mülleimer findet. Sie können planen, wo Toiletten und Mülleimer untergebracht werden sollen OnePlan .
Hilfe beim Kennenlernen Ihres Veranstaltungsortes finden Sie im zweiten Abschnitt OnePlan Formular für Veranstaltungsmanagement.
Schritt sieben – Berücksichtigen Sie den Lärm
Offensichtlich kann es bei großen Veranstaltungen im Freien zu Lärmbelästigungen kommen. Deshalb ist eine Lärmschutzrichtlinie ein Muss bei der Organisation einer Veranstaltung und der Auswahl eines Veranstaltungsortes. Möglicherweise müssen Sie sich an ein Lärmschutzteam oder eine ähnliche Einrichtung wenden, wenn Ihre Veranstaltung voraussichtlich Auswirkungen auf die umliegenden Gebiete haben wird. Erwägen Sie in Ihrer Police die Bereitstellung eines Ansprechpartners für den Veranstaltungstag für Nachbarn, falls diese eine Beschwerde einreichen müssen, die Beauftragung eines professionellen Tontechnikers und die Dokumentation Ihrer Pläne zur Minimierung aller Elemente Ihrer Veranstaltung, die zu Lärmbelästigungen führen könnten. Erstellen Sie eine Checkliste mit Standorten innerhalb und außerhalb des Geländes, um Dezibel zu messen, und planen Sie entsprechend.
Schritt acht – Stellen Sie ein Team zusammen
Für eine erfolgreiche Veranstaltung benötigen Sie ausreichend Personal und diese müssen organisiert sein. Finden Sie heraus, wie viele Personen Sie benötigen, um Ihre Veranstaltung erfolgreich zu planen und durchzuführen. Erstellen Sie eine einfache Organisationsstruktur, die es jedem in Ihrem Team ermöglicht, zu verstehen, wer wofür verantwortlich ist.
Es wird außerdem empfohlen, dass Sie professionelles, lizenziertes Sicherheitspersonal einsetzen, das bei allen Aspekten einer großen Versammlung hilft, wie z. B. der Sicherheit der Bühne/Künstler und der Kontrolle der Menschenmenge. Die Anzahl der Sicherheitsexperten, die Sie benötigen, hängt von Faktoren wie dem Standort, der Zielgruppe und der Anzahl der Teilnehmer ab. Arbeiten Sie mit Ihrem Sicherheitsanbieter zusammen, um entsprechend zu planen.
Je größer das Team, desto wichtiger ist es, Ihre Mitarbeiter und Freiwilligen zu schulen und sie für die spezifischen Standards Ihrer Veranstaltung zu sensibilisieren. Sie sollten sich darüber im Klaren sein, was ihre Pflichten sind – und was nicht.
Schritt neun – Denken Sie über Crowd- und Traffic-Management nach
Hier wird eine Karte wirklich wichtig. Crowd-Management und Verkehrsregelung sind für eine sichere und erfolgreiche Veranstaltung unbedingt erforderlich. Planen Sie öffentliche Verkehrswege und eingeschränkte Strecken ein OnePlan. Sind auf dem Gelände irgendwelche Fahrzeuge erlaubt (z. B. Einsatzfahrzeuge und Parkplätze)? Wenn ja, müssen Sie eine Fahrzeugrichtlinie und alle Ein- und Ausfahrtswege darlegen.
Sie sollten auch alle Verkehrs-, Transport- und Parkpläne für Ihre Veranstaltung skizzieren. Wie reist Ihr Publikum zu und von Ihrer Veranstaltung? Planen Sie die verschiedenen Verkehrsverbindungen rund um das Veranstaltungsgelände und planen Sie, diese bei Ihrem Publikum bekannt zu machen. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um sich über Ihre Straßensperrungsbedürfnisse zu informieren!
Weitere Überlegungen umfassen Spezialeffekte und COVID-19-Richtlinien. Wenn es um die Sicherheit geht, gibt es viel zu bedenken, und es ist nicht der Ort, Abstriche zu machen. Nutzen Sie die OnePlan Formular für Veranstaltungsmanagement um sicherzustellen, dass Sie alle Kästchen ankreuzen.
Schritt 10 – Sicherheit geht vor (oder in diesem Fall zehnte)
Nichts ist wichtiger, als sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung für die Teilnehmer sicher ist. Das Befolgen nationaler Gesundheits- und Sicherheitsgesetze und -richtlinien ist ein guter Anfang und bietet einen Leitfaden zur Erfüllung der Anforderungen, damit Ihre Veranstaltung legal und sicher stattfinden kann. Berücksichtigen Sie Brandschutz, Evakuierung des Standorts und Richtlinien für verlorene Kinder. Das alles können Sie in der durcharbeiten OnePlan Formular für Veranstaltungsmanagement und planen Sie Dinge wie einen Informationsschalter für verlorene Kinder in Ihrem OnePlan Karte.
Sie müssen auch die Möglichkeit einer Stornierung bei Unwettern in Betracht ziehen. Wie würden Sie die Leute informieren, wenn die Veranstaltung abgesagt wird, und wie wird Ihr Veranstaltungsteam diese Entscheidung überhaupt treffen?
Die Datenerfassung sollte ebenfalls Teil Ihres Sicherheitsplans sein. Angesichts der modernen Technologie sind die meisten Menschen zu Recht um ihre Privatsphäre besorgt. Wenn Ihre Veranstaltung Daten von Teilnehmern sammelt, prüfen Sie, ob Ihre Veranstaltung den neuesten Datenschutzgesetzen und -richtlinien entspricht.
Weitere Überlegungen umfassen Spezialeffekte und COVID-19-Richtlinien. Wenn es um die Sicherheit geht, gibt es viel zu bedenken, und es ist nicht der Ort, Abstriche zu machen. Nutzen Sie die OnePlan Formular für Veranstaltungsmanagement um sicherzustellen, dass Sie alle Kästchen ankreuzen.
